3.3. Организация работы системы электронных торгов

Процесс проведения электронных конкурсных торгов происходит в несколько этапов.

Этап 1. Приглашение к участию в торгах (рис. 14). Организаторы конкурса размещают объявления о проведении конкурсных торгов на официальном сайте Компании. Приглашение может также рассылаться поставщикам, зарегистрированным в базе данных поставщиков, которая будет пополняться в ходе торгов.

Рис. 14. Схема приглашения к участию в торгах

Этап 2. Разработка и размещение конкурсной документации по проведению торгов (рис. 15). Может по времени совпадать с первым этапом. С этого момента сервер закупок организует прием и контролирует прохождение поступающих от поставщиков запросов на разъяснение конкурсной документации. Выдав участнику конкурса квитанцию о приеме его вопроса, сервер отслеживает, чтобы конкурсная комиссия в отведенный срок ответила на поставленный вопрос. Разъяснения комиссии автоматически рассылается всем участникам конкурса.

Рис. 15. Схема разработки и размещения конкурсной документации

Размещение документации и прием вопросов от поставщиков в Интернете заметно ускоряет процедуру конкурсных торгов, оставляя поставщикам больше времени на содержательную подготовку конкурсных предложений.

Этап 3. Сбор поступающих от поставщиков заявок (рис. 16). На сервере закупок размещаются специально разработанные формы и программы для автоматизированного заполнения заявок на участие в конкурсе. При получении очередной заявки сервер оповещает об этом конкурсную комиссию, посылая оговоренный минимум информации о ней.

Рис. 16. Схема сбора поступающих от поставщиков заявок

Сервер может осуществлять закрытый контроль соответствия поступающих на конкурс заявок условиям, оговоренным в конкурсной документации. При этом, если заявка успешно прошла входной контроль, сервер высылает участнику конкурса по электронной почте квитанцию приема заявки. В противном случае адресату направляются соответствующие замечания.

Этап 4. Непосредственное проведение конкурса. В определенный условиями конкурса срок сервер закупок прекращает прием заявок и реализует процедуру «вскрытия конвертов», которая заключается в предоставлении конкурсной комиссии доступа к полным текстам заявок. Сервер закупок в момент вскрытия конвертов «оглашает» (т.е. публикует в Интернете и рассылает по почтовым адресам участников конкурса) всю информацию о составе участников конкурса и их предложениях.

Далее к работе приступает конкурсная комиссия. Поступившие заявки обрабатываются, проверяются на корректность, систематизируются. Данные о поставщиках размещаются в базе данных. Существенно ускорить работу конкурсной комиссии могут автоматизированные системы принятия решений на основе технологии экспертных систем, которые автоматически обработав параметры заявок поставщиков, выявят победителя конкурса.

Этап 5. Уведомление о результатах конкурса (рис. 17). Конкурсная комиссия посылает серверу закупок соответствующее уведомление.

Рис. 17. Схема уведомлений о результатах конкурса

Этап 6. Заключение контракта. Определив победителя, Компания заключает с ним контракт и контролирует его выполнение. На этом последнем этапе решается вопрос о компьютерной поддержке бизнес-процессов закупок. В рамках такой поддержки используется электронное заключение договоров с использованием технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП), электронная система взаиморасчетов, отслеживается выполнение заказов.

Программное обеспечение системы электронных торгов должно обеспечивать:

• создание, хранение и корректировку информации по планируемым и проведенным торгам, организациям-участникам, по их конкурсным предложениям (офертам), победителям, ценам (сметной, стартовой, предложенной и др.);

• учет внесенных претендентами задатков, оплаты организаторам торгов, лимитов финансирования, выполнения и оплаты заключенных по результатам торгов контрактов;

• автоматизированную оценку предложений претендентов на основании задаваемой конкурсной комиссией иерархической системы показателей и их приоритетов;

• выборку и обработку информации в различных разрезах (по датам, участникам, победителям, видам торгов, срокам выполнения контрактов, видам работ и другим показателям);

• подготовку отчетных форм по результатам торгов, форм для конкурсной комиссии и претендентов и других документов (документации предварительного отбора и конкурсной документации, внутренних приказов и распоряжений, извещений и уведомлений, различных протоколов и журналов регистрации, проект контракта);

• автоматизированный расчет экономических характеристик оферт (дисконтирование, график оплаты, и др.);

• взаимосвязи заключаемых контрактов с учетом процесса исполнения бюджета организации или компании;

• сбор и формализацию информации о потребностях подведомственных организатору торгов получателей (потребителей) в закупаемой продукции;

• сбор и формализацию информации о необходимой продукции и ее производителях (поставщиках);

• консолидацию заказа, т.е. объединение объемов одной и той же закупаемой продукции, необходимой различным подведомственным получателям для экономии бюджетных средств (из-за получения больших оптовых ценовых скидок).

Следует отметить также, что в случае возникновения разногласий каждый участник торгов может получить исчерпывающую объективную информацию, которая содержится на сервере закупок.