МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ДО ЛАБОРАТОРНОЇ РОБОТИ № 4

„СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ В СУБД MICROSOFT ACCESS”

1. Мета роботи

Оволодіти практичними прийоми створення звітів і графічного представлення даних в СУБД Microsoft Access.

2. Завдання роботи

Створення звітів різних типів та їх редагування.

 

3. Зміст роботи

3.1 Запустити СУБД Microsoft Access.

3.2 Відкрити базу даних „Студенти і іспити”, створену на попередніх заняттях.

3.3 Створити звіт по таблиці „Студенти” і відредагувати його у відповідності з пунктом 7.4.

3.4 Створити звіт по базовому запиту до таблиць „Студенти і Іспити”, і відредагувати його.

3.5 Створити підпорядкований звіт по таблиці „Іспити” і впровадити його в автозвіт по таблиці „Студенти”

3.6 Створити, за допомогою „Майстра діаграм”, впроваджену діаграму Microsoft Graph по таблиці „Студенти”, яка віддзеркалює наявність і розмір стипендії.

 

4. Вимоги до звіту

Звіт про виконану роботу повинний містити :

 назву роботи, її задачі і опис послідовності виконання;

 відповіді на контрольні питання.

До звіту додається дискета із виконаним завданням.

  

5. Загальні положення

Звіти представляють собою найкращий засіб представлення інформації з баз даних у вигляді друкованого документа. В порівнянні з іншими методами виведення даних на друк звіти мають дві принципових переваги:

 звіти надають широкі можливості для групування і обчислення проміжних і загальних підсумків для великих наборів даних;

 звіти можуть бути використані для одержання гарно оформлених матеріалів, наклейок і інших документів.

Найчастіше звіти застосовуються для перегляду „картини в цілому”, тому часто базуються на багатотабличних запитах.

 

5.1 Основні відомості про звіти

Для створення звіту у вікні бази даних (рис. 4.1) потрібно вибрати пункт „Отчет” у списку, потім команду „Создать”  „Новый объект”, або - кнопку на вкладці „Отчеты”. Microsoft Access виведе на екран діалогове вікно „Новый отчет”, представлене на рис. 4.2.

Рис. 4.1 Робоче вікно Microsoft Access

Microsoft Access показує у нижній частині діалогового вікна ім'я обраного джерела у полі зі списком.

Рис. 4.2 Вигляд діалогового вікна „Новый отчет”

5.1.1. Вибір майстра по розробці звітів

У діалоговому вікні „Новый отчет” можна вибрати один із шести варіантів.

„Конструктор” дозволяє створювати звіт „з нуля” і редагувати вже створений звіт.

„Мастер отчетов” запускає основного майстра для створення звітів, який дозволяє вибрати поля для звіту, задати формати, умови групування і підсумкові функції. 

„Автоотчет: в столбец”. Ц ей майстер створює звіт, в якому кожний запис базового запиту, або таблиці представляються у вигляді простого списку, що містить назву і значення полів.

„Автоотчет: ленточный”. У звіті цього типу даних, записи базового запиту, або таблиці, виводяться в одному рядку. Якщо таблиці базового запиту пов'язані відношенням „один-до-багатьох”, то „Майстер” створює групу для даних, що надходять з боку відношення „один”, але не обчислює ніяких підсумкових значень. При створенні звіту використовується останній стиль, який був обраний в „Майстрі звітів”, або застосований з допомогою автоформату в „Конструкторі звітів”.

„Мастер диаграмм”. Цей майстер допомагає побудувати діаграму і створює у звіті вільну рамку об'єкта OLE із впровадженою діаграмою Microsoft Graph.

„Почтовые наклейки”. Цей майстер дозволяє обирати поля з іменами і адресами, форматувати їх і створювати звіт для друку поштових етикеток (бірок, наклейок). Ви можете вибрати будь-який тип і настроїти розмір етикеток.

 

5.1.2. Розділи звіту

Порожній макет звіту містить розділи „Верхний колонтитул”, „Нижний колонтитул”, між якими знаходиться „Область данных”. Додати або видалити верхній і нижній колонтитули можна за допомогою команди „Вид”  „Колонтитулы”. При створенні звіту можна задати заголовок, який буде надрукований тільки в самому початку звіту, і примітку, виведену в кінці звіту. Щоб додати у звіт ці розділи, необхідно вибрати команду „Вид”  „Заголовок/примечание отчета”.

Лінійка з діленнями по верхньому і лівому краям вікна звіту, допомагає планувати розташування даних на сторінці. Змінити розмір будь-якого розділу можна, перетягнувши його границю. В кожному розділі Microsoft Access виводить сітку.