10.2. Документальное оформление движения производственных запасов

Доверенность применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении МПЗ. Бухгалтерия оформляет доверенность в одном экз. и выдает ее под расписку получателю. Подписывается руководителем и гл. бухгалтером. При выдаче доверенности регистрируют в журнале регистрации и выдаются получателю под расписку.

Приходный ордер - применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется в одном экз. МОЛ в день поступления МПЗ. На массовые однородные грузы, прибывшие от одного поставщика несколько раз в день,

Акт о приемке материалов – оформляется приемка МПЗ , имеющих количественное и качественное расхождения, а также расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется также при приемке МПЗ, поступивших без документов. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или отправителю. Акт в двух экз. составляется комиссией в присутствии МОЛ и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Товарно–транспортная накладная составляется грузоотправителем при перевозке МПЗ автотранспортом в 4-х экз.: 1 – основание для списания материалов у грузоотправителя, 2 – для оприходования материалов получателем, 3 – для расчетов с автотранспортной организацией, 4 - для учета транспортной работы, прилагается к путевому листу.

Лимитно-заборная карта– применяется при регулярном отпуске материалов в производство, когда установлен месячный лимит расходования материальных ресурсов. Лимитно-заборная карта выписывается на один вид МПЗ либо на несколько взаимозаменяемых материалов, когда использование конкретного вида материала зависит либо от наличия его на складе, либо от изменения несущественных характеристик выпускаемого изделия.

ЛЗК используется для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска МПЗ в производство.

Требование-накладная оформляется при получении МПЗ со склада, сдачи на склад остатков из производства, сдача на склад отходов и брака, перемещение МПЗ со склада на склад, передача МПЗ между МОЛ внутри одного структурного подразделения. Накладная составляется МОЛ в 2-х экз.

Накладная на отпуск материалов на сторону оформляется при отпуске МПЗ подразделениям, находящимся за пределами территории или сторонним организациям.

Карточка учёта материалов применяется для учета движения МПЗ на складе по каждому сорту, виду, размеру, заполняется на каждый номенклатурный номер и ведется МОЛ. Записи делаются в день совершения операции на основании первичных документов. В карточках учета кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений используется для оформления поступления МПЗ, полученных при списании ОС и пригодных к дальнейшему использованию.

10.3. Учёт материалов на складах и в бухгалтерии

Учёт материалов на складе осуществляется заведующим складом или кладовщиком, то есть материально-ответственным лицом. Учёт движения и остатков материалов на складе осуществляется в карточках учёта материалов .В начале года бухгалтерия открывает карточки, регистрирует их в специальном реестре и передаёт на склад под расписку. На каждый номенклатурный номер открывается отдельная карточка.Сальдо начальное + Приход – Расход = Сальдо конечное.

Бухгалтерия в установленные сроки, но не реже одного раза в неделю получает со склада первичные документы, которые контролируются по существу операции и правильности их оформления

По окончании месяца на основании данных о приобретении и заготовлении материалов бухгалтерия определяет:

• остатки материалов в пути и материалов, не вывезенных со складов поставщиков

• данные о неотфактурованных поставках

• остаток задолженности поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам

Эти данные используются для принятия мер по розыску непоступивших грузов, затребования счетов-фактур от поставщиков, оплаты задолженности поставщикам, а также для отражения в бухгалтерской отчетности. Для систематического контроля за сохранностью МПЗ, на предприятиях проводятся контрольные выборочные проверки остатков материалов и др. ценностей в натуре

На всех предприятиях должен быть налажен учет и контроль использования МПЗ в производстве.. Учет использования МПЗ организуется в зависимости от особенностей сырья, материалов, техпроцессов и характера возникающих потерь.

Бухгалтерский метод учета материалов. Сущность данного метода в том, что в бухгалтерии на каждый вид запаса открываются карточки количественно-суммового учета. В них работники бухгалтерии на основании первичных документов, поступающих со склада, в хронологическом порядке отражают движение МПЗ..

Взаимосверка данных складского учета МПЗ с данными учета в бухгалтерии. С целью проверки полноты и правильности отражения операций в карточках учета материалов на складе и данных бухгалтерского учета материалов ежемесячно проводится сверка их натуральных измерителей по каждому виду МПЗ (проверяется начальное сальдо, оборот по приходу и расходу за месяц, конечное сальдо). Эти данные при правильном ведении учета должны совпадать, т.к. все операции по оформлению движения МПЗ регистрируются на основании одних и тех же первичных документов. В случае обнаружения ошибок, они исправляются.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский или сальдовый метод учёта. Бухгалтерия использует в качестве регистров аналитического учёта карточки учёта материалов, ведущиеся на складе.