29.Система и процесс принятия организационных решений.

Процесс выработки, принятия и реализации организационных решений является интегрирующим и связующим для всех компонентов внутренней среды организации, всех фаз ее жизненного цикла, для взаимодействия организации с внешней средой.

Принятие организационного решения в первом приближении определяется как выбор одной из альтернатив в соответствии с целью. При этом акцентируется внимание на том, что акт принятия решения – это, прежде всего, мыслительная деятельность руководства организации. Однако было бы опрометчивым сводить организационное решение только к процедуре мысленного выбора варианта и ограничивать круг участников. Организационные решения в большей или меньшей степени захватывают всех сотрудников организации, которые в качестве непосредственных участников обеспечивают с помощью различных технических средств и организационных форм обработку информации, выявление вариантов, выбор одного из них и последующую реализацию. Сотрудники являются теми, кто прямо иди косвенно испытывает последствия принятых решений и выражают свое отношение к ним.

Организационные решения носят системно-процессуальный характер (decision making). То есть это и определенная последовательность этапов, их организованность в соответствии с выбранной моделью процесса или стилем управления. Это и организационная система, элементами которой являются: субъекты, проблемные ситуации, организационные ресурсы (прежде всего информационные, коммуникационные, материально-технические, офисные), модели и технологии выработки, принятия решений, их реализации и оценки.

Современная организационная теория и практика обращает внимание на две парадигмы в понимании решения: решение принимает менеджер, решение принимает система с помощью менеджера. Структурная схема принятия решения показывает взаимосвязь компонентов системы и весь цикл решения применительно к организации и ее внешней среде.

Схема 1. Схема для исследования управленческого решения.

Для отдельного менеджера процесс принятия решений может быть рациональным или интуитивным. На уровне организации выявлены четыре подхода (модели) к процессу решения: подход на основе теории управления (рациональная модель); модель ограниченной рациональности (формирование коалиций и проблемно-ориентированный поиск); инкрементальная модель (последовательность шагов с возвратом к исходной фазе – метод проб и ошибок); модель мусорной корзины .

Принятие организационных решений является процессом, в котором далеко не все параметры являются программируемыми. Ошибки в ситуации неопределенности неизбежны и их следует изучать, но не повторять.

30 Информационная система в организации. Закон информированности-упорядоченности

Любая организация функционирует и развивается постольку, поскольку помимо всех других ресурсов (материально-технических, финансовых, человеческих) получает, накапливает, перерабатывает и использует информацию. В последние десятилетия ХХ века информационные технологии приобрели настолько большое значение, что стали одним из факторов формирования новой парадигмы управления, причиной коренных преобразований в производственных процессах, организационной структуре и культуре.

В первом приближении под информацией понимают осмысленные и переработанные данные, которые используются для решения организационных задач. Однако информация в таком смысле является только частью информационной среды организации. Для более полной характеристики этой среды необходимо воспользоваться понятиями «данные», «знания» (явные и неявные), «базы данных» и «базы знаний», информационные системы обеспечения организационной деятельности, технологии управления знаниями. Необходимо иметь в виду, что информационная среда интегрирована в коммуникационную среду организации, и это взаимодействие порождает проблемы и их решения.

Данные – формализованная информация (закодированная в системе символов), пригодная для последующей обработки. База данных – эмпирические данные, описание проблемной ситуации, варианты решений проблемы.

Информация – часть данных, которая несет в себе новизну и полезность для решения проблем; сведения, уменьшающие неопределенность ситуации.

Знания – это информация, которая получила внутреннюю интерпретацию (есть «сами данные» и есть «данные о данных»); это данные, упорядоченные определенными внутренними отношениями (родовидовыми, причинно-следственными) и имеющие внешние связи (ситуативные); это данные, которые можно сопоставлять с различными шкалами (порядковыми, классификационными); это данные, имеющие определенное значение (объективное содержание, контекстуальный, личностный и прагматический смысл); это информация, способствующая возникновению новой информации (активность знаний). База знаний включает в себя свод эмпирических правил по переработке данных, интерфейс (программы общения с ПК), системы логического вывода.

Следует иметь в виду различение явных и неявных знаний (М. Полани). Явные знания (информация) можно легко выразить средствами формального языка и без усилий распространить среди сотрудников организации. Неявные знания – это индивидуальные знания, связанные с убеждениями, интуицией, индивидуальными ценностями. Это интеллектуальный и духовный потенциал сотрудников. Их труднее выразить и, соответственно, труднее ими управлять. Но именно в управлении неявными знаниями видят теоретики и практики конкурентные преимущества и фактор развития современных организаций³.

Помимо названных категорий в информационную среду организации входят овеществленные знания (объективированная в продуктах, материалах и услугах информация); информационно-технические средства управления; информационные технологии; система документооборота; культура управленческих отношений.

Основные характеристики управленческой информации.

В организационной деятельности используется информация различных типов и видов. По области применения различают управленческую, производственно-технологическую и техническую информацию. По уровням управления можно выделять информацию для руководителей и для специалистов. По функциональной направленности – планирующую, учетную, контролирующую, нормативно-справочную, организующую, отчетно-статистическую. По отношению к времени – информацию о прошлых событиях, настоящих и будущих.

В соответствии с определенными критериями выделяются виды управленческой информации:

Основными характеристиками информации являются:

- объем (избыточность, оптимальность, недостаточность);

- достоверность (абсолютная, доверительная негативная);

- ценность (нулевая, среднего уровня, высокого уровня, сверхвысокого);

- насыщенность (высокая, нормативная, низкая);

- открытость (секретная, конфиденциальная, публичная).

Используют также такие характеристики, как актуальность, ясность, упорядоченность по степени важности. Цель информационного обеспечения управления – получение на базе собранных исходных первичных данных вторичной, обработанной информации, служащей основой для принятия управленческих решений. Поэтому основными требованиями к управленческой информации являются: актуальность, своевременность, достоверность, достаточность, надежность, многократность использования, высокая скорость сбора и обработки, правовая корректность, адресность, возможность кодирования. Минимизация указанных характеристик и не соблюдение требований приводит к дезинформации. Достижение максимального значения всех характеристик информации приводит к повышению устойчивости функционирования организации. Это – общий закон организации.

В теории организации и организационного поведения к специфическим законам, связанным с восприятием информации, относят:

закон установки – более полно воспринимается та информация, на которую человек настроился и к которой приготовился;

закон восприятия и запоминания информации – процесс запоминания информации реализуется наиболее эффективно, если он приближен к процессу мышления;

закон эффективного осмысления – первая информация, о каком-либо событии, поступившая к человеку, является более устойчивой, чем повторная о том же событии. Эффективное осмысление нового зависит от наличия у человека большого объема знаний или информации по данной тематике.

Информационные системы и технологии: эволюция и структура.

Традиционно под информационной системой организации понимается множество взаимосвязанных элементов, обеспечивающих ввод данных, их обработку, а также хранение и распределение полученной информации, используемой в управлении предприятием. Информационная технология - способ сбора, хранения и распространения информации от места создания до места использования знаний. Помимо совокупности информационных методов, технология включает совокупность производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку. Эта цепочка обеспечивает хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости процессов использования информационного потенциала организации.

В истории формирования информационной системы организации специалисты выделяют различные организационные формы: «контора писаря», «механизированный офис», «электрифицированный офис»⁴. Другими словами, от аппарата советников, обеспечивающих руководителя «живыми» знаниями через человеко-машинные системы (справочные, вычислительные) к экспертным системам интеллектуальной (интерактивной) поддержки организационно-управленческой деятельности – такова история информационных систем.

Современные информационные системы имеют многоуровневый характер: 1) система поддержки решений для топ-менеджеров (стратегический уровень); 2) АСУ и система поддержки принятия решений для среднего уровня управления; 3) профессиональные и офисные системы (уровень знаний); 4) система обработки трансакций (операциональный уровень)⁵. Одна из возможных моделей структуры информационной системы представлена на схеме 10.

Закон информированности и упорядоченности — 1) любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной достоверной и упорядоченной (структурированной) информацией; 2) чем боль­шей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем большую она имеет вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).