Практическая часть

1. Разработать письмо для конкретной организации (см. приложение В)

2. Написать внутренние адреса и вступительные обращения к письмам, отправляемым в Англию (см. приложение Г)

3. Найти ошибки в оформлении писем и подготовить правильные варианты (см. приложение Д)

Всю теоретическую часть выполнить с помощью текстового редактора Word.

Оформление отчета.

1. Описать цель работы.

2. Дать характеристику письма и факсу

3. Представить документы, разработанные в ходе работы.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение деловой переписке. Какие основные два документа в ней можно выделить?

2. Что такое письмо, и как можно классифицировать письма?

3. Какие могут быть письма по содержанию и назначению? Дайте краткую характеристику каждому виду.

4. Какие реквизиты используются для написания письма?

5. Какие формы изложения текста используются в письме?

6. Из каких частей состоит текст письма?

7. Назовите основные способы работы с текстом письма?

8. Какие обращения могут иметь письма и факсы?

9. Какие письма подписывает руководитель и бухгалтер фирмы?

10. 10. На сколько основных частей делится деловая переписка с точки зрения особенностей обработки?

11. Какая структура у делового письма международного образца?

12. Какие реквизиты имеет международное письмо?

13. Что такое факс?

14. Как оформляется факс?

Приложение В

Варианты заданий

1. Напишите письмо-просьбу в ЖЭУ с требованием разъяснить неверный счет, присланный за коммунальные услуги. Необходимые адресные данные проставьте сами.

2. Напишите письмо агенту по торговле недвижимостью. Сообщите, что Вы хотите купить недвижимость в каком-либо центральном районе города стоимостью от 200 до 300 тысяч рублей. Попросите его подробно познакомить Вас со всеми предложениями и отметьте, что в здании должно быть не менее пяти комнат, проведен телефон. Кроме того обязательна подъездная площадка для 4-х автомобилей. Попросите также включить себя в каталог клиентов агентства "Омега+". Необходимые реквизиты придумайте самостоятельно.

3. Напишите письмо-ответ агента по продаже недвижимости на Вашу просьбу.

4. Напишите письмо-просьбу директору ООО " Эсконт", в котором укажите, что, как было оговорено в Вашем письме от 14.09.2000, Вы надеетесь получить финансирование проекта "Дельта-7" к 19.10.2000. В свою очередь, Вы предлагаете финансовую поддержку дочерней фирме ООО "Эсконт". В связи с вышесказанным, попросите директора ООО "Эсконт" продлить срок Ваших платежей дочерней фирме до 05.11.2000. Это дало бы Вам возможность подготовить все необходимые документы для выплат. Отметьте в заключение, что Вы высоко цените заинтересованность партнеров в Ваших проблемах и надеетесь на долгое и плодотворное сотрудничество.

5. Напишите письмо-извещение партнерской фирме о том. что Ваша фирма меняет политику продаж. Отметьте, что Вы больше не прикладываете прейскурант к высылаемому каталогу. Цены на конкретные товары будут представлены по требованию. Подумайте над тоном письма и над тем, кто может подписать его.

6. Напишите письмо-извещение партнерской фирме о том, что в соответствии с их заказом, датированным 02.08.2000, об отгрузке компьютеров IBM, заказанный товар находится на складе и будет готов к отгрузке 26.11.2000. Напишите, чтобы Вам дали знать, какой способ отправки товара предпочитает фирма.

7. Пригласите клиента на ежегодную осеннюю распродажу в магазин мужской одежды. Необходимые реквизиты придумайте сами.

8. У Вас в банке открыл счет клиент, недавно приехавший в Ваш город. Направьте ему письмо с благодарностью. Подумайте, кто должен подписать это письмо.

9. Вы - владелец большого универмага. Составьте письмо тем клиентам, которые уже больше года не пользуются кредитной карточкой. Напомните им обо всех преимуществах такого вида оплаты. Убедите их возобновить счета.

10. Известите руководство партнерской фирмы о своем приезде в (пункт прибытия) на (срок) с целью... Необходимые реквизиты проставьте самостоятельно.

11. Напишите письмо, в котором Вы подтверждаете Ваш телефонный разговор с партнерами, состоявшийся сегодня утром, в ходе которого Вы информировали партнеров о том, что они не приложили к своему письму от (дата) счет-фактуру на (наименование товара), отгруженный теплоходом (название) по заказу №... Попросите выслать счет авиапочтой.

12. Напишите гарантийное письмо от лица директора завода "Химмаш", в котором Вы просите ЗАО "Эскур" оказать техническую помощь в разработке рабочих чертежей насосной станции. Объясните, что так как в настоящий момент монтаж уже ведется, Вы просите произвести эту работу непосредственно на площадке. Попросите в кратчайший срок определить стоимость проектных работ и немедленно начать их. Гарантируйте оплату их стоимости со счета завода №...

13. Напишите письмо, в котором Вы сообщаете своим клиентам о том, что новым директором Вашей фирмы назначен г-н... Проинформируйте их, что он приступает к своим обязанностям с (дата) и будет лично курировать следующие направления деятельности фирмы:... Напишите, что надеетесь на то, что назначение г-на... директором будет способствовать дальнейшему развитию отношений между Вашими фирмами. Необходимые реквизиты придумайте самостоятельно.

Приложение Г

Варианты заданий

1. Напишите следующие внутренние адреса и вступительные обращения к письмам, отправляемым в Англию

1) на фирму «Смит и Сан, ЛТД», Нью-Йорк, Куин Виктория, 25, на имя менеджера по экспорту;

2) на фирму «Лондон Метал Уоркс», расположенную в Лондоне по улице Мэнсинг Лейн, 37, на имя секретаря;

3) в Манчестер, на Марпл Роуд, 214, на фирму «Астлей Бразерс»;

4) в Вестфорд, графство Хемпшир, Гроув Роуд, 33, фирме «Бредлей и Сан, ЛТД», вниманию г-на Брауна.

2. Напишите вступительные обращения и соответствующие им заключительные формулы вежливости, если письма написаны в:

1) американскую корпорацию;

2) английскую компанию;

3) секретарю компании мисс Грин;

4) г-ну Стоку (в американскую компанию);

5) г-ну Джону Брауну, которого Вы хорошо знаете.

3. Расположите правильно все части делового письма:

1. Письмо написано 25.04 1998 фирме «Лаутон Бразерс, ЛТД» по адресу: Англия, Ковентри, графство Йоркшир, Альдер Роуд, 21. Сообщите, что в дополнение к Вашему письму от 15 04.1998 Вы хотели бы уточнить некоторые детали будущего заказа, т.е... В заключение выразите надежду на плодотворные деловые отношения с партнерской фирмой.

2. Письмо написано 21.10.99, фирме «Конвердейл и Ко» по адресу: Ноттингем, Бишоп Роуд, 15 по поводу запроса от 01.10.1999. Ответьте, что Вы с удовольствием посылаете им последний каталог Вашей продукции и прейскурант. В заключение напишите, что Вы ожидаете взаимовыгодной торговли с этой фирмой. Не забудьте указать приложение на 8 листах.

3. Письмо написано 15.09.00 в Российское торгпредство в Англии и должно быть передано г-ну Петрову В. А. Адрес: Лондон, Хайгет Вест Хилл, 32. Напишите, что с сожалением вынуждены сообщить г-ну Петрову относительно оборудования по контракту № 506 следующее ... В заключение попросите его срочно Вам ответить.

4. Напишите деловые письма:

1. Вы - начальник отдела снабжения магазина «Детский мир» и пишете письмо в компанию, изготавливающую детские игрушки «Марко Той Полимнии», для того, чтобы заказать 1000 кукол по цене 15$ и 1500 плюшевых мишек по 7$. Адрес: 223, Санрайз Хайвей плейс, Нью-Йорк, 11566. Вам нужно, чтобы эти товары были доставлены за две недели до Нового года. Оплата по безналичному расчету. Доставка по воздуху. Если у компании есть рекламные проспекты новогодних подарков, Вы бы также хотели получить их.

2. Напишите письмо редактору американской газеты. Узнайте у него, напечатает ли он бесплатно редакционную статью, рассказывающую читателям о том, как Ваша фирма выпустила 5 тысяч игрушечных зайчат, чтобы отправить их на Новый год в детские приюты. Реквизиты придумайте самостоятельно.

3. Подготовьте письмо в туристическое агентство, в котором Вы выражаете недовольство испорченным отпуском. Вы провели отпуск в Испании. В дороге были значительные задержки с вылетом туда и обратно, да и номер в гостинице оказался не столь комфортабельным, как это было указано в рекламном проспекте. Напишите письмо от имени мисс Линды Гудмен по адресу: 8, Грин стрит, Ливерпуль. Название агентства придумайте самостоятельно.

4. Напишите письмо м-ру и м-сс Эббот (2, Ривер Роуд, Ньютаун) в котором пригласите их на благотворительный бал, ежегодно устраиваемый Вашим клубом 12 июля в 20.00 в отеле «Эмпайр». Сообщите, что они могут пригласить с собой до 4-х персон гостей. Попросите известить Вас в ближайшее время, смогут ли они присутствовать, т.к. число билетов ограничено. Подпишитесь именем Джона Стоуна. I Составьте ответ на приглашение от лица м-ра и м-сс Эббот.

5. Напишите письмо-запрос в фирму «йоли Фэбрикс» (10, Денмарк Роуд, Ньютаун, тел... , факс.) с просьбой о поставке белого меха под названием «Полный восторг», который Ваша фирма уже заказывала в прошлом году. Сообщите, что Вам надо 10000 метров. Узнайте, осталась ли прежней цена на мех и можете ли Вы при необходимости дополнительно заказать еще 2000 метров? Попросите сообщить о возможности поставки меха в том количестве, которое Вам требуется, цену за метр и сроки поставки. Письмо составьте от лица менеджера «Супер Тойз ЛТД» мисс Э.Линкс.

Составьте ответ на запрос от имени менеджера отдела продаж «Поли Фэбрикс» м-ра Д.Палмера

Практическая работа № 3

Подготовка докладной записки

Цель работы: изучить правила оформления докладных записок и приобрести практические навыки составления докладной записки в конкретной производственной ситуации.

Теоретическая часть

Основные понятия

Информационно-справочные документы составляют самую большую группу управленческих документов. В них содержится информация, позволяющая определить реальное состояние дел в объекте управления, принять объективное, обоснованное решение. Информационно-справочные документы являются основанием для издания документов организационно-распорядительного характера.

К информационно-справочным документам относят акты, письма справки, телеграммы, телефонограммы, сводки, обзоры, докладные и объяснительные записки. Остановимся на требованиях к составлению и оформлению докладных записок.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - это документ, адресованный руководителю данного учреждения (структурного подразделения) или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

От обстоятельности, достоверности изложения аргументированности во многом зависит итог разрешения вопроса докладной записки.

В некоторых случаях докладные записки носят информационный характер и составляются регулярно для сообщения руководителю сведений о методе, ходе и итогах выполнения задания. Этот вид документа используют также для информирования о завершении работы либо ее этапа, выполнении распоряжений.

Инициатором издания докладной записки могут быть как руководитель учреждения, так и структурное подразделение или конкретный работник. Обычно итогом ее рассмотрения является принятие управленческого решения или издание распорядительного документа. Ситуации, требующие подготовки этого документа, могут быть самыми различными: обоснование необходимости закупки нового оборудования, проведение различных проверок, выделение новых штатных единиц, награждения, поощрения, переводы и командирование сотрудников.

Оформление докладных записок должно соответствовать требованиям, установленным в инструкции по делопроизводству.

В зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию, оформление докладных записок имеет свои особенности.

Внешние докладные записки - докладные записки, отправляемые за пределы организации.

Применение внешних докладных записок не очень распространено, они используются в особо важных и принципиальных вопросах управления. Оформляется этот вид записок на общем бланке предприятия.

Внутренние докладные записки - докладные записки, подготовленные исполнителем для руководства организации.

В состав типового формуляра докладной записки входят следующие реквизиты: наименование автора (организации или структурного подразделения);

• название вида документа;

• дата;

• регистрационный номер;

• место составления или издания;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Так как докладная записка имеет адресата, предпочтительным является угловое расположение реквизитов на поле документа.

Разберем оформление реквизитов докладной записки.