1.2. Управління як функція системи

Управління можна визначити як функцію системи, що забезпечує або збереження сукупності її основних властивостей, або її розвиток згідно з визначеною метою.

Управління – функція системи, спрямована на виживання цієї системи за допомогою координації, організації, упорядкування елементів даної системи, як між собою (усередині себе), так і з зовнішнім середовищем. Представляє собою діяльність суб'єкта, спрямовану на зміну станів об'єктів і (або) суб'єктів (в тому числі і себе), заздалегідь продуманому плану дій. Це діяльність з приведення об'єктивного процесу до суб'єктивно обраній цілі. В основі будь-якого управління обов'язково лежить доцільність.

Функція управління – це особливий вид управлінської діяльності, конкретні форми управлінського впливу на діяльність системи, які обумовлюють і визначають зміст ділових взаємовідносин.

Щ одо кількісного складу функцій управління, то серед вчених немає єдиної думки. Наприклад, А. Файоль (рис.1.1) виділяв п'ять основних функцій управління (передбачення і планування, організація, розпорядження, координація і контроль), С. О'Доннел – шість (планування, організація, керівництво, лідерство, робота з кадрами і контроль), В. Журавель – десять (визначення мети, організація, координація, прийняття управлінського рішення, планування, регулювання, контроль, робота з кадрами, лідерство і адміністрування), М. Мескон – чотири (планування, організація, мотивація і контроль) і прийняття рішення – як наскрізну і взаємопов'язуючу. Остання видається найоптимальнішою, бо поняття організації досить широке і всеохоплююче, тож і включає в себе ті функції, які деякі автори виокремлюють.

Рис.1.1. Анрі Файоль (фр. Henri Fayol, 29 липня 1841 р. – листопада 1925 р.) – французький гірничий інженер, теоретик і практик менеджменту, засновник адміністративної (класичної) школи управління

Планування. За допомогою цієї функції визначаються цілі діяльності підприємства (організації), засоби і найбільш ефективні методи для досягнення цих цілей. Важливим елементом цієї функції є прогнози можливих напрямків розвитку і стратегічні плани. На цьому етапі підприємство повинне визначити, яких реальних результатів воно може домогтися, оцінити свої сильні і слабкі сторони, а також стан зовнішнього середовища (економічні умови в даній країні, урядові акти, позиції профспілок, дії конкуруючих організацій, переваги споживачів, суспільні погляди, розвиток технологій).

Організація. Ця функція управління формує структуру організації і забезпечує її усім необхідним (персонал, засоби виробництва, грошові кошти, матеріали тощо). Тобто на цьому етапі створюються умови для досягнення цілей організації. Гарна організація роботи персоналу дозволяє досягти більш ефективних результатів.

Мотивація – це процес спонукання інших людей до діяльності для досягнення цілей організації. Виконуючи цю функцію, керівник здійснює матеріальне і моральне стимулювання працівників, і створює найбільш сприятливі умови для прояву їх здібностей і професійного „зростання”. При гарній мотивації персонал організації виконує свої обов'язки у відповідності з цілями цієї організації і її планами. Процес мотивації передбачає створення для працівників можливості задоволення їх потреб, при умові належного виконання ними своїх обов'язків. Перед тим, як мотивувати персонал на більш ефективну роботу, керівник повинен з'ясувати реальні потреби своїх працівників.

Контроль. Ця функція управління передбачає оцінку й аналіз ефективності результатів роботи організації. За допомогою контролю здійснюється оцінка рівня досягнення підприємством своїх цілей, й необхідне коригування намічених дій. Процес контролю включає: встановлення стандартів, вимір досягнутих результатів, порівняння цих результатів з запланованими і, якщо потрібно, перегляд первісних цілей. Контроль поєднує воєдино усі функції управління, він дозволяє тримати потрібний напрямок діяльності організації і вчасно виправляти невірні рішення.