Учет затрат на модернизацию оборудования

Организации часто пользуются таким способом улучшения основных средств, как модер­низация. При модернизации оборудования улучшаются его конструктивные свойства, повышается производительность, улучшаются технические и экономические показатели использования машин, станков и механизмов.

Модернизация является одной из форм обновления основных средств и непосредственно связана с техническим прогрессом.

Она бывает частичной и комплексной.

При частичной модернизации совершенствуются наиболее важные для определенного производства рабочие детали машин и оборудования, при комплексной - многие его основные узлы и части.

Так же, как и на ремонт, расходы на модернизацию группируются по видам основных средств, однако в отличие от ремонта, затраты на модернизацию увеличивают стоимость модерни­зируемых основных средств.

Они формируются из затрат на комплектующие приспособления и детали, запчасти и вспомогательные материалы, узлы, устройства, зарплату с отчислениями и др.

В бухгалтерском учете затраты на модернизацию основных средств отражаются записью:

Д- 08 К- 10, 12, 16, 70, 68, 69

Включение затрат на модернизацию в стоимость объекта основных средств:

Д- 01 К- 08.

Способы проведения капитального ремонта

Порядок учета расходов по проведению ремонта основных средств зависит оттого, кем выполняются ремонтные работы. Существует два способа проведения ремонта основных средств: подрядный способ (ремонт производится силами сторонней организации) и хозяйственный способ (подразумевает выполнение ремонтных работ силами самой организации).

При выполнении ремонта хозяйственным способом:

1) Выполнены ремонтные работы силами цеха, где эксплуатируются основные средства

Д - 23, 25, 26, 29 К - 10, 70, 68, 69 и др.

2) Ремонт по всему предприятию выполнен специальным вспомогательным цехом

Д - 23 К - 10, 70, 68, 69 и др.

При подрядном способе выполнения ремонта:

1) На стоимость ремонта, выполненного подрядным способом, на основании счетов под­рядчиков составляется проводка:

Д – 23, 25, 26, 29 К - 60

2) Перечислена подрядчикам сумма средств за выполненный ремонт

Д – 60 К - 51.

1.4. Документальное оформление ремонта и модернизации основных средств.

Подготовка к ремонту. Составление сметы

Наиболее эффективно основные средства используются тогда, когда в организации существует система планово-предупредительного ремонта, направленная на систематическое и своевременное предохранение имущества от преждевременного износа и поддержание его в рабочем состоянии.

Перед ремонтом объекты основных средств обследуются специалистами и результаты осмотра, а также предложения и рекомендации об объемах и продолжительности намеченных работ передаются руководителю организации.

В случае необходимости проведения ремонтных работ составляется дефектная ведомость, куда заносятся все обнаруженные неисправности. Она используется для обоснования необходимости проведения ремонтных работ.

Форма дефектной ведомости официально не утверждена, поэтому она может быть разработана и утверждена организацией самостоятельно. В качестве дефектной ведомости можно использовать Акт о выявленных дефектах оборудования формы N ОС-16, который утвержден постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств".

В этом документе дают краткую характеристику основных узлов и агрегатов и описывают выявленные дефекты.

Текущий ремонт может проводиться в процессе эксплуатации ОС (например, автотранспорта, производственного оборудования) без его остановки на значительное время. Такой ремонт можно просто оформить актом выполненных работ с указанием перечня работ и использованных материалов, который в соответствии со ст. 753 ГК РФ подписывается обеими сторонами (заказчиком и подрядчиком).

Решение о проведении и характере ремонта или модернизации, вызывающих необходимость остановки ОС на длительное время (в основном это средние и капитальные ремонты), должно быть оформлено приказом руководителя организации.

Решение о проведении ремонта оформляется приказом руководителя.

Перед тем, как приступить к ремонту или модернизации назначается специальная комиссия, которая производит осмотр ОС, а также составляются график работ и соответствующая сметно-техническая документация.

При подготовке к ремонту или модернизации организациям следует обратить особое внимание на составление смет, чтобы смета, составленная на проведение капитального ремонта, не оказалась, по мнению ИФНС, сметой на достройку, или дооборудование, или реконструкцию, или техническое перевооружение. Это может привести к серьезным налоговым неприятностям и штрафным санкциям.

Ремонт и модернизация ОС могут производиться силами самой организации (хозяйственным способом) и силами другой специализированной организации (подрядным способом).

Если ремонт (модернизация) проводит специализированная организация, то с ней заключается договор на проведение ремонта или модернизации.

Обязательным приложением к договору должна быть смета, в которой указываются перечень необходимых работ и стоимость услуг подрядчика.

Наличие сметы обеспечивает выполнение требования документального оформления и обоснования затрат. Факт выявления принципиальных различий между дефектами, описанными в дефектной ведомости и смете, представленной подрядчиком, должен быть документально объяснен и оформлен соответствующими работниками организации-заказчика.

При хозяйственном способе ремонт (модернизация) может осуществляться либо специализированным подразделением, либо отдельными работниками организации. На основании дефектной ведомости также составляется смета, форма которой должна быть разработана и утверждена организацией самостоятельно. Смету может составить соответствующая техническая служба организации или сторонняя специализированная организация. В смете обычно отражаются все этапы работ, их стоимость и затраты труда, перечень и стоимость материалов, общая стоимость работ и другие показатели.

Передача ОС в ремонт или модернизацию

Отдельной унифицированной формы для передачи ОС в ремонт (модернизацию) не предусмотрено, поэтому такую передачу объекта структурному подразделению или подрядчику можно оформить накладной на внутреннее перемещение по форме N ОС-2 или актом приема-передачи по форме N ОС-1, ОС-1а (см. журнал "Новая бухгалтерия" N 1(7) за 2003 г.).

Если работы будут выполняться структурным подразделением организации только частично, то это также должно быть оформлено соответствующим документом (акт, приложение к дефектной ведомости). Специальной унифицированной формы для оформления передачи ОС в ремонт (модернизацию) Госкомстатом не утверждено. Поэтому организация может разработать форму самостоятельно.

При передаче ОС сторонней организации в разделе 1 акта по форме N ОС-1 отражаются основные характеристики объекта ОС на момент его передачи в ремонт или модернизацию, в том числе дата последнего капремонта, фактический срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации (с начала эксплуатации до даты передачи в ремонт или модернизацию), остаточная стоимость и т.д. В разделе 2 записывают первоначальную стоимость, срок полезного использования, способ начисления амортизации и ее норму. В разделе 3 дается краткая характеристика объекта ОС. Оформленный акт передается в бухгалтерию.

Прием ОС из ремонта (модернизации).

Для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств после окончания ремонта, модернизации необходимо применять Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств по форме N ОС-3.

Форма N ОС-3 имеет лицевую и оборотную стороны.

На лицевой стороне располагаются две таблицы. В первой таблице "Сведения о состоянии объектов основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию" указывают название основного средства, инвентарный, паспортный, заводской номера, срок эксплуатации, остаточную стоимость объекта. Во второй таблице приводят сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов основных средств. Заполняя форму, нужно четко разграничить ремонт и работы по реконструкции и модернизации.

На оборотной стороне формы N ОС-3 излагается заключение комиссии, которая проводила прием-передачу основного средства. Здесь приводятся сведения о полноте и качестве выполненных работ. Отдельно отражаются результаты испытания объекта после проведенных работ, а также дается характеристика изменениям, происшедшим в связи с ремонтными работами.

Акт по форме N ОС-3 является основанием для признания затрат на ремонт (модернизацию) в бухгалтерском и налоговом учете.

Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также исполнителем работ, в качестве которого могут выступать сторонние организации и физические лица (при подрядном способе выполнения работ) или вспомогательные и иные подразделения организации (при выполнении работ хозяйственным способом). В дальнейшем акт сдается в бухгалтерию, где подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

Если фирма сама проводила работы, то данный акт составляется в одном экземпляре работником того структурного подразделения, которое ответственно за приемку основных средств.

Если ремонт выполняла сторонняя организация, то акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается на предприятии, а второй передается фирме, проводившей ремонт.

Акт по форме N ОС-3 является основанием для отнесения затрат по модернизации на увеличение стоимости объекта ОС и (или) признания затрат на ремонт в составе текущих расходов.

По результатам проведенных работ в технический паспорт объекта основных средств вносятся необходимые изменения.

При ремонте (модернизации) автотранспортных средств следует помнить о необходимости внесения изменений номеров двигателей, кузова, шасси, цвета и т.п., являющихся основанием для регистрации в органах ГИБДД, в техническую документацию автомобиля (паспорт транспортного средства, свидетельство о регистрации). Данные вопросы регулируются приказом МВД России от 27.01.2003 N 59 "О порядке регистрации транспортных средств".

Записи в инвентарной карточке ОС

Сведения о каждом объекте ОС содержатся в инвентарных карточках по форме N ОС-6 (6а, 6б), которые составляются на каждый объект ОС при его приеме к бухгалтерскому учету. Согласно п. 68 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н, инвентарные карточки формы N ОС-6 для передаваемых в ремонт (или модернизацию) ОС рекомендовано собирать в отдельную группу под названием "Основные средства в ремонте (модернизации)".

При поступлении ОС из ремонта (модернизации) инвентарная карточка такого ОС возвращается из этой группы на место хранения. Все изменения, произошедшие в результате ремонта и модернизации, необходимо отразить в инвентарной карточке объекта по форме N ОС-6.

В разделе 1 инвентарной карточки нужно отразить сведения об объекте ОС на дату передачи (дату выпуска и последнего капремонта (модернизации), документ о вводе в эксплуатацию и т.д.). В графе 6 указывают срок, в течение которого объект эксплуатировался, а в графе 7 - начисленную за этот период амортизацию. Остаточная стоимость отражается в графе 8.

В разделах 5 и 6 надо указать сумму произведенных затрат отдельно на модернизацию и на ремонт.

Если внести новые записи в ранее оформленную инвентарную карточку затруднительно, то открывается новая инвентарная карточка с сохранением ранее присвоенного номера и отражением в ней показателей, характеризующих проведенные работы.