Реквизиты документов

ФОРМЫ И РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

Формы документов

Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. - М.: ИНРА-М, 2008. - с. 52..

Согласно п. 1, п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основе которых ведётся бухгалтерский учёт. Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации. В данное время в бухгалтерии используются альбомы от 30.10.97 г. №71а Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. - М.: ИНФРА-М, 2008. - с. 53..

Унифицированные формы документов обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на всей территории Российской Федерации.

Перечень форм первичных учётных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учёта. Например, по учёту основных средств разработана следующая учётная документация, включающая 14 наименований:

а) акт о приёме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. №ОС-1);

б) акт о приёме-передаче здания (сооружения) (ф. №ОС-1 а);

в) акт о приёме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (ф. №ОС-1 б);

г) накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. №ОС-2);

д) акт о приёме-передаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. №ОС-3);

е) акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. №ОС-4);

ж) акт о списании автотранспортных средств (ф. №ОС-4 а);

з) акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. №ОС-4 б);

и) инвентарная карточка учёта объекта основных средств (ф. №ОС-6);

й) инвентарная карточка группового учёта объектов основных средств (ф. №ОС-6 а);

к) инвентарная книга учёта объектов основных средств (Ф №ОС-6 б);

л) акт о приёме (поступлении) оборудования (ф. №ОС-14);

м) акт о приёме-передаче оборудования в монтаж (ф. №ОС-15);

н) акт о выявленных дефектах оборудования (ф. №ОС-16)

Когда по какому-либо факту хозяйственной деятельности не предусмотрены унифицированные формы первичной учётной документации, то организация имеет право сама разработать такой документ, который должен содержать обязательные реквизиты (о них подробно будет сказано в следующем параграфе). Эта процедура должна быть оформлена в соответствующем организационно-распорядительным документе, например, в приказе по учётной политике. В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть:

а) зональной;

б) анкетной;

в) табельной;

г) комбинированной.

Зональная форма документов наиболее распространённая. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в отдельной зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.

Анкетная форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их - один под другим, т.е. сверху вниз.

Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нём реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы несколько строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу).

Документ, представленный в комбинированной форме, сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм - зональной и анкетной, анкетной и табельной.