11.4. Регламентация разделения труда в организации

Необходимым условием совершенствования организации труда, производства и уп­равления является разработка и обязательное применение нормативных документов, регламентирующих деятельность подразделений и отдельных исполнителей. К их числу относятся положения о подразделениях и должностные инструкции работникам управления, карта исследования и проектирования трудового процесса исполнителей.

Деятельность структурных подразделений регламентиру­ется положениями, утверждаемыми руководителем организации. Положение о структурном подразделении представляет собой документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации его деятельности и определяющий роль и место подразделения в системе управления организацией. Положения призваны обеспечить четкое разграничение за­дач, функций, прав и ответственности органов управления, способствовать не только своевременному и полному выполне­нию подразделениями возложенных на них функций, но и обо­снованной оценке результатов их деятельности для принятия решения о моральном и материальном стимулировании под­разделений за достижение лучших показателей в работе.

При разработке положений следует учитывать ряд основ­ных требований:

• подготовка и утверждение положений для всех структур­ных подразделений осуществляются одновременно или по строго установленному графику;

• положения составляются по единой методике;

• положения должны быть конкретными;

• разработанные положения вводятся сроком на один год, по истечении которого они уточняются и утверждаются как по­стоянные;

• пересмотр положений осуществляется, как правило, при изменении содержания функций, закрепляемых за подразделе­нием, методов и средств их выполнения.

Составлению положений о подразделениях должно предше­ствовать изучение содержания и объема выполняемых ими функций. При осуществлении этой работы целесообразно про­вести сравнение фактически выполняемых подразделениями функций с обязанностями, закрепленными в ранее состав­ленных положениях, либо предусмотренными в других норма­тивных документах, регламентирующих деятельность этих подразделений. Кроме того, полезно изучить опыт организа­ции работы подобных подразделений на других организациях отрасли. Анализ деятельности подразделений осуществляется на ос­нове составления детального перечня выполняемых работ, изу­чения их трудоемкости и периодичности, порядка подготовки и представления необходимой информации в другие подраз­деления. Большую практическую помощь при составлении организациями положений о структурных подразделениях могут оказать типовые положения, имеющие как межотраслевой, так и отрасле­вой характер.

Исходным документом для его разработки является Устав организации, закрепляющий основные аспекты деятельности аппарата управления, его звеньев и отдельных работников.

«Положение о структурном подразделении» включает в себя несколько разделов.

Общая часть, в которой кратко определяется место, значение данного подразделения в общей системе управления организацией, указывается, в чьем непосредственном подчинении оно находится, должностное положение лиц, возглавляющих данное звено (в соответствии со штатным расписанием), порядок назначения и освобождения этих лиц от занимаемой должности; особенности деятельности подразделения.

Цели и задачи подразделения. В данном разделе формулируются цели и задачи звена, указывается конечный результат, для достижения которого оно создается.

Функции подразделения. В разделе устанавливается состав закрепляемых за звеном функций, необходимых для выполнения возложенных на него задач, а также указывается состав работников или групп работников, если они организационно обособлены. Чтобы избежать дублирования в работе связанных между собой подразделений, особое внимание обращается на разграничение функций между звеньями управления. Функции не следует отождествлять с задачами. Функции отражают содержание деятельности органа.

Права и ответственность звена. Устанавливают круг прав, необходимых для выполнения закрепленных за звеном функций. Права осуществляются руководителем звена и другими должностными лицами (в соответствии с распределением обязанностей). При этом следует разграничить права руководителя и его заместителя по руководству звеном управления. При предоставлении функциональным звеньям права решать вопросы, касающиеся работы производственных (линейных) звеньев (управляющий, бригадир и др.), права функциональных звеньев не должны ущемлять прав оперативных работников, иначе все указания работникам, например, отделения даются только через управляющего и т.д. Права, которыми наделено подразделение, не должны даваться другим подразделениям управления или вышестоящим должностным лицам, за исключением случаев, когда осуществление или неосуществление этих прав соответствующими подразделениями (звеньями, лицами) находится в противоречии с требованиями закона. Обязанности и права связаны с ответственностью за их исполнение. Под термином «ответственность» следует понимать конкретные показатели или дела, которые находятся в ведении данного звена и за выполнение которых оно отвечает.

Взаимоотношения службы с другими структурными подразделениями. В этом разделе указывают: круг лиц, с которыми оно связано в процессе оперативной работы. Во избежание параллелизма в работе необходимо взаимоотношения функциональных звеньев с линейными определять в Положениях о соответствующих линейных производственных и функциональных звеньях. Одновременно коротко формулируются права и обязанности, характеризующие взаимоотношения структурных звеньев по всем указанным выше направлениям; порядок получения и выдачи соответствующей плановой, технической, технологической и другой информации одному звена другому; порядок рассмотрения разногласий, которые могут возникнуть между звеньями в процессе работы.

Должностная инструкция определяет место и роль работника управления в системе управления организацией, основные задачи, обязанности, права и ответствен­ность за выполняемую работу. Правильно разработанные должностные инструкции способствуют улучшению организации управления, повышению эффективности и каче­ства работы, укреплению производственной и хозяйственной дисциплины.

Должностная инструкция работника управления может состоять из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.⁵

В общих положениях устанавливаются следующие: основные задачи работника, например, основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов; порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник; профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.); основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.

В разделе «Обязанности работника» указываются особенности, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы; требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий; порядок исполнения поручений; этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются, и т.д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных в должностной инструкции.

При разработке должностных инструкций рекомендуется руководствоваться квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.⁶ Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых включены в справочник, установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94. Обозначение наименования должностей в штатном расписании организации в соответствии с Классификатором имеет значение, например, в случае прохождение сертификации на соответствие стандартам ИСО серии 9000. Представленные в справочнике характеристики в организациях могут применяться как в качестве нормативных документов прямого действия, так и могут служить основой для разработки должностных инструкций. При необходимости обязанности, включённые в характеристику определённой должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В той же мере, обязанности, включённые в характеристику определённой должности, могут быть объединены в должностной инструкции одного исполнителя.

Трудовые функции исполнителей регламентируются, например, в Карте исследования и проектирования трудового процесса.

Первая часть карты – общие сведения. Они содержат: наименование цеха, участка, рабочего места; сведения об оборудовании и технической оснастке; сведения об исполнителе работ; тип производства; разряд работы; продолжительность операции; действующая норма времени.

Вторая часть карты – планировка рабочего места. Здесь представлена схема рабочего места, фиксируется положение средства, предмета труда в начале и в конце действия.

Третья часть карты – метод выполнения операций. Основная таблица этой части включает трудовые приёмы в порядке последовательности их выполнения; порядок выполнения приёмов в микроэлементах, выполняемых левой и правой руками, туловищем и ногами (по каждому микроэлементу проставляются обозначения факторов, коды и нормативная продолжительность); представлена расчётная норма времени на единицу изделия.

Документы организационного регламентирования призваны сыграть важную роль в организации труда работников, формализации его разделения и кооперации, способствовать наиболее целесообразной специализации работников, их чёткому взаимодействию, обеспечить на этой основе более высокие конечные результаты совместной деятельности.

Контрольные вопросы и задания

1. Выполнение каких работ относят к функции организации?

2. Охарактеризуйте понятие и сущность категории «организационная структура управления».

3. Дайте характеристику основных типов организационной структуры управления.

4. Раскройте сущность и содержание основных теоретических подходов построения организационных структур управления.

5. Какими методами осуществляют проектирование организационных структур управления?

6. Какие разделы содержит должностная инструкция?

7. Раскройте содержание карты исследования и проектирования трудового процесса.