Вопрос 16 Архивный фонд рф

Архивный фонд Российской Федерации — совокупность документов,отражающих материальную и духовную жизнь ее народов,имеющих историческое, научное, социальное, экономическое,политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ.В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Напомним, что в состав ГАФ СССР входили документы,находящиеся только в государственной собственности. Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации АФ и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов — классификации и систематизации документов. Классификация — это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация — физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов. Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда.

Вопрос 43 Архивные описи

Архивная опись — это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Архивная опись выполняет три важнейшие функции: информационную, учетную, классификационную. Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках. Учетная функция описи состоит в указании количества единиц

хранения в фонде. Классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде.Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи. Как правило, архивные описи составляются еще в учреждениях.Но и в государственных архивах описи составляются при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

Вопрос 42 Архивные каталоги

Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Это дает исследователю широкие возможности для поиска информации. В отличие от архивной описи каталог: Во-первых, как правило, охватывает подавляющее большинство

фондов архива, потому что его структура не зависит от системы хранения документов. Во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одной единицы хранения, но и части документа, одного документа, группы документов, группы единиц хранения; в-третьих, в отличие от описи не является учетным справочником, т.е. он не служит для подсчета количества единиц хранения и документов; единственная его функция — информационный поиск; в-четвертых, если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.