22. Составление и оформление деловых писем.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем. -Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу. -Письмо-заявление об уходе. -Рекомендательное письмо. -Письмо-отказ. -Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.). -Письмо-напоминание. -Письмо-уведомление. -Письмо-благодарность.

23. Требования к тексту служебных документов.

При составлении и оформлении документов используют официально- деловой стиль языка. Характерной особенность официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении.

Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещение деловой информации с элементами публикации.

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям:

-краткость и компактность изложения официального материала

-точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов

-нейтральный тон изложения.

24. Организация документооборота.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Главное правило организации документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. В пределах отдельно взятой организации осуществляется разработка инструкций по делопроизводству.

Документооборот любой организации делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Для каждого документопотока характерно определенное направление движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению движения и отношению к управленческому аппарату.

Документооборот (электронный документооборот) - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Система электронного документооборота также контролирует выполнение работ с документами и обеспечивает защиту от несанкционированного доступа.

Документооборот - это один из инструментов управления предприятием, служащий для обмена электронной информацией как внутри предприятия (между сотрудниками предприятия), так и с внешними контрагентами.

Существует также такое понятие, как "делопроизводство", которое часто используют как синоним термина "документооборот", однако их следует разделять. Делопроизводство — это комплекс мероприятий в организации по документационному обеспечению управления. Термином "документооборот" же, в свою очередь, описывается движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

Документооборот в организации может быть как централизованным, так и представленным на уровне конкретных подразделений. В централизованном документообороте рассматривают три основных типа документов: входящие (от внешних контрагентов), исходящие (из подразделений) и внутренние (для рассылки внутри организации).

Выделяют ряд основных этапов документооборота:

• Составление документа (при совершении хозяйственной операции)

• Передача в бухгалтерию

• Проверка принятых документов бухгалтером

• Таксировка, группировка и котировка документа в бухгалтерии

• Сдача на хранение в архив (последняя стадия жизненного цикла документа в рамках документооборота)

Обязанности исполнителя по подготовке документов складываются из:

-подготовки проекта документа.

-его согласование.

-перепечатка.

-подписание( утверждение).

-регистрация.

-отправка.