20.Автоматическое подведение итогов

Команда Итоги может выполняться для одного и того же списка записей многократно. При каждом выполнении команды подводятся итоги по одному уровню группировки для одной операции. Ранее созданные итоги могут заменяться новыми или оставаться неизменными. Т.о. имеется возможность подведения итогов различных уровней вложенности.

Для правильного подведения итогов необходимо:

1. данные должны быть созданы в виде списка, в котором каждое поле (столбец) имеет заголовок, расположенный в одной ячейке;

2. данные должны быть сгруппированы по тем полям, при изменении которых подводятся итоги; для этого необходимо отсортировать записи по одному или нескольким полям.

Создание промежуточных итогов:

1. выделить любую ячейку списка;

2. выполнить команду Данные – Итоги.

3. указать необходимые параметры.

При повторном выполнении команды для создания следующего уровня итогов или для выполнения новой операции необходимо снять флажок Заменить текущие итоги.

Excel вставляет строки, содержащие промежуточные итоги, для каждой группы с поясняющим текстом, а также строку общих итогов.

Для подведения итогов для нескольких уровней группировки сначала выполняется команда для больших групп для каждой операции, а затем для меньших или вложенных. При этом текущие итоги не заменяются.

Удаление промежуточных итогов:

Выполнить команду: Данные – Итоги - Убрать все.

Часть итогов убрать нельзя, можно только последние с помощью команды Отменить.

21.Работа со сводными таблицами

Сводные таблицы позволяют анализировать данные в списках, они группируют и обобщают данные.

Нельзя изменять или вводить данные непосредственно в сводную таблицу. Сводная таблица связана с источником данных, содержимое ее ячеек предназначено только для чтения.

Создание сводной таблицы.

Св. таблицы создаются с помощью Мастера св. таблиц за 3 шага.

Порядок действий при создании св. таблицы:

1. выделить любую ячейку списка;

2. выполнить команду Данные – Сводная таблица, появится ДО Мастера св. таблиц;

3. Шаг 1:

Указывается на основе каких данных создается св. таблица, по умолчанию на основе списка или базы данных Microsoft Excel.

4. Шаг 2:

Указывается диапазон данных, на основании которых создается сводная таблица (определяется автоматически, если была выделена ячейка списка).

5. Шаг 3.

Формируется структура сводной таблицы и указывается место для ее размещения.

Для формирования структуры св. таблицы щелкнуть по кнопке Макет.

Для изменения операции необходимо выполнить двойной щелчок по кнопке с функцией в области данных и выбрать необходимую операцию.

Обновление данных сводной таблицы.

При изменении данных списка сводная таблица автоматически не изменяется. Для ее обновления необходимо:

6. выделить любую ячейку сводной таблицы;

7. выполнить команду Данные – Обновить данные или нажать соответствующую кнопку (!) на ПИ Сводные таблицы.

Изменение структуры сводной таблицы:

1. выделить любую ячейку сводной таблицы;

2. вызвать Мастер сводных таблиц;

Данные – Сводная таблица или ПИ Сводная таблица или КМ св. таблицы

1. изменить параметры св. таблицы.

Удаление св. таблицы:

2. выделить всю сводную таблицу;

3. выполнить команду Удалить меню Правка или КМ св. таблицы