1.3. Системний підхід як метод дослідження складних систем

В основу сучасного наукового тлумачення проблем планування й управління підприємствами системами покладено системний підхід (системний принцип). Саме поняття системного підходу безпосередньо пов’язане із загальнішим поняттям – поняттям системи (від грецького systema – ціле, складене з частин, з’єднання). Її можна визначити як організаційне або складове ціле, набір або комбінацію елементів чи частин, що утворюють єдиний комплекс, спрямований на досягнення певної (єдиної для всього комплексу) мети.

Термін „система” відповідає дуже широкому спектру понять. Говорять, наприклад, про Сонячну систему, систему аксіом, систему протиповітряної оборони, систему планування тощо.

Одним із найважливіших принципів теорії систем є принцип декомпозиції її на окремі підсистеми, які, у свою чергу, є системами нижчого рангу. Наприклад, систему загальнозаводського планування можна поділити на дві підсистеми – техніко-економічного та оперативно-календарного планування. Остання підсистема (система) також складається з двох підсистем – міжцехового і цехового планування. Що ж до системи цехового планування, то вона містить у собі систему планування та систему управління окремими виробничими підрозділами цеху.

Кожна система функціонує в деякому середовищі. Не існує абсолютно ізольованих систем. Навколишнє середовище є джерелом окремих факторів, зовнішніх щодо розглядуваної системи. В економічних системах ці фактори не піддаються контролю з боку спеціалістів, які розробляють чи приймають рішення (у цьому розумінні зазначені фактори сприймаються як задані з погляду тих, хто діє в системі), не є нейтральними стосовно системи, а мають на неї значний вплив.

Зовнішні дії на систему називаються вхідними величинами (параметрами), або вхідними діями, а елементи системи, до яких вони прикладені, – входами системи. Дії системи на зовнішнє середовище характеризуються значеннями її вихідних величин (параметрів). Наприклад, будь-який виробничий процес на підприємстві можна розглядати як окрему систему, при цьому праця робітників, різні види енергії, напівфабрикати і сировина є ресурсами — вхідними величинами, а готові вироби — вихідними величинами.

При вивченні та аналізі будь-якої системи треба чітко розрізняти дві її основні характеристики – функцію і ціль (мету). Функція системи – характеристика, яка визначає зміну станів системи. Множина всіх можливих станів системи зумовлюється кількістю її елементів, їх різноманітністю та зв’язками між ними.

Функція системи характеризує її як ціле, як результат взаємодії її елементів і зовнішнього середовища. Вона відбиває зміст і призначення системи. Наприклад, функціональне призначення виробничого процесу на підприємстві полягає у виготовленні кінцевої продукції певної номенклатури.

Метою системи називається певний (бажаний, заданий зовні чи встановлений самою системою) стан її виходів, тобто деяке значення чи сукупність значень функції системи. Метою виробничого процесу на підприємстві є оптимальний випуск заданого асортименту продукції за найраціональнішого використання обмежених технологічних ресурсів та прогресивних методів організації виробництва для забезпечення попиту на неї.

Множина спостережуваних станів функції системи описує траєкторію руху системи. Поняття функції, мети та траєкторії системи стосуються останньої як цілого, а не окремих її елементів.

Важливими характеристиками системи є її структура, розмір і складність. Під структурою розуміють спосіб розподілу та налагодження взаємозв’язків елементів системи (люди, засоби виробництва, методи тощо), що спрямовані на досягнення мети системи –виконання нею своєї функції.

Розмір системи характеризується кількістю її елементів і зв’язків між ними, складність – різноманітністю, неоднорідністю властивостей елементів і особливостями зв’язків між ними. Великі і складні системи вирізняються з-поміж інших не лише кількістю елементів, а й вищим рівнем їх організації, складнішими взаємозв’язками цих елементів.

Найчастіше виділяють такі характерні властивості великої і складної системи.

1. Цілісність: усі частини системи підпорядковані загальній меті її функціонування і сприяють формуванню найвищих показників щодо вибраного критерію (чи сукупності критеріїв) ефективності. Тому система має розглядатися як ціле.

2. Мультипараметричні характеристики існування системи: зміна одного параметра, як правило, істотно впливає на значення багатьох інших параметрів системи.

3. Властивість емерджаментності: великі і складні системи мають властивості, які не притаманні жодному з їх окремих елементів. З розвитком великої і складної системи взаємозв’язаність її елементів дедалі зростає, і зрештою емерджаментність досягає такого рівня, коли властивості системи не можна не лише схарактеризувати властивостями окремих елементів, а й виявити статистичним узагальненням властивостей окремих елементів.

У будь-якому процесі управління існує об’єкт, яким управляють (верстат, підприємство, галузь), тобто керований, і орган, що здійснює управління (технічний засіб, людина). У процесі управління цей орган дістає деяку інформацію про стан зовнішнього середовища, де перебуває об’єкт і з яким він пов’язаний. Уся ця інформація сприймається управляючим органом, який виробляє на її основі керівну інформацію (приймає рішення). Нарешті, на основі прийнятого рішення деякий виконавчий орган (апарат управління, руки працюючого тощо) чинять управляючий вплив на об’єкт, яким керують. Ось ці три складові (разом з інформаційними зв’язками) утворюють систему управління.

Часто управляючий та виконавчий органи об’єкта управління об’єднують в одне поняття – суб’єкт управління. У такому разі систему управління (СУ) можна подати як сукупність двох частин (підсистем): керованої та управляючої (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Функціональна схема системи управління

Найскладнішим на зображеній схемі є управляючий орган, оскільки він має своєчасно переробляти великі обсяги інформації, що надходить до нього.

Управління завжди здійснюється з певною метою, яка завжди конкретна для заданого об’єкта управління і пов’язана зі станом об’єкта та середовища, в якому він перебуває.

Дуже важливо визначити мету управління, яка для кожного керованого об’єкта має бути одна й та сама. Ступінь досягнення поставленої мети управління визначається за допомогою цільової функції управління. Аналіз функціональної схеми системи управління показує, що для реалізації оптимального управління не достатньо мати цільову функцію управління та задані для неї обмеження. Потрібна також інформація про стан об’єкта управління і зовнішнього середовища та про безліч можливих станів елементів системи управління. Без інформації не існує управління. Більш того, управління саме і є безперервним процесом переробки інформації: на підставі однієї інформації виробляється інша, яка, у свою чергу, стає матеріалом для здобуття нової тощо.

Особливу увагу слід звернути на якість інформації. Серед усіх видів інформації, що надходить до управляючого органу, надзвичайно важливою є та, яка йде по лініях зворотного зв’язку від об’єкта управління. Зворотний зв’язок – одне з основних понять теорії управління. Загалом зворотним зв’язком називається будь-яке передавання впливу з виходу тієї чи іншої системи на її вхід (рис. 1.3). У системах управління зворотний зв’язок можна визначити як інформаційний зв’язок, за допомогою якого в управляючу частину надходить інформація про наслідки управління об’єктом, тобто інформація про новий стан об’єкта, який виник під впливом управляючих дій.

Завдяки наявності зворотного зв’язку складні системи в принципі можуть виходити за межі дій, які передбачені й визначені їх творцями. Адже зворотний зв’язок створює в системі нову якість: здатність нагромаджувати досвід, визначати своє майбутнє поводження залежно від поводження в минулому, тобто самонавчатися.

Управляючі дії, що надходять з управляючої частини в керовану, можуть бути різні за характером: енергетичні, матеріальні, інформаційні – залежно від природи керованого об’єкта. Серед усіх систем особливо вирізняються системи, керований об’єкт яких – люди, колективи людей. Такі системи називаються системами організаційного управління, або організаційними. Оскільки управляючі дії в них спрямовані на організацію (узгодження) поведінки колективів людей і є інформаційними. Для цих систем справджується кібернетичне визначення управління як процесу цілеспрямованої переробки інформації.

Досліджуючи складні системи, зокрема організаційні, важливо встановити загальні зв’язки між окремими елементами, тобто уявити загальну „картину”, а не розпорошувати увагу на деталі. Інакше можна, образно кажучи, „за деревами не побачити лісу”.

Науковою основою правильного дослідження й управління різними системами є системний підхід, що полягає в застосуванні сукупності методологічних принципів і теоретичних положень, які дають змогу розглядати кожний елемент системи в його зв’язку і взаємодії з іншими елементами; простежувати зміни, що відбуваються в системі в результаті зміни окремих її ланок; вивчати специфічні системні (емерджаментні) властивості; робити обґрунтовані висновки про закономірності розвитку системи; визначати оптимальний режим її функціонування.

Щодо економічних процесів системний підхід означає:

– вивчення взаємозв’язаних об’єктивних економічних законів, які визначають характер і основи планування;

– визначення мети розвитку даної системи з позицій загальнішої системи, частиною якої є дана, щоб правильно сформувати критерій оптимальності планування;

– структурний аналіз систем, який розкриває характер взаємозв’язків і призначення кожної підсистеми;

– дослідження особливостей управління і механізму зворотних зв’язків для найкращої реалізації планів;

– з’ясування характеру і ступеня впливу на систему умов її функціонування (середовища) для підвищення надійності планових розрахунків;

– вивчення процесів прийняття рішень у кожному блоці системи з урахуванням взаємодії останнього з іншими підсистемами та його місця в системі як єдиному цілому.

Системний підхід (системний принцип) – це насамперед усвідомлення того, що будь-яка організація являє собою систему, складену з частин, кожна з яких має свої власні інтереси. Тому досягти загальної мети організації можна лише тоді, коли розглядати її як єдину систему, намагаючись зрозуміти й оцінити взаємодію всіх частин цієї системи та об’єднати їх на такій основі, яка дозволила б організації в цілому ефективно виконувати поставлені завдання.

Зміст системного підходу при управлінні, наприклад, підприємством, полягає в тому, щоб, по-перше, домогтися загальної ефективності всього підприємства і не допустити, щоб інтереси окремого підрозділу стали на перешкоді до загального успіху; по-друге, досягти цього слід в умовах організаційної структури, яка завжди містить суперечливі одна одній цілі.

Для ілюстрації цього положення розглянемо проблему складан­ня виробничого плану підприємства за обсягом і номенклатурою.

Виробничий відділ підприємства зацікавлений у обмеженій номенклатурі виробів і великому обсязі їх випуску, щоб скоротити кількість трудомістких переналагоджень верстатного устаткування. Така стратегія має забезпечити нагромадження великих запасів готової продукції малої номенклатури.

Співробітники відділу збуту, навпаки, хотіли б мати на складах багато різних зразків виробів для того, аби гарантувати надійне поставляння будь-якого виробу споживачам. Це призвело б до затоварювання складів підприємства різноманітною продукцією.

З погляду працівників фінансової частини підприємства необхідно якомога більше скоротити запаси готової продукції, щоб зменшити величину грошових коштів, „заморожених” у запасах і прискорити оборот оборотних фондів.

Начальник відділу кадрів має на меті зберегти постійний рівень завантаження виробничого устаткування, аби не наймати нових працівників на короткі періоди інтенсивного завантаження і не звільняти їх при скороченні виробництва.

Аналогічно можна встановити інтереси всіх інших служб підприємства при складанні виробничого плану. Очевидно, що всі ці інтереси більшою чи меншою мірою суперечливі – високий і низький рівень запасів, широка і вузька номенклатура виробів тощо. Тому за системного підходу вибір плану виробництва має здійснюватись із урахуванням цих суперечливих інтересів для досягнення загальної ефективності роботи підприємства.

На сучасному етапі системний підхід при розв’язанні економічних (і не лише економічних) завдань знайшов широке застосування. Цьому сприяла низка об’єктивних причин.

1. Автоматизація управління висуває на перший план необхідність вивчення економічної системи в цілому.

2. Створення економічно ефективних інформаційних систем управління потребує встановлення відносної відособленості об’єктів управління, без чого неможливе інформаційне забезпечення обчислювального процесу розв’язання господарських завдань.

3. Провідним компонентом економічно-виробничих процесів є працівники, які забезпечують виконання виробничих процесів, і процесів управління: взаємодіючи одне з одним та з матеріально-енергетичними потоками, вони утворюють таку сукупність внутрішніх зв’язків економічного об’єкта, яку необхідно аналізувати в цілому, щоб виявити справжній зміст зазначеного переплетення залежностей.

В основі функціонування будь-якої системи, у тому числі і виробничої, лежать об'єктивні загальні закони, такі як закон збереження і закон безперервного розвитку, які пояснюють суть і природу прагнення системи до рівноваги, і її стійкість. Така рівновага носить динамічний характер, оскільки досягається в результаті зміни стану рівноваги через подолання не рівноважних станів, що і означає розвиток системи. Розвиток є необоротною, закономірною зміною, в результаті якої виникає новий стан складу або структури системи, а також кількісні (у вигляді зростання) і якісні перетворення на основі використання потенційних можливостей з метою вдосконалення.

При управлінні розвитком підприємства необхідно використовувати системний підхід. Системний підхід до управління – це логічно обґрунтований підхід до дослідження об'єктів як складних систем, які складаються з окремих елементів з численними внутрішніми і зовнішніми зв'язками. Системний підхід до управління дозволить глибше вивчити об'єкт управління, отримати повніше уявлення про нього, виявити причинно-наслідкові зв'язки між окремими частинами об'єкту. Системний підхід є необхідною умовою використання математичних методів, проте його значення виходить за ці рамки. Він припускає усесторонній облік специфічних характеристик відповідного об'єкту, що визначають його структуру, а, отже, і організацію. Системним аналізом називають аналіз на основі усестороннього вивчення із застосуванням наукових підходів слабких і сильних сторін системи для виявлення її властивостей, можливостей і погроз, формування стратегії функціонування і розвитку.

Системний аналіз дозволяє виявити доцільність створення або вдосконалення організації, визначити, до якого класу складності вона відноситься, виявити найбільш ефективні методи наукової організації праці, які застосовувалися раніше. Кінцевою метою такого дослідження є розробка і впровадження вибраної моделі системи управління розвитком .

Дослідження починається з уточнення або формулювання цілей конкретної системи управління розвитком і пошуку критерію ефективності, який повинен бути виражений у вигляді конкретного показника. Як правило, більшість організацій є багатоцільовими. Безліч цілей витікає з особливостей розвитку підприємства і його фактичного стану в даний період часу, а також стану навколишнього середовища (геополітичні, економічні, соціальні чинники).

Чітко і грамотно сформульовані цілі розвитку підприємства є основою для системного аналізу і розробки програми досліджень. Програма системного аналізу в свою чергу включає перелік питань, що підлягають дослідженню і їх пріоритетність. Наприклад, програма системного аналізу може включати наступні розділи:

• аналіз підприємства в цілому;

• аналіз типу виробництва і його техніко-економічна характеристика;

• аналіз підрозділів підприємства, що випускають продукцію (послуги) - основні підрозділи;

• аналіз допоміжних і обслуговуючих підрозділів;

• аналіз системи управління підприємством;

• аналіз форм зв'язків документів, що діють на підприємстві, маршрути їх руху і технологія обробки.

Основою системного підходу до управління розвитком є дотримання принципів системності. До системних принципів відносяться принцип кінцевої мети, принцип вимірювання, принцип еквіфінальності¹, принцип єдності, принцип зв'язності, принцип модульної побудови, принцип ієрархії, принцип функціональності, принцип розвитку, принцип децентралізації, принцип невизначеності. Я вважаю за доцільне використання цих принципів в системному підході до управління розвитком підприємства.

При системному підході на основі маркетингових досліджень спочатку досліджуються параметри „виходу”, тобто товари або послуги, а саме що проводити, з якими показниками якості, з якими витратами, для кого, в які терміни продавати і за якою ціною. Відповіді на ці питання повинні бути чіткими і своєчасними. На „виході” у результаті повинні бути конкурентноздатна продукція або послуги.

Потім визначають параметри входу, тобто досліджується потреба в ресурсах (матеріальних фінансових, трудових і інформаційних), яка визначається після детального вивчення організаційно-технічного рівня даної системи (рівня техніки, технології, особливості організації виробництва, праці і управління) і параметрів зовнішнього середовища (економічної, геополітичної, соціальної, екологічної тощо). І нарешті, не менш важливого значення набуває дослідження параметрів процесу, що перетворює ресурси в готову продукцію. На цьому етапі, залежно від об'єкту дослідження, розглядається виробнича технологія, або технологія управління, а також чинники і шляхи її вдосконалення.

Системний підхід дозволяє комплексно оцінити будь-яку виробничо-господарську діяльність і діяльність системи управління на рівні конкретних характеристик. Це допоможе аналізувати будь-яку ситуацію в межах окремо взятої системи, виявити характер проблем входу, процесу і виходу. Застосування системного підходу дозволяє найкращим чином організувати процес ухвалення рішень на всіх рівнях в системі управління. Системний аналіз з часом став узагальнювальною методологією дослідження складних технічних і соціальних систем. Він також є найбільш надійною концептуальною основою сучасного менеджменту і інструментарієм для дослідження проблем.