Розділ 1. Проектування функціонального забезпечення

1.1 Дослідження предметної області (об'єкту), що автоматизується.

Однією з основних вимог, що ставляться до бухгалтерського обліку, є достовірність його показників. Проте в процесі зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей між фактичною наявністю і даними бухгалтерського обліку можуть виникнути розходження. У зв'язку з цим виникає об'єктивна взяти на облік можливі розходження між даними обліку і фактичною наявністю господарських засобів. Це досягається за допомогою інвентаризації.

Інвентаризація - один із найважливіших методів бухгалтерського обліку, яким забезпечуються перевірка і документальне підтвердження достовірності даних бухгалтерського обліку про наявність і стан матеріальних і нематеріальних активів, іншого майна, капіталу, інвестицій, розрахунків, резервів і зобов'язань.

На сьогоднішній день, в умовах стрімкого розвитку господарських відносин тема інвентаризації особливо актуальна.

Обов'язок проведення інвентаризації підприємствами, установами й організаціями всіх форм власності визначено ст. 10 Закону про бухоблік. Але при найретельнішому веденні обліку іноді виникають невідповідності його даних фактичній наявності активів та зобов'язань підприємства. Причин такої невідповідності може бути декілька:

• у момент складання первинного бухгалтерського документа, не завжди можливо відстежити, коли і в якому обсязі зменшиться кількість і погіршиться якість тих чи інших товарно-матеріальних цінностей внаслідок природного убутку, псування або взагалі крадіжки;

• при отриманні і відвантаженні, наприклад, досить часто допускаються різного роду помилки ;

• помилки, допущені як при заповненні первинних документів, так і при веденні самого обліку, халатність або намір самих матеріально відповідальних осіб або інших облікових працівників.

Основними завданнями інвентаризації матеріальних цінностей є:

а) виявлення фактичної наявності основних товарно-матеріальних цінностей,

б) установлення лишку або нестачі цінностей і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

в) виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделів, а також матеріальних цінностей, що не використовуються;

г) перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних фондів;

д) перевірка реальності вартості зарахованих на баланс товарно-матеріальних цінностей.

При автоматизації системи інвентаризації матеріальних цінностей на складі ми зможемо вирішити такі задачі як: облік та аналіз розходженнь між даними обліку і фактичною наявністю господарських засобів До даної системи повинні входити такі показники :

• кількість та сума надлишків матеріальних цінностей;

• кількість та сума нестач матеріальних цінностей;

• сума коштів по фактичним даним;

• сума коштів по даним бухгалтерського обліку.

Для організації системи необхідні первинні документи, в яких вказані данні про групи матеріалів, про матеріали, одиниці виміру; інформація про дані бухгалтерського обліку – «Бухгалтерська звітність», а також фактичні дані - «Звітність по інвентаризації».