- •2. Документ, его признаки и свойства.
- •3. Функции документа.
- •4. Делопроизводство и его составные части.
- •5. Нормативно- методическая база доу.
- •6. Государственная система доу.
- •7. Унифицированные системы документации.
- •8. Системы документации организации.
- •9. Система организационно-правовой документации (сопд)
- •10. Система плановой документации (спд)
- •11. Система распорядительной документации (срд)
- •12. Система договорной документации (сдд)
- •13. Система отчетной документации (сод)
- •14. Система информационно-справочной документации (сисд)
- •15. Система документации обеспечивающего типа (сдоп)
- •16. Банки и требования к ним.
- •17. Состав и оформление реквизитов.
- •18. Основные правила оформления различных видов документов.
- •19. Составление и оформление организационно- распорядительных документов.
- •20. Составление и оформление информационно-справочных документов.
- •21. Деловая переписка организации.
- •22. Составление и оформление деловых писем.
- •23. Требования к тексту служебных документов.
- •24. Организация документооборота.
- •25. Регистрация и контроль сроков исполнения документов.
- •26. Составление и оформление номенклатуры дел.
- •27. Формирование и оформление дел.
- •28. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве.
- •29. Сдача документов в архив.
- •30. Современные информационные технологии создания документов и автоматизация документооборота.
25. Регистрация и контроль сроков исполнения документов.
Регистрация - фиксация факта получения или создания документа путем присвоения ему порядкового номера (индекса), даты и записи необходимых и достаточных сведений в специальных регистрационных формах. Регистрация документа - "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения"[1]. Регистрация - основа информационно-поисковой системы (ИПС) организации.
Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов. Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. Если документ зарегистрирован службой ДОУ, в структурном подразделении он регистрироваться не должен. Если документ будет зарегистрирован в структурном подразделении (например, финансовые документы), служба ДОУ его регистрировать не должна.
Контроль за исполнением документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Контроль можно разделить на два вида:
контроль по существу решения вопроса — осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь.
Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.
Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:
фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;
проверка доведения документа до исполнителя в срок;
напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;
внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;
информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;
внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);
составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.
На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.
Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Сроки исполнения документов могут быть:
типовые;
индивидуальные.
Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.
Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.
Исполнение документов, с длительным сроком исполнения
Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.
В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.
Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.
Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.).
Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.
Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.
Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.