19. Контроль и контроллинг.

Контроль- это процесс обеспечения достижения организации своих целей. Контроль начинается с формулировки миссии организации, определения ее целей, структуры.

Виды контроля (по времени осуществления)

1.Предварительный контроль (осуществляется до начала деятельности)

2.Текущий контроль (осуществляется в процессе деятельности)

3.Заключительный контроль (осуществляется по окончанию деятельности)

Предварительный контроль осуществляется на стадии разработки планов и формирования организационной структуры. Контролируется точность выполнения определенных правил, процедур, инструкций по разработке планов, формированию структуры организации.

Объектами предварительного контроля являются:

а) человеческие ресурсы, включая анализ квалификационного, возрастного, профессионального и творческого потенциала исполнителей; отбор специалистов определенных требований (документы, характеристики, например, стаж работы, возраст, образование и т.д.), а также с использованием тестов, собеседования; обучение отобранных;

б) материальные ресурсы, включая выбор поставщиков, потребителей; проверку закупленной продукции на ее соответствие требованиям по качеству; создание запасов, исключающих ажиотаж при закупке;

в) финансовые ресурсы, в первую очередь бюджет, представляющий собой сводку основных источников поступлений и основных направлений расходования средств, гарантирующий хорошую финансовую обеспеченность организации;

г) фактор времени.

Текущий контроль включает проверку руководителем результатов работы его непосредственных подчиненных. Главная задача такого контроля - своевременное выявление отклонений фактического состояния от планового значения и обеспечение обратной связи.

Рис. Схема текущего контроля

При заключительном контроле обратная связь используется после выполнения работ, то есть передается информация о конечном результате. Можно ли при этом исправить выявленные ошибки, внести необходимые коррективы.

Информация, полученная, в ходе заключительного контроля используется в будущих периодах - при повторении сходной ситуации и решаемых задач. При изменении ситуации, решении новых задач также необходимо учитывать уже накопленный опыт.

Процесс контроля включает три основные стадии: установление стандартов; сравнение результата со стандартом; действия по итогам сопоставления.

Основное требование к стандартам - их определенность по величине (уровню) и времени. При длительном процессе стандарты целесообразно устанавливать с разбивкой по временным периодам. В процессе контроля используется непосредственная (прямая) и косвенная оценки. В последнем случае возможны искажения. Например, в структуре потребления населением продовольственных товаров возрастает доля картофеля и хлеба относительно мясных продуктов. Это не всегда обусловлено снижением цен на хлеб и картофель либо любовью населения к этим продуктам. Напротив, цены на картофель и хлеб могут даже возрастать, однако медленнее, чем цены на мясные продукты. Происходит замещение дорогих продуктов более дешевыми. Или другой пример - снижение текучести работников. Что является причиной - улучшение социально-психологического климата в коллективе, повышение степени удовлетворенности работой. По результатам оценки и сопоставления необходимо принять решение: что более значимо - ущерб от выявленных отклонений и неиспользованных возможностей или затраты на реакцию по выявленным отклонениям.

Семь принципов соблюдения контроля:Стратегическая направленность. (основная цель).Ориентация на результат (достижение своих целей).Соответствие дел (измерять то, что важно, а не то что легко измерить ). Своевременность. Гибкость (приспосабливаться к изменениям).Простота. Экономичность контроля. Преимущество от системы контроля должны превышать затраты на нее.

В настоящее время система внутреннего контроля всё чаще дополняется системой контроллинга, обеспечивающего наиболее эффективное управление организацией. Система контроллинга интегрирует в единую самоуправляемую систему учёт, планирование, производство, снабжение, сбыт, маркетинг и другие системы, обеспечивающие функционирование организации. Под контроллингом вообще понимают концепцию и методологию эффективного управления организацией в целях обеспечения её стабильного существования на рынке.

Контроллинг как отдельная служба в организации занимается анализом отчётности отдельных подразделений и организации в целом, определяет направление перспективного развития организации и формирует критерии оптимальности принимаемых управленческих решений.Работа контроллера базируется на бухгалтерской и производственной отчётности. Суть его работы состоит в том, чтобы сгруппировать затраты по местам их формирования и выявить в результате этого конкретные участки и виды работ, формирующие эти затраты. Благодаря этому появляется реальная возможность достижения конечных результатов функционирования организации наиболее эффективным способом. Основной механизм реализации контроллинга заключается в том, что на каждом этапе определяются фактические затраты на определённую группу работ, которые затем сравниваются с плановыми показателями. Таким образом, у руководства организации появляется возможность следить за ходом работ через затраты от начала до конца выполнения конкретного заказа. В этом и заключается реализация основной идеи стратегического контроллинга в организации, то есть: • определение целей, заключающееся в:- определение миссии и философии; - формирование имиджа;- конкретизация целей через установление количественных и  качественных показателей. • управление целями, состоящее в:- поиск «узких мест» в деятельности организации; - анализ отклонений от намеченной стратегической программы;- своевременная корректировка целей в соответствии с изменениями на  рынках и в окружающей среде.

• достижение целей через: - осуществление эффективного оперативного менеджмента; - разработка систем мотивации и стимулирования персонала; - внедрение инноваций;- перспективное планирование и др. Особое значение в контроллинге имеет использование методов бюджетного контроля. Под бюджетом (процессом бюджетирования) подразумеваются планы (составление планов) будущих периодов деятельности организации в денежном выражении. Бюджет обычно составляется на год, а фактические расходы определяются и сравниваются с установленными в бюджете систематически и не реже одного раза в месяц. Процесс собственно бюджетногоконтроля распадается на пять основных этапов: • подготовка бюджетов для каждого подразделения организации и последующее сведение их в общий бюджет организации, то есть фактическое прогнозирование прибылей и убытков; • выявление фактических расходов и доходов по бюджетным статьям; • сравнение реальных расходов и доходов с запланированными в бюджете; • выявление причин (финансовых и нефинансовых) отклонения реальных расходов и доходов от запланированных в бюджете; • принятие мер (финансовых и нефинансовых) для приведения текущих результатов в соответствие с бюджетом.