- •Тверской государственный технический университет е.Е. Фомина Методические указания по выполнению курсовой работы по дисциплине «Информатика»
- •Раздел 1. Создание таблиц 9
- •Раздел 2. Создание форм 33
- •Раздел 3. Создание запросов 55
- •Раздел 4. Создание отчетов 72
- •4.1. Определение 72
- •Раздел 5. Создание макросов 86
- •Раздел 6. Оформление курсовой работы 91
- •Раздел 1. Создание таблиц
- •1.1. Общие сведения
- •1.2. Создание таблиц базы данных «Накладные»
- •1.2.1. Алгоритм создания таблицы «Справочник накладных»
- •1.2.2. Алгоритм создание таблицы «Справочник товаров»
- •1.2.3. Алгоритм создание таблицы «Продажа товара»
- •1.3. Установка связей между таблицами
- •1.4. Работа с данными в таблицах
- •1.4.1. Сортировка записей
- •1.4.2. Фильтрация записей
- •2.2.2. Создание многотабличных форм с помощью мастера
- •2.3. Создание вычисляемых полей на форме
- •2.3.1. Создание вычисляемого поля на подчиненной форме
- •2.3.2. Создание итоговых вычисляемых полей
- •2.3.3. Добавление управляющих объектов
- •Раздел 4. Создание отчетов
- •4.1. Определение
- •4.2. Создание отчетов
- •Раздел 5. Создание макросов
- •Раздел 6. Оформление курсовой работы
1.2. Создание таблиц базы данных «Накладные»
Рассмотрим процесс создания таблиц на примере базы данных «Накладные».
Структура базы данных представлена на рис. 1.4.
Таблица Таблица Таблица
«
1
(
1
м Дата Покупатель Адрес Телефон |
(ключ) № накладной
м Количество Стоимость |
(ключ) Товар Цена Единицы измерения |
Рис. 1.4. Схема базы данных «Накладные»
Создание базы данных рекомендуется начинать с создания таблиц, тип связи со стороны которых 1 – «Справочник товаров» и «Справочник накладных»
1.2.1. Алгоритм создания таблицы «Справочник накладных»
1. В окне базы данных Access активизируется объект Таблицы, в котором выбирается раздел Создание таблицы в режиме конструктора (рис. 1.1).
2. В появившемся окне конструктора в столбце Имя поля перечисляются все имена полей создаваемой таблицы, а также выбирается их тип (рис. 1.5). Для каждого поля определяются его свойства.
Рис. 1.5. Поля таблицы «Справочник накладных»
Комментарии к выбору типов данных.
▪ Поле № накладной будет содержать номера выписанных накладных. Так как номер каждой накладной уникальный в пределах базы данных, во избежание путаницы рекомендуется определить тип поля Счетчик. Тогда номер накладной будет генерироваться автоматически, а их повторение будет исключено.
▪ Для поля Телефон выбран тип данных текстовый, так как в его записи будут присутствовать символы «-», например, 32-56-78.
Ниже описаны свойства каждого поля.
2.1. Свойства поля № накладной (рис. 1.6).
Рис. 1.6. Свойства поля № накладной
Для поля можно изменить свойство Подпись, чтобы при работе с таблицей в заголовке столбца был текст «Номер накладной» отличный от названия столбца «№ накладной».
2.2. Свойства поля Дата (рис. 1.7)
а)
б)
в)
г)
Рис. 1.7. Свойства поля Дата
а). Поле будет содержать даты, которые вводятся в привычном для пользователя формате: число.месяц.год (например, 12.12.2009).
Для поля Дата удобно задать маску ввода, т.е. шаблон по которому пользователь будет вводить данные. В данном случае удобно, что шаблон имел вид: 2 2.2 2.2 2 2 2 – две первые цифры для дня, последующие две цифры для месяца, четыре цифры для года.
Для создания маски ввода в строке Маска ввода необходимо нажать кнопку , и в появившемся диалогом окне Создание масок ввода выбрать маску Краткий формат даты (рис. 1.8). Далее нажать кнопку Готово.
Рис. 1.8. Создание масок ввода
б). В строке Условие на значение установлено ограничение по вводу данных: в таблицу нельзя будет ввести накладные с датой выписки ранее 01.01.2000.
в). В строке Сообщение об ошибке записан текст, который будет появляться на экране, если в поле будут введены данные, не удовлетворяющие условию на значение, т.е. если будет введена дата ранее 01.01.2000.
г). В строке Обязательное поле рекомендуется выбрать Да, т.е. поле обязательно должно быть заполнено пользователем.
2.3. Свойства поля Покупатель (рис. 1.9)
а)
б)
Рис. 1.9. Свойства поля Покупатель
а). В свойстве Размер поля устанавливается максимальное количество вводимых символов.
б). В строке Обязательное поле рекомендуется выбрать Да, т.е. поле обязательно должно быть заполнено пользователем.
2.4. Свойства поля Адрес (рис. 1.10)
Рис. 1.10. Свойства поля Адрес
а). В свойстве Размер поля устанавливается максимальное количество вводимых символов.
б). В строке Обязательное поле можно установить Нет, т.е. поле заполнять не обязательно.
2.5. Свойства поля Телефон (рис. 1.11)
а)
в)
б)
Рис. 1.11. Свойства поля Телефон
а). В свойстве Размер поля устанавливается максимальное количество вводимых символов – 8, где 6 символов отводится для цифр, а два символа для «-».
б). Для телефона удобно задать Маску ввода следующего вида:
2 2 — 2 2 — 2 2
две цифры - две цифры - две цифры, например 40-55-89.
Создание пользовательских масок ввода
Для создания маски ввода в строке Маска ввода необходимо нажать кнопку . В окне Создание масок ввода среди масок нет ни одной, которая соответствует условию (рис. 1.12). Поэтому необходимо выбрать одну из представленных масок и нажать кнопку Список.
В диалоговом окне Настройка масок ввода (рис. 1.13) задается:
Описание маски: телефон,
Маска ввода: 99-99-99 (описание символов, используемых в маске вода представлено в табл. 3),
Образец данных: пример данных, которые будут содержаться в поле.
После заполнения всех окон нажимается кнопка Закрыть. Далее в диалоговом окне Создание масок ввода нажимается кнопка Готово.
Рис. 1.12. Создание масок ввода Рис. 1.13. Настройка маски ввода
Таблица 3. Символы, используемые в масках ввода
Символ |
Описание |
Пример |
0 |
Данный символ в маске ввода указывает на то, что при вводе данных на его месте должна стоять цифра от 0 до 9, ввод которой обязателен |
Маска ввода для поля телефон: 0 (000) 00-00-00 Заполнение: 8 (495) 12-89-25 |
Продолжение табл. 3
Символ |
Описание |
Пример |
9 |
Данный символ в маске ввода указывает на то, что при вводе данных на его месте может стоять цифра от 0 до 9 или пробел ввод, которых необязателен |
Маска ввода для поля телефон: 9 (999) 00-00-00 Заполнение: 8 (495) 12-89-25 ( ) 12-89-25 |
# |
Данный символ в маске ввода указывает на то, что при вводе данных на его месте может стоять цифра, пробел или знаки + или —, ввод которых необязателен |
Маска ввода для поля температура: #999 Заполнение: —25 +25
|
L |
Данный символ в маске ввода указывает на то, что при вводе данных на его месте будет стоять буква (от A до Z или от А до Я), ввод которой обязателен |
Маска ввода для поля код продукции: L-000-LL Заполнение: М-122-ДЛ |
? |
Данный символ в маске ввода указывает на то, что при вводе данных на его месте будет стоять буква (от A до Z или от А до Я), ввод которой не обязателен |
Маска ввода для поля код продукции: L-000-LL Заполнение: М-122-ДЛ Н-125- |
А |
Данный символ в маске ввода указывает на то, что при вводе данных на его месте будет стоять буква или цифра, ввод которой обязателен |
Маска ввода для поля номер автомобиля: LLLLLL Заполнение: М122ДЛ
|
а |
Данный символ в маске ввода указывает на то, что при вводе данных на его месте будет стоять буква или цифра, ввод которой необязателен |
Маска ввода для поля код продукции: а-999-аа Заполнение: М-122-Д1 М-122-122 2-123 |
& |
Данный символ в маске ввода указывает на то, что при вводе данных на его месте будет стоять любой знак или пробел, ввод которого обязателен |
Маска ввода: &&& Заполнение: 6TД 6 Л Е66 |
Окончание табл. 3
Символ |
Описание |
Пример |
С |
Данный символ в маске ввода указывает на то, что при вводе данных на его месте будет стоять любой знак или пробел, ввод которого необязателен |
Маска ввода: &&& Заполнение: 6TД 6 Л Е6 |
< (>) |
Указывает перевод всех следующих знаков на нижний (верхний) регистр |
Маска ввода для фамилии (фамилия может содержать до 20 символов): >L<??????????????????? При заполнении поля фамилия первая буква будет заглавной, а остальные строчные, не зависимо от того, на каком регистре осуществлялся ввод фамилии. |
! |
Указывает заполнение маски ввода справа налево, а не слева направо. Заполнение маски знаками всегда происходит слева направо. Восклицательный знак в маске ввода можно помещать в любую позицию |
|
в). Для телефона можно установить формат поля – номера телефонов будут отображаться синим цветом, а если телефон отсутствует, то будет выведено «нет» красным цветом.
Для этого в строке формат поля записывается формат:
@ @-@@-@@[Синий];”нет”[Красный]
формат для номера формат для текста
Примечание:
@ - ввод символа обязателен,
& - ввод символа не обязателен.
г). В строке Обязательное поле рекомендуется выбрать Нет, т.е. поле заполнять не обязательно, т.к. телефона у покупателя может не быть.
3. Поле № накладной определяется как ключевое. Для этого его необходимо выделить и на панели инструментов нажать кнопку .