5. Планирование разработки стандартов организации

5.1. Разработка, пересмотр и переиздание стандартов университета осуществляется на основании:

• приказов (распоряжений) ректора (проректора) университета;

• годовых планов по стандартизации деятельности.

5.2. Предложения от руководителей подразделений ИГХТУ по разработке СТУ на планируемый календарный год и по составу рабочих групп подаются в отдел ИОиМК.

5.3. В состав рабочих групп по разработке стандартов могут включаться представители кафедры, отдела, лаборатории, методической комиссии учебно-методического совета ИГХТУ и представители заинтересованных подразделений в области применения разрабатываемого стандарта. В каждой рабочей группе определяется руководитель группы и ответственный исполнитель.

5.4. Начальник отдела ИОиМК систематизирует предложения, разрабатывает проект годового плана по стандартизации (приложение 2), согласовывает его с руководителями соответствующих заинтересованных подразделений (проректорами, деканами, зав. кафедрами, руководителями отделов и т.д.).

5.5. План по стандартизации утверждается ректором университета и вводится в действие приказом. Проект приказа подготавливает начальник отдела ИОиМК

5.6. Утвержденный план по стандартизации размещается во внутренней электронной сети университета.

6. Разработка стандартов организации

6.1. Устанавливаются четыре этапа разработки стандартов университета:

• 1-ый этап – разработка проекта стандарта;

• 2-ой этап – представление ответственным исполнителем проекта стандарта на рабочей группе, обсуждение отзывов, редактирование проекта СТУ ответственным исполнителем с учетом замечаний и рекомендаций членов рабочей группы;

• 3-ий этап – согласование с членами рабочей группами и заинтересованными лицами, указанными в п.6.3.2 настоящего стандарта.

• 4-ый этап - утверждение СТУ.

СТУ-УД-002-2010

6.2. Разработка проекта стандарта

6.2.1. Проект стандарта разрабатывается ответственным исполнителем в соответствии с планом по стандартизации, требованиями МИ-СМК-4.2.01-2010 и настоящего стандарта.

6.2.2. При разработке проекта СТУ должны быть учтены нормативные документы вышестоящих организаций, достижения науки и техники, передовой опыт других вузов, а также имеющиеся нормативные документы в области стандартизации.

6.2.3. Требования, устанавливаемые стандартом не должны противоречить требованиям нормативных документов, а также отменять или изменять требования вышестоящих организаций.

6.2.4. Проект стандарта, подписанный ответственным исполнителем и руководителем рабочей группы, предоставляется ответственным исполнителем начальнику отдела ИОиМК для регистрации.

6.2.5. Начальник отдела ИОиМК регистрирует проект стандарта в «Журнале регистрации документов СМК » (приложение 3); и присваивает шифр (обозначение) в соответствии с требованиями раздела 9 МИ-СМК-4.2.01-2010.

6.2.6. Проект СТУ рассматривается на заседании рабочей группы или рассылается ответственным исполнителем членам рабочей группы для согласования и формирования отзывов, внесения предложений и рекомендаций.

6.2.7. Отзывы на проект стандарт представляются ответственному исполнителю в виде конкретных обоснованных замечаний и предложений по проекту стандарта в целом и по отдельным его пунктам на бумажных или электронных носителях.

6.2.8. Замечания должны быть краткими, четкими, обоснованными и не допускать различных толкований. При этом необходимо использовать слова: «предлагаю заменить», «дополнить», «предлагаю изложить в редакции», «исключить» и т.п. Допускается направлять замечания в виде исправлений текста проекта документа в электронном виде.

6.2.9. При наличии разногласий или замечаний по содержанию проект стандарта вместе с отзывами рассматривается на заседании рабочей группы. Решения заседания рабочей группы фиксируются протоколом.

6.2.10. На основании решений, принятых на заседании рабочей группы, составляется окончательная редакция стандарта.

6.2.11. Ответственный исполнитель и руководитель группы подписывают проект стандарта.

6.2.12. В случае, если разногласия остаются, окончательное решение принимает Представитель руководства по качеству.

6.3. Согласование проекта стандарта

6.3.1. Ответственный исполнитель должен обеспечить согласование стандарта с членами рабочей группы и другими заинтересованными лицами, указанными в п.6.3.2.

6.3.2. В лист согласования обязательно включаются:

СТУ-УД-002-2010

• представитель руководства по качеству – для всех проектов стандартов;

• начальник учебно-методического управления и проректор по учебной работе

– для проектов стандартов, касающихся учебной, методической и организационно-методической работы;

• заместитель проректора по научной работе и проректор по научной работе – для проектов стандартов, касающихся научно-исследовательской работы, учебно-исследовательской работы студентов, организационной работы;

• начальник отдела ИОиМК – для всех проектов стандартов – для проведения нормоконтроля;

• юрист – для всех проектов стандартов – для проверки соответствия законодательству Российской Федерации и нормативным документам вышестоящих организаций.

6.4. Введение в действие

6.4.1. Согласованный проект стандарта, а также файл с текстом стандарта передаются ответственным исполнителем начальнику отдела ИОиМК, который оформляет проект приказа на введение в действие стандарта в соответствии с приложением 4.

6.4.2. В преамбуле приказа приводится цель разработки и введения в действие стандарта. В приказ может быть включен перечень мероприятий, обеспечивающих выполнение требований стандарта с указанием сроков и исполнителей работ.

6.4.3. Согласованный проект стандарта вместе с проектом приказа на введение в действие СТУ предоставляется ректору университета на утверждение начальником отдела ИОиМК.

6.4.4. Отдел ИО и МК проставляет на титульном листе утвержденного оригинала стандарта под наименованием документа штамп синего цвета:

ОРИГИНАЛ

6.4.5. На первом листе оригинала проставляется дата введения стандарта в действие, определенная приказом ректора о введение СТУ в действие.

6.4.6. Информация о введении СТУ в действие отражается в «Журнале регистрации документов СМК».

6.4.7. Инструкции, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции вводятся в действие с момента их утверждения в установленном порядке.

6.4.8. Документы СМК третьего уровня, устанавливающие порядок работ, ответственность персонала внутри подразделений, утверждают руководители структурных подразделений.

6.5. Тиражирование стандарта

6.5.1. Издание стандартов и другой документации СМК осуществляет типография университета.

СТУ-УД-002-2010

6.5.2. Для тиражирования отдел ИОиМК оформляет макет документа с учетом раздела 7 МИ-СМК-4.2.01-2010.

6.5.3. Заказ на тиражирование документа оформляет начальник отдела ИОиМК после оформления «Листа рассылки» (приложение 5) совместно с ответственным исполнителем (разработчиком стандарта) и определением количества необходимых рабочих экземпляров.

6.5.4. Тираж экземпляров документа должен быть на 5-30 экземпляров больше (в зависимости от тиража), чем количество, определенное по «Листу рассылки». Дополнительные экземпляры используются отделом ИОиМК для выдачи вновь образованным подразделениям университета или взамен ветхих, утерянных документов.

6.6. Учет и рассылка

6.6.1. Учет и рассылку изданных стандартов осуществляет отдел ИОиМК.

6 .6.2. На каждом рабочем экземпляре СТУ на титульном листе под наименованием документа проставляется штамп синего цвета с указанием порядкового номера учетного экземпляра стандарта.

Рабочий экземпляр №

6.6.3. Пронумерованные рабочие экземпляры СТУ передаются руководителям подразделений (пользователям) под роспись в «Листе рассылки» (приложение 5), который хранится с оригиналом документа.

6.6.4. Рабочие экземпляры СТУ должны быть разосланы пользователям не менее, чем за 15 дней до даты введения стандарта в действие, определенной в приказе.

6.6.5. Электронные версии стандартов размещаются отделом ИОиМК на информационном портале университета. При этом название файла должно соответствовать наименованию документа.

6.6.6. Руководители подразделений обеспечивают ознакомление с документом персонала подразделений под роспись в «Листе ознакомления» (приложение 6).

6.6.7. В каждом подразделении ответственными лицами составляется список действующих документов СМК по форме, приведенной в приложении 7, который по мере необходимости уточняется.

6.6.8. Стандарты организаций, распределенные для выработки предложений, использования потребителями вне организации, а также в других целях, когда не предполагается управление изменениями, идентифицируются как неучтенные.

6.7. Хранение

6.7.1. Оригинал стандарта университета (на бумажном носителе и в электронном виде) хранится в отделе ИОиМК.

6.7.2. Ответственность за учет, хранение документов СМК, замену и изъятие устаревших документов, рассылку новых несут назначенные руководителем подразделения ответственные лица. Обязанности ответственных лиц должны быть установлены в должностных инструкциях

СТУ-УД-002-2010

или определены письменным распоряжением руководителя подразделения.

6.7.3. Порядок хранения документации и ответственность персонала устанавливаются в «Руководстве по менеджменту качества» и соответствующих стандартах организации.

6.7.4. Места хранения документации устанавливаются в подразделениях. Условия хранения документов СМК должны обеспечивать их сохранность от порчи или повреждений, а также легкий поиск и доступность для персонала.

6.7.5. Сроки хранения документации СМК устанавливаются в соответствии с требованиями «Руководства по менеджменту качества», стандартов организации. В случаях, когда срок хранения не установлен в соответствующих документах, то они хранятся не менее трех лет. Срок хранения документа после его отмены, если он не заменен новым, 1 год.

6.7.6. Доступ к документам разрешен только персоналу подразделений. Документация СМК является собственностью ИГХТУ. Доступ посторонних лиц к документации СМК допускается только с разрешения представителя руководства по качеству и руководителя структурного подразделения или вышестоящего руководства.

6.7.7. Устаревшие документы, оставленные в архиве свыше срока хранения для определенных целей, должны быть идентифицированы, и храниться в условиях, исключающих их использование в качестве действующих.