3. Высокие требования к точности и надежности систем учета зарплаты

Одно из наиболее важных требований к организации бухгалтерского учета зарплаты — это скрупулезное следование юридической и нормативной регламентации. Автоматизированные системы учета зарплаты должны обладать достаточной защищенностью от любых нарушений в учете зарплаты, не допускать ошибочных действий как самой компьютерной программы так и оператора ЭВМ. Сложность, объемность, трудоемкость работ по учету зарплаты не могут служить оправданиями ошибок.

4. Цикличный характер алгоритмов обработки информации в учете зарплаты

Расчеты с рабочими и служащими по зарплате — ритмичный, повторяющийся с определенной регулярностью процесс. Как правило, в РБ принята ежемесячная периодичность в выплате зарплаты. Это предполагает производство одних и тех же работ по ее начислению ежемесячно. Объективная цикличность алгоритмов обработки, присутствующая в учете зарплаты, закладывается и в компьютерные системы по ее расчету. В регламенте работы автоматизированной системы учета зарплаты можно выделить следующие этапы:

I. Начало месяца. Исходная точка работ по начислению зарплаты. Массивы данных по начислениям и удержаниям пусты. Поступление новой входной информации еще не начато. Массивы данных в исходном состоянии.

II. Последние числа месяца. Собрана и введена вся входная информация, должным образом скорректированы и настроены массивы НСИ на расчет зарплаты в данном месяце. Некоторые данные по начислению зарплаты получили предварительные значения. Автоматизированная система подготовлена к расчету зарплаты и определению сумм к выплате за отчетный период.

III. Последний день месяца. День расчета заработной платы. Система вводится в режим "РАСЧЕТА" текущей заработной платы. Активизируется весь комплекс накопленной информации. Отдельные виды начислений и удержаний по каждому работнику получают конкретные значения соответствующие отчетному периоду, определяются суммы к выплате. Формируется база данных по заработной плате текущего отчетного периода. База данных готова к выпуску машинограмм, отражающих начисление зарплаты в прошедшем месяце. Выпускаются машинограммы оформляющие начисление зарплаты в текущем отчетном периоде. Оформляются платежные ведомости, расчетные листки и другие документы по зарплате. Формируются данные по учету затрат, налогам и платежам по зарплате. Выпускаются машинограммы аналитического и синтетического учета.

IV. Первые дни следующего месяца. Производится сохранение в архиве данных по прошедшему начислению зарплаты. Отражаются результаты выдачи начисленной зарплаты. Оперативная база данных начислений и удержаний очищается от устаревшей информации.

Система приводится в исходное состояние для начисления зарплаты в новом расчетном периоде.

2. Методика автоматизированного учета заработной платы на базе

программного средства "1С:Предприятие"

Общие подходы к организации автоматизированной

системы учета зарплаты

На практике сложилось два основных подхода к созданию автоматизированных систем по учету труда и зарплаты:

1-й — создание простых АРМ-ов бухгалтера по зарплате,

2-й — создание комплексных АРМ-ов бухгалтера по зарплате.

Простой АРМ бухгалтера по зарплате — это, как правило, система по ведению базы данных (БД) сотрудников, их начислениям и удержаниям, снабженная функциями по распечатке расчетно-платежных, бухгалтерских и аналитических документов за установленный расчетный период. Простой АРМ бухгалтера по заработной плате предполагает использование готовых данных по большей части начислений и удержаний, которые напрямую вносятся в соответствующие ячейки БД (табл. 6.1).

Таблица 6.1 — База данных сотрудников

ФИО и др. кадровые данные по сотрудникам	Начисления				Удержания			К выплате
	оклад	премия	и др.	Итого нач.	подоходный налог	и др.	Итого удер.
Иванов	500000
Петров

Преимущество простых АРМ-ов бухгалтера по заработной плате в простоте эксплуатации и обслуживании.

Простые АРМы отличаются отсутствием сложной системы настройки на алгоритмы автоматического расчета начислений и удержаний на основе исходных данных (табеля рабочего временя, данных о выработке сдельщиков и т.п.). В эти АРМ практически все суммы начислений и удержаний по каждому работнику вводятся в готовом виде. Это, к сожалению, приводит к сохранению достаточно больших объемов ручной работы при вычислении отдельных сумм, но в тоже время экономятся усилия на настройке и переналадке АРМ в случае каких-либо (даже мелких) изменений в зарплате. Основное преимущество простого АРМ — надежность, понятность и простота в работе, отсутствие необходимости в высококвалифицированном персонале для обслуживания АРМ.

Комплексный АРМ бухгалтера по зарплате отличается автоматическим формированием данных по начислениям и удержаниям. Он избавляет практически полностью от рутинного труда по расчету зарплаты и ее оформлению. Комплексный АРМ бухгалтера по зарплате содержит библиотеку алгоритмов автоматизированного расчета сумм начислений и удержаний по каждому работнику на основе исходных оперативных и справочных данных по зарплате. Кроме этого в полноценном комплексном АРМ бухгалтера по зарплате присутствуют режимы расчета пособий, отпускных, больничных, пенсий; отражается выплата аванса, расчеты налогов и платежей по зарплате, ведется многомесячный (многолетний) архив.

Комплексный АРМ бухгалтера по зарплате в функциональном отношении превосходит простой АРМ. Но требует значительных усилий по настройке и обслуживанию алгоритмов расчетов начислений и удержаний, требует ведения многочисленных баз данных нормативно-справочной, оперативной и архивной информации. Простота в использовании оборачивается сложностями в обслуживании. Поэтому эксплуатация комплексного АРМ бухгалтера по зарплате требует высококвалифицированных кадров.

Общее представление о функциональном содержании АРМ бухгалтера по зарплате дает схема на рис. 6.1.

Формирование исходной БД по работникам предприятия на начало расчетного периода. Определение структуры БД и алгоритмов ее обработки. Каровый учет.

Архив прошлых расчетных периодов

Ввод НСИ и оперативных данных за отчетный период. Производится: - уточнение показателей начислений (% премий и т.п.), - уточнение показателей удержаний (шкала под.налога и т.п.), - вводится табель, наряды, отчеты бригадиров и т.п., - вносятся кадровые изменения (приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы на отпуск и т.п.), - вводятся больничные листы и т.п.

Создание: - массива работников, с ячейками по начислениям и удержаниям, - библиотеки алгоритмов начислений, - библиотеки алгоритмов удержаний, - долговременных справочников.

Расчет зарплаты

Расчет начислений

Расчет удержаний

Расчет сумм к выплате

Формирование результатной БД по расчетам с рабочими и служащими

Отражение результатов выплаты зарплаты. Трансформация результатной БД

Выпуск выходных машинограмм: - Расчетные ведомости, - Расчетные листки, - Платежные ведомости, - Расшифровки и аналитические ведомости, - Сводные проводки по зарплате, налогам и отчислениям, - Страница главной книги по счету 70, - Аналитические и контрольные машинограммы и др.

Формирование данных по учету налогов и платежей по заплате

Подготовка БД к следующему отчетному периоду

Расчеты с бюджетом, ФСЗН, Белгосстрахом

Архивирование данных текущего расчета зарплаты. Подготовка исходной БД для следующего периода.

Рис. 6. 1. Принципиальная схема АРМ бухгалтера по заработной плате.

Анализ схемы показывает, что центральным элементом АРМ бухгалтера по зарплате является информационный массив о работниках предприятия. Как правило, данный массив организуется в форме электронной картотеки работников предприятия.

В картотеке по каждому работнику хранится вся его характеристика, начиная с ФИО и т.д. Затем в разрезе отчетных периодов присутствуют данные по начислениям, по удержаниям, по выплаченным суммам. Часть показателей карточки работника является постоянной информацией, другие — изменяются по периодам. От периода в первую очередь зависит содержимое показателей начислений и удержаний. Каждый вид начисления и удержания представлен в электронной карточке работника отдельной ячейкой. В каждый конкретный период содержимое ячейки имеет строго определенное значение. Совокупность значений ячеек начислений и удержаний полностью характеризует начисление зарплаты по конкретному работнику в определенный отчетный период. Заполнение ячеек начислений и удержаний — основная функция бухгалтерских компьютерных систем по зарплате. В простом АРМе это делается в ручном режиме. В комплексном — автоматически, на основе обработки оперативных и справочных данных, предварительно введенных и настроенных на данный отчетный период. Каждый вид начисления и удержания может иметь сложнейший алгоритм расчета в зависимости от состояния соседних ячеек, от входной информации, от содержания НСИ, от конкретного расчетного периода. Кроме этого могут меняться сами алгоритмы расчета. Таким образом, расчет зарплаты в каждом отдельном периоде — уникальное явление. Он производится только для этого периода. В связи с этим, полученные данные желательно сохранять в специальном электронном архиве, так как некоторые виды расчетов требуют участия именно архивных данных за предыдущие месяцы или годы.

Технология выпуска машинограмм по учету зарплаты, технология контроля самих расчетов с рабочими и служащими по оплате труда и в простых АРМах и в комплексных принципиальных отличий не имеет. Основное отличие между АРМами заключается в технологии заполнения ячеек начислений и удержаний.

Автоматизированная система учета расчетов с персоналом по оплате труда всегда выделяется в отдельный АРМ бухгалтера.

Рассмотрим порядок организации автоматизированного учета заработной платы на базе программного средства "1С:Предприятие" версии 8 с конфигурацией "Бухгалтерия для Беларуси".