3.1. Облік адміністративних справ та матеріалів

Переглянувши інструктивні документи щодо обліку адміністративних справ та матеріалів в Оболонському районному суді я дізнався, що адміністративні справи, позовні заяви, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідній обліково-статистичній картці та в алфавітному покажчику адміністративних справ.

Для реєстрації та обліку адміністративних справ у суді встановлюється такий індекс:

„2-а” – адміністративні справи, адміністративні позови.

Адміністративна справа, позовна заява, подання про проведення позапланової перевірки, звернення органу внутрішніх справ, органу охорони державного кордону або Служби безпеки України про примусове видворення з України іноземця або особи без громадянства реєструються в день надходження до суду в обліково-статистичній картці на адміністративну справу та алфавітному покажчику адміністративних справ. В алфавітному покажчику адміністративних справ облік ведеться за кожним відповідачем. У разі об’єднання в одне провадження кількох вимог уноситься запис про дату об’єднання до відповідної обліково-статистичної картки.

Заява про забезпечення позову, доказів в адміністративних справах реєструється в журналі обліку заяв про забезпечення позову, доказів у адміністративних справах та в алфавітному покажчику адміністративних справ. До алфавітного покажчика адміністративних справ заносяться дані як про заявника, так і про особу, стосовно якої просять ужити запобіжних заходів.

Заява про перегляд у зв’язку з нововиявленими обставинами постанови або ухвали суду в адміністративній справі, що набрали законної сили, реєструється в обліково-статистичній картці на заяву про перегляд постанови (ухвали) в адміністративних справах за нововиявленими обставинами та в алфавітному покажчику адміністративних справ. Про надходження такої заяви робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці на справу, судове рішення в якій переглядається. Матеріали щодо розгляду таких заяв підшиваються до відповідної адміністративної справи і зберігаються в ній. У разі скасування судового рішення за нововиявленими обставинами у картці робиться відповідна відмітка.

Отже, заповнення обліково-статистичної картки на адміністративну справу є необхідною умовою при проходженні справи в суді. Відмітки до неї вносяться на кожному етапі, тобто при надходженні справи до суду вносяться загальні відомості про особу (ПІП, дата народження, місце його роботи ), визначається чи може ця справа проходити далі, якщо так то зазначається дата попереднього судового засідання, зміст позовних вимог, далі дата призначення судового розгляду, результат вирішення справи, зміст постанови, дата набрання постановою законної сили, а також відомості в разі подання апеляції чи касації. Тобто в обліково-статистичній картці містяться дуже важливі дані, які потребують подальшого зберігання, а в разі необхідності використання їх. Тому обліково-статистичні картки зберігаються в картотеках (ящиках) адміністративних справ відповідно до переліку індексів окремо від справ у порядку номерів таким чином, щоб останні номери розміщувалися в передній частині картотеки (ящика).