7. Проверка наличия документов, дел и носителей информации

Процедура подготовки месячной, квартальной и годовой проверки:

а) составление рабочих планов, планов-графиков проверок;

б) формирование и утверждение состава сотрудников для осуществления проверки;

в) при наличии автоматизированного учета документов распечатка за проверяемый период времени на бумажном носителе по каждому участку службы конфиденциальной документации:

• электронной валовой описи конфиденциальных документов и (или) электронной описи (контрольного журнала) учетных карточек документов;

• электронной описи массива подлинников электронных документов, находящихся в компьютере участка;

• электронной описи магнитных носителей (дискет, дисков и т.п.), информация с которых не подлежит переносу в массив электронных документов компьютера участка;

• электронной описи магнитных носителей со страховыми и резервными копиями всех электронных документов участка (внесенных в компьютер или хранящихся на магнитных носителях отдельно от компьютера);

• электронной описи архивных магнитных носителей, содержащих электронные документы временного срока хранения;

• электронной описи бумажных документов, перенесенных в электронный массив компьютера участка или перенесенных на магнитный носитель, хранящийся отдельно от компьютера;

• электронной описи рабочих магнитных носителей, предназначенных, например, для промежуточного хранения документов, поступивших по электронной почте;

• электронной описи документов, дел и носителей, выданных исполнителям, в том числе по каналу защищенной компьютерной связи;

• при необходимости — электронных экземпляров номенклатуры дел и журнала учета законченных производством дел, картотек и журналов.

г) при наличии автоматизированного учета документов распечатка за проверяемый период времени на бумажном носителей по каждому исполнителю:

• электронной описи документов, находящихся у исполнителя (бумажных, на магнитном носителе и документов, переданных полиции защищенной компьютерной связи), учтенных носителей информации;

• электронной описи массива копий электронных документов, переданных по линии связи или введенных с дискеты и находящихся в компьютере исполнителя, а также документов, составляемых (изготовляемых) исполнителем на компьютере;

• электронной описи рабочих магнитных носителей информации, предназначенных для ежедневной перезаписи массива конфиденциальной информации, находящейся в компьютере исполнителя, и сдачи в службу конфиденциальной документации;

• электронной описи магнитных носителей с документами, не подлежащими переносу в электронный массив компьютера исполнителя (поступившими, изданными, переданными для согласования и т.п.);

• электронной описи учтенных чистых магнитных носителей.

д) заверение бумажных экземпляров описей росписью руководителя участка;

е) распределение (группировка) бумажных экземпляров учетных карточек документов по указанным выше описям;

ж) объединение бумажных экземпляров описей, составленных на разных участках в разрезе исполнителей, в единый блок по каждому исполнителю;

з) передача подготовленных материалов председателю проверочной комиссии под роспись в передаточном журнале;

и) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи руководителя участка.

Выполнение операций процедуры ведения проверки на участке службы конфиденциальной документации:

а) проверка соответствия учетных данных в бумажных экземплярах учетных карточек и бумажных экземплярах распечатанных описей;

^{\ б) проверка соответствия учетных данных документа и данных на него, указанных в бумажных экземплярах учетных форм;}

^{в) проверка правомерности внесения различных отметок в учетные формы, наличия двух росписей (электронных подписей), а также номеров и дат оправдательных документов на отправку, перевод на другой вид учета, уничтожение документа в целом или его части;}

^{г) установление количества изготовленных и фактического наличия экземпляров и листов документа, страховых, рабочих и резервных копий электронного документа;}

^{д) полистный просмотр электронных документов в массиве компьютера и на магнитных носителях, хранимых отдельно от ЭВМ, установление сохранности и комплектности документов, соответствия их состава учетной карточке (описи) носителя, отсутствия несанкционированных копий и правильности оформления процесса уничтожения электронных документов и магнитных носителей;}

^{е) обнаружение по описям (контрольному журналу) и учетным карточкам отсутствующих или не представленных к проверке документов, розыск документов (экземпляров, листов документа, приложений и т.п.);}

^{ж) проверка правильности ведения всех традиционных и электронных учетных форм, описей, своевременности и правильности внесения в них необходимых текущих записей, отметок и росписей (электронных подписей);}

^{з) проверка наличия и оформления дел, их соответствия номенклатуре дел, правильности выполнения процедуры закрытия дел и регистрации в журнале учета законченных производством дел, картотек и журналов; проверка наличия и регистрации учетных картотек и журналов;}

^{и) проверка правильности работы сотрудников участка с бумажными и электронными документами, носителями информации всех типов, правильности хранения документов, дел и носителей, правильности работы с информацией и документами, находящимися в компьютере.}

^{Выполнение операций процедуры ведения проверки на рабочих местах исполнителей:}

^{а) проверка наличия в рабочей папке (спецчемодане), сейфе и компьютере исполнителя документов, числящихся за исполнителем по всем видам учета независимо от сроков регистрации документов;}

^{б) проверка соответствия данных документа данным на него, указанных в бумажном экземпляре учетной карточки, а также данным в соответствующей описи, проверка отсутствия у исполнителя документов, не указанных в описи;}

^{' в) полистный просмотр бумажных документов и дел, проверка сохранности всех элементов документа;}

^{г) полистный просмотр электронных документов в массиве компьютера и на магнитных носителях, хранимых отдельно от ЭВМ, установление сохранности и комплектности документов, соответствия их состава учетной карточке (описи) носителя, отсутствия несанкционированных копий и незарегистрированных документов, правильности оформления процесса уничтожения копий электронных документов и магнитных носителей;}

^{д) проверка правильности ведения записей и допечаток во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, соответствия состава документов внутренней описи и описи, составленной на участках службы документации;}

^{е) обнаружение по описям и учетным карточкам документов и носителей информации, не представленных исполнителем к проверке, розыск документов (экземпляров, листов, приложений и т.п.);}

^{ж) проверка правильности работы исполнителя с бумажными и электронными документами, носителями информации всех типов, правильности хранения документов в рабочее время, своевременности и полноты сдачи их по окончании рабочего дня на хранение в службу конфиденциальной документации, правильности работы с информацией, находящейся в компьютере;}

^{з) проверка наличия необходимых условий для работы с конфиденциальной информацией и документами на рабочем месте исполнителя (оборудование рабочего места).}

^{Процедура оформления и анализа результатов проверки:}

^{а) внесение отметок о проведении проверки на участке службы конфиденциальной документации в электронные и бумажные экземпляры учетных карточек документов и носителей информации, номенклатуру дел и журнал учета законченных Производством дел, картотек и журналов;}

^{б) составление, подписание и утверждение акта проверки наличия документов на участках службы документации;}

^{в) фиксирование результатов проверки наличия документов у исполнителей в специальном журнале службы конфиденциальной документации;}

^{г) сдача председателем комиссии полученных ранее бумажных экземпляров электронных описей, контрольных журналов и учетных карточек на соответствующие участки службы конфиденциальной документации по передаточному журналу;}

^{д) помещение учетных карточек и контрольных журналов в места их хранения;}

^{е) уничтожение по акту бумажных экземпляров электронных описей;}

^{ж) анализ результатов проведенной проверки наличия документов и выполнения всеми сотрудниками правил работы с конфиденциальными документами, выработка предложений по совершенствованию организации и технологии обработки и хранения документов;}

^{з) проведение служебного расследования по обнаруженным фактам отсутствия документов, дел и носителей информации, экземпляров, листов и других элементов документа;}

^{и) информирование руководства предприятия о результатах проведенной проверки и разработанных мерах совершенствования работы с конфиденциальными документами;}

^{к) установление сроков ликвидации выявленных недостатков в работе с документами и необходимости проведения повторной проверки.}