5.5.1. Типи використовуваних полів

В Microsoft Access використовуються наступні основні типи полів:

текстові: призначені для уведення текстової інформації, довжина якої не повинна перевищувати 255 символів. За умовчання, встановлюється 50 символів. Потрібний розмір поля встановлюють у властивості „Размер поля”, тобто, виділяється місце для кожного запису, що уводиться в базу даних, незалежно від того, використовується воно чи ні, а це призводить до використання значних об’ємів пам’яті комп’ютера;

• числові: призначені для уведення чисел при використанні їх в математичних розрахунках. При цьому, конкретні варіанти числового типу задають у властивості „Размер поля” та „Формат поля”;

• memo: призначені для збереження довільного тексту, коментарів довжиною до 64000 символів. Застосування полів memo дозволяє усунути недоліки, які властиві текстовим полям. Місце в пам’яті комп’ютера, для полів цього типу, не резервується заздалегідь, а відводиться тільки при уведенні конкретного тексту і рівно стільки, скільки фактично потрібно для збереження інформації. Поля цього типу не можуть індексуватись;

• грошові: призначені для операцій з грошима. В цих полях можна зберігати числа з точністю до 15 розрядів ліворуч від коми і чотирьох десятинних розрядів праворуч від коми;

- дата/час: призначені для збереження інформації про дату і час в діапазоні від 100 до 9999 років включно;

• лічильник: спеціальне числове поле, призначене для автоматичного додавання унікального номера поточного запису в таблиці даних;

• логічні: призначені для збереження усього двох значень „Да” і „Нет”. Поля даного типу не індексуються;

• поле об'єкту OLE: призначені для збереження об'єкту, створеного іншими додатками (рисунок, графік, діаграма);

- гиперссылка – поле з максимальною довжиною до 64 000 символів, у якому вказують шлях до файлу, або адресу URL. Клацання лівою кнопкою миші на цьому полі, дає змогу перейти на відповідний об’єкт чи сторінку Web;

- мастер підстановок… - вибір цього типу поля запускає „Майстер підстановок”, за допомогою якого може бути визначене поле зі списком постійних значень, або поле зі списком на підставі даних полів іншої таблиці.

- опис – пояснення до кожного поля таблиці, які формують у разі потреби.

Кожне поле має індивідуальні властивості, по яким можна встановити, як повинні зберігатися, відображуватися і оброблятися дані. Набір властивостей поля залежить від обраного типа даних. Для визначення властивостей поля, використовується бланк „Свойства поля” у нижній частині вікна конструктора таблиць;

- розмір поля - визначається тільки для текстових і memo-полів; вказує максимальну кількість символів в даному полі. По умовчанню довжина текстового поля становить 50 символів. Розмір поля визначається тільки для текстових і memo-полів; вказує максимальну кількість символів в даному полі. По умовчанню довжина текстового поля становить 50 символів;

- формат поля – визначається для полів числового, грошового типів, полів типу „Лічильник”, Дата\Час. Вибирається один з форматів представлення даних.

Число десяткових знаків - визначає кількість розрядів в дробовій частині числа.

Маска уведення - визначає шаблон для введення даних. Наприклад, можна упровадити роздільники при введенні телефонного номера.

Підпис поля - містить напис, котрий може бути виведений поруч з полем в формі, або звіті (даний напис може і не збігатися з ім'ям поля, а також може містити пояснюючі відомості).

Значення по умовчанню - містить значення, установлюване по умовчанню в даному полі таблиці. Наприклад, якщо в полі Місто ввести значення по умовчанню Чернігів, то при уведенні записів про мешканців, що проживають в Чернігові, це поле можна пропускати, а відповідне значення (Чернігів) буде уводитись автоматично. Це полегшує введення значень, що повторюються частіше інших.

Умова на значення - визначає множину значень, які користувач може уводити в це поле при заповненні таблиці. Ця властивість дозволяє уникнути уведення неприпустимих в даному полі значень. Наприклад, якщо стипендія студента не може перевищувати 200 грн., то для цього поля можна задати умову на значення: <=200.

Повідомлення про помилку - визначає повідомлення, яке буде з'являтись на екрані у випадку уведення неприпустимого значення.

Обов’язкове поле - установка, що вказує на то, що дане поле вимагає обов'язкового заповнення для кожного запису. Наприклад, поле „Домашній телефон” може бути порожнім для деяких записів ( значення „Нет” в даній властивості). А поле „Прізвище” не може бути порожнім для жодного запису (значення „Да”).

Пусті рядки - установка, яка визначає, чи допускається уведення в дане поле порожніх рядків (“ “).

Індексоване поле - визначає прості індекси для прискорення пошуку записів.

Для збереження структури таблиці потрібно ввести команду „Файл”  „Сохранить” і у вікні „Сохранение” увести ім'я таблиці.

 

 5.6. Створення таблиць за допомогою „Майстра таблиць”

Створюючи таблицю за допомогою „Мастера таблиц” потрібно у вікні бази даних перейти на вкладку „Таблицы”, натиснути кнопку „Создать” і вибрати спосіб створення „Мастер таблиц”. Аналогічно „Мастеру баз данных”, „Мастер таблиц” пропонує множину готових структур таблиць по різним тематикам. Користувач може вибрати найбільш придатну таблицю і її поля. При необхідності, створену таким чином таблицю можна відкоригувати, відкривши її в режимі „Конструктора”.

На відміну від „Мастера баз даних”, „Мастер таблиц” створює лише одну таблицю, яку потрібно доповнити множиною інших необхідних об'єктів для одержання закінченого додатку.