Подпись

Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу

Оформляется подпись от границы левого поля на 2-3 интервала ниже текста. Реквизит включает наименование должности лица подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи. В расшифровке подписи инициалы указываются перед фамилией.

Сама рукописная подпись располагается на уровне последней строки в наименовании должности.

Как правило, внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации или один из его заместителей, в чью компетенцию входит рассматриваемый вопрос.

Внутреннюю докладную записку может подписать как руководитель структурного подразделения - автора, так и исполнитель, подготовивший документ.

Например:

Главный экономист П.А. Егорина

Отметка о наличии приложений

Иногда к докладной записке могут прилагаться документы, позволяющие уточнить и обосновать ее содержание. Тогда кроме перечисленных реквизитов в формуляр документа включается отметка о наличии приложения.

Если приложение не называется в тексте, его наименование указывается полностью с указанием количества листов и экземпляров.

Например:

Приложение: Договор о поставке щебня от 20.06.2005 на 4 л. в 1 экз

Если приложение называется в тексте, отметку оформляют таким образом:

Приложение: на 6 л, в 3 экз.

Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля на 2 интервала ниже текста, но выше подписи.

Примеры правильного оформления докладных записок приведены ниже.

Практическая часть

Задание Б

1. Написать докладную записку на имя директора завода (название придумать самим) от имени руководителя технического отдела этого же завода. В ней изложить просьбу о выделении средств для приобретения персонального компьютера. Компьютер необходим для завершения работ по договору 174/15. Необходимо окончательно отладить разработанное программное обеспечение и внедрить в заданные сроки в производство. Отсутствие компьютера, может привести к нарушению и даже срыву графика выполнения работ по договору 174/15.

2. Подготовить докладную записку от имени начальника управления кадров администрации г. Тюмени Петрова СИ. на имя руководителя аппарата правительства Тюменской области П.В.Сорокина. В докладной изложить сведения об образовании и возрастном составе работников администрации г. Тюмени (цифровые данные придумать самим и подготовить в виде таблицы). Подумать над оформлением внешней докладной записки.

3. Найти ошибки в оформлении докладных записок и подготовить правильные варианты (см. приложение А)

Всю практическую часть выполнить с помощью текстового редактора Word.

Требования к содержанию отчета

1. Цель работы.

2. Краткая характеристика докладных записок, используемых в практической работе предприятий и фирм.

3. Документы, подготовленные в ходе работы.

4. Выводы.

Контрольные вопросы

1. Дайте определения докладной записки.

2. На какие группы можно разделить докладные записки по содержанию?

3. Какие реквизиты входят в типовой формуляр докладной записки?

4. Как оформляется наименование организации - автора документа?

5. Как оформляется название вида документа?

6. Как оформляется дата в докладной записке?

7. Изложите правила оформления регистрационного номера.

8. Как и когда оформляется место составления или издания в докладной записке?

9. Как оформляется адресат в докладной записке?

10. Какие требования предъявляются к оформлению заголовка?

11. Перечислите требования к оформлению текста докладной записки.

12. Что такое подпись, и какие требования предъявляются к ее оформлению?

13. Как оформляется отметка о наличии приложения?