5.1.3. Вікно звіту і його інструменти

Вікно звіту представлено на рис. 4.3.

Панель элементов містить всі кнопки для усіх елементів управління, які можна використовувати при створенні звіту. Це поля, надписи, рисунки, прапорці і т. ін. Щоб відкрити цю панель потрібно вибрати команду „Вид”  „Панель элементов”, або клацнути на кнопці „Панель элементов” на панелі інструментів. Кнопка „Другие элементы” надає доступ до всіх елементів управління „ActiveX” (у тому числі до елементів управління „Календарь”) встановлених у системі. Щоб розмістити у звіті конкретний елемент управління, потрібно клацнути на відповідній кнопці на панелі елементів, натиснути ліву кнопку миші та протягнути покажчик миші до того місця, де повинний бути елемент, і відпустити кнопку.

Список полей спрощує розміщення у звіті приєднаних елементів управління (елементів управління, пов'язаних з полями таблиці або запиту). Він відкривається клацанням на кнопці „Список полей” на панелі інструментів або вибором команди „Вид”  Список полей”. У рядку заголовка списку полів Microsoft Access виводить ім'я базової таблиці або запиту. Щоб створити приєднаний елемент управління за допомогою списку полів, виберіть його тип, клацнувши на відповідній кнопці на панелі елементів. Потім перетягніть поле зі списку в потрібне місце звіту. Якщо кнопка не обрана, типом елемента управління по умовчанню є „Поле”.

Рис. 4.3. Вікно звіту

 Вікно властивостей дозволяє встановити властивості самого звіту, його розділів і елементів управління. Набір властивостей, представлених в ньому залежить від об'єкта. Щоб відкрити вікно властивостей, необхідно виділити потрібний об'єкт і клацнути на кнопці „Свойства” на панелі інструментів, або вибрати команду „Вид”  „Свойства”.

5.2. Сортування і групування

Звіти представляють можливість групувати інформацію що виводиться за допомогою вікна „Сортировка и группировка”. Щоб відкрити його, потрібно клацнути на кнопці „Сортировка и группировка” на панелі інструментів, або вибрати команду „Вид”  „Сортировка и группировка”. У вікні „Сортировка и группировка” (рис. 4.4) можна визначити до 10 полів або виразів, які будуть використовуватися у звіті для групування даних. Перший елемент списку визначає основну групу, а наступні підгрупи усередині груп.

Рис 4.4. Вікно „Сортування і групування”.

 

У першому рядку стовпця „Поле/выражение” розкривається список полів базової таблиці або запиту. Почавши уведення зі знаку дорівнює (=), можна увести в цьому стовпці вираз, що містить посилання на будь-яке поле базової таблиці або запиту.

По умовчанню Microsoft Access сортує значення по зростанню. Для зміни порядку сортування потрібно вибрати значення „По убыванию” у списку що розкривається, і котрий з'являється після клацання лівою кнопкою миші в комірці стовпця „Порядок сортировки”.

У звіті повинно бути зарезервовано місце для заголовка кожної групи і примітки, в котрій можуть виводитися обчислюванні підсумкові поля. Щоб додати у звіт ці розділи, необхідно встановити для властивостей „Заголовок группы” і „Примечание группы” значення „Да”. Крім того, можна дати команду Microsoft Access виводити усі детальні дані для даного рівня групування на одній сторінці (якщо це можливо), вибравши для тієї ж властивості значення „Вся группа”.