5.4.2. Обчислення в області даних

В якості значення властивості „Данные” будь-якого елементу управління, що дозволяє виводити дані, можна задати вирази будь-якої складності з використанням арифметичних операторів. Крім того, в обчисленнях можна використовувати будь-які убудовані функції, а також функції, які ви самі визначили в модулі. При бажанні, можна скористатися допомогою побудовника виразів. Щоб повідомити Microsoft Access, що у властивості „Данные” ви хочете використовувати вираз, почніть його введення із знака дорівнює (=).

Наприклад, щоб розмістити в області даних поле „Надбавка”, виберіть на панелі елементів кнопку „Поле” і укажіть її розміщення в області даних. Викличте вікно „Властивостей” і у властивості „Данные” уведіть:

= [Стипендия]*0,5,

тобто „Надбавка” складає 50% для усіх записів.

5.4.3. Обчислення проміжних підсумків для груп і загального підсумку

Ще одна задача, яку за звичай приходиться вирішувати при складанні звітів, - це одержання підсумкових величин по групам даних. Для одержання проміжних підсумкових значень для груп в ці розділи можна помістити додаткові вільні елементи управління, в яких використовується вираз, побудований з використанням підсумкових функцій: „Sum”, „Min”, „Max”, Avg”, „Count”, „First”, „Last”, „StDev” і „Var”.

Вираз в розділі групи, що використовує підсумкову функцію, не повинний посилатися на елемент управління, розміщений в області даних. Так, наприклад Вам не вдасться створити обчислюване поле в області даних і послатися на нього у виразі, що використовує підсумкову функцію. Але Ви можете повторити обчислюваний вираз в підсумковому полі. Наприклад, якщо обчислюване поле в області даних з ім'ям „Ціна” містить вираз:

= [Ціна за одиницю]*[Кількість],

то в розділі приміток групи, Ви повинні використовувати вираз:

=Sum([Ціна за одиницю]*[Кількість]), а не = Sum([Ціна]).

Використовуючи розділ приміток звіту, можна одержати загальні підсумки по усім записам для будь-якого поля або виразу. В примітці звіту, як і в примітках груп, припустимі будь-які підсумкові функції.

 

5.4.4. Поєднання текстових значень і приховування повторюваних значень

Якщо в декількох сусідніх рядках відображаються однакові значення, звіт важко читається і виглядає непрофесійно. Властивості поля „Не выводить повторы” (воно доступно тільки в звітах) дозволяє керувати виведенням повторюваних значень.

Іноді, не виводячи повтори, можна приховати необхідні дані. Щоб цього уникнути, можна поєднати значення відповідних полів в одному елементі управління. Для поєднання служить символ амперсанда (&), що позначає операцію конкатенації при об'єднанні текстових значень. Наприклад:

=Format([Номер студентського квитка];”000000”)&” ”&[Прізвище].

Функція „Format” повертає рівно шість цифр. Другий текстовий рядок в цьому виразі додає декілька пробілів між двома полями даних.

 

5.4.5. Обчислення відсотків

У будь-якому звіті, що здійснює групування даних і їх підсумування, можна визначити долю зовнішнього проміжного, або загального підсумку, що приходиться на конкретну суму. Це можливо в силу того, що Microsoft Access двічі переглядає дані звіту. При першому проході Microsoft Access обчислює вирази в рядках, підсумкові значення для груп, загальні підсумки для усього звіту і визначає довжину звіту, а при другому обчислює усі вирази, що посилаються на підсумки, розраховані під час першого проходу. Отже, в області даних і розділах, що містять підсумки для груп, можна створити вирази для обчислення відсотків від загальних сум або проміжних сум, розрахованих для групування більш високого рівня. Створивши вираз для знаходження відсотків від суми, можна встановити властивість „Формат поля” в значення „Процентный”. В режимі перегляду можна переконатися, що в підсумках по групі відобразиться відсоток від загального підсумку.