6. Учет подготовленных конфиденциальных документов

Процедура получения учетной карточки с участка изготовления конфиденциальных документов:

При традиционной регистрации документов:

а) получение с участка изготовления документов учетных карточек основного документа и приложений;

б) проверка правильности оформления карточки и наличия росписи исполнителя;

в) совместно с сотрудником участка изготовления документов уничтожение перепечатанных листов документа, внесение отметки об уничтожении в карточку;

г) роспись за получение карточки в журнале учета карточек участка изготовления документов;

д) регистрация карточки в контрольном журнале участка изданных документов с указанием фамилии исполнителя, у которого находится документ (в зависимости от технологии — новый номер проекту документа может не присваиваться, а карточка регистрируется в контрольном журнале за единым номером двух участков, но при обязательном наличии последовательности этих номеров в журнале);

е) включение учетной карточки в картотеку “За исполнителями”.

При автоматизированной регистрации документов:

а) получение с участка изготовления документов электронной карточки документа (по линии защищенной компьютерной связи или на дискете) и бумажного экземпляра этой карточки;

б) проверка правильности оформления карточки и наличия росписи исполнителя в бумажном экземпляре карточки;

в) совместно с сотрудником участка изготовления документов уничтожение перепечатанных листов документа, внесение отметки об уничтожении в экземпляры карточки, проставление росписей в бумажном экземпляре;

г) роспись сотрудника участка изданных документов за получение карточки в передаточном журнале и проставление электронной подписи в электронной описи учетных карточек участка изготовления документов;

д) регистрация карточки — внесение записи о полученной учетной карточке в электронную опись учетных карточек участка изданных документов, с указанием фамилии исполнителя, у которого находится документ (новый номер документу не присваивается, сохраняется единый порядковый номер, полученный документом при его изготовлении);

е) внесение сведений о документе в электронную опись документов, выданных конкретным исполнителям;

ж) включение электронной учетной карточки в рабочий массив базы данных компьютера, бумажного экземпляра — в страховую картотеку;

з) уничтожение информации на дискете, если она использовалась для передачи электронной карточки документа на данный участок, внесение соответствующей отметки в электронный и бумажный экземпляры учетной карточки носителя (опись документов носителя);

и) внесение в машинный журнал (протокол) участка изданных документов сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника участка.

Процедура получения документа от исполнителя:

а) получение от исполнителя подписанного руководителем документа или (и) сопроводительного письма к нему (традиционного на бумажном основе или электронного па дискете или переданного полиции защищенной компьютерной связи) и всех конфиденциальных материалов, относящихся к этому документу (в том числе входящего документа, черновика подготовленного документа и т.п.);

б) автоматическая запись документа, поступившего по защищенной линии компьютерной связи, на учтенную дискету;

в) проверка соответствия учетных данных па документе, в приложениях и учетных карточках, проверка правильности оформления реквизитов, комплектности и полноты Документа;

г) проверка соответствия учетных данных черновика записи в учетной карточке документа;

д) проверка реального 11аличия документа на дискете и отсутствия там других документов и записей, соответствия документа сведениям, внесенным в электронную учетную карточку (опись) носителя и бумажный экземпляр этой карточки, заверенный исполнителем; внесение отметки о проверке в бумажный экземпляр карточки (описи), заверенной росписью сотрудника участка;

е) внесение отметки о получении документа в традиционную или электронную учетную карточку, допечатка на принтере отметки о получении документа в бумажный экземпляр электронной карточки;

ж) роспись сотрудника участка за получение документа в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре электронной карточки;

з) направление исполнителю по линии защищенной компьютерной связи копии электронной карточки переданного документа с электронной подписью сотрудника участка за получение документа;

и) уничтожение черновика подготовленного документа, внесение отметки об уничтожении в традиционную или электронную учетную карточку, допечатка отметки в бумажный экземпляр электронной карточки и проставление росписей исполнителя и сотрудника участка;

к) уничтожение дискеты с записью информации черновика, внесение отметки об уничтожении в бумажный экземпляр учетной карточки (опись) носителя, заверение отметки росписями исполнителя и сотрудника участка; передача карточки на участок документов предварительного учета или инвентарный участок;

л) проставление отметки об уничтожении черновика на копии документа, подшиваемой вдело;

м) роспись сотрудника участка за получение документа и всех материалов во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

н) автоматическое внесение в электронную опись массива документов компьютера исполнителя и электронную опись документов участка, находящихся у конкретных исполнителей, отметки о списании документов, полученных от исполнителя;

о) изготовление на учтенной дискете страховой копии документа, записанного на дискете, и распечатка на принтере ЭВМ двух экземпляров копии сопроводительного письма при изготовлении его на дискете, заверение копий;

п) проставление в бланке документа (или сопроводительного письма) даты издания (подписания) и индекса (исходящего учетного номера по контрольному журналу или электронной описи участка с добавлением предусмотренных технологией поисковых обозначений) отправляемого документа; проставление тех же сведений на бумажной копии отправляемого документа или сопроводительного письма;

р) дополнение учетного номера изданного внутреннего (распорядительного, организационного, протокола и т.д.) документа очередным порядковым номером традиционной регистрации каждого отдельного вида документа или индексом дела, в котором будет храниться документ;

с) передача отправляемого документа для подготовки к отправке; помещение страховой копии документа на дискете в ячейку места хранения;

т) систематизация внутренних документов и подготовка их к передаче на исполнение;

у) внесение отметки о новом местонахождении документа в контрольный журнал (при традиционной регистрации) или в электронную опись учетных карточек участка;

ф) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника участка.

Процедура получения документов с других участков службы конфиденциальной документации:

а) получение традиционного или электронного (на дискете или полиции защищенной связи) документа с соответствующего участка службы конфиденциальной документации;

б) автоматическая запись документа, поступившего по линии защищенной компьютерной связи, на учтенную дискету;

в) получение при необходимости вместе с документом традиционного сопроводительного письма;

г) получение вместе с документом традиционной или бумажного аналога электронной учетной карточки; при наличии защищенной линии компьютерной связи — получение копии электронной карточки;

д) проверка наличия разрешения полномочного руководителя на отправку документа;

е) выполнение проверочных и сравнительных действий с документом, сопроводительным письмом и учетными формами; проверка реального наличия документа на дискете и отсутствия на ней других неучтенных документов, проверка наличия необходимой отметки и росписи в электронном и бумажном экземплярах учетной карточки (описи);

ж) роспись за получение документа и учетной карточки в передаточном журнале (при передаче документа по линии защищенной связи — проставление электронной подписи в электронной карточке и возвращение ее в компьютер соответствующего участка);

з) автоматическое внесение отметки о необходимости уничтожения копии документа в электронную опись массива электронных документов, находящихся в компьютере участка, с которого поступил документ по линии связи;

и) распечатка на принтере ЭВМ двух экземпляров копии сопроводительного письма, изготовленного на дискете, содержащей сам документ; заверение копий;

к) оформление бланка документа или сопроводительного письма;

л) передача отправляемого документа для подготовки к отправке;

м) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника участка.

Процедура передачи изданных внутренних документов на рассмотрение, исполнение и другие участки службы конфиденциальной документации:

 

При традиционной регистрации документов:

А) Выдача документа исполнителю:

а) выдача документа соответствующему исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного (изданного) документа;

б) внесение фамилии исполнителя в контрольный журнал;

в) включение учетной карточки в картотеку “За исполнителями”;

Б) Возвращение документа от исполнителя:

а) проверка целостности и комплектности документа, наличие отметки об исполнении;

б) роспись сотрудника участка за получение документа в учетной карточке документа и внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

в) передача документа по назначению (на другой участок службы конфиденциальной документации).

В) Передача документов на другие участки службы конфиденциальной документации:

а) внесение сведений о документе в передаточный журнал;

б) передача документа вместе с учетной карточкой сотруднику соответствующего участка под роспись в передаточном журнале;

в) внесение в контрольный журнал участка изданных документов отметки о новом местонахождении документа;

г) получение от сотрудника соответствующего участка учетной карточки с отметкой о выполненных действиях с документом;

д) роспись за полученную карточку в передаточном журнале;

е) проверка заполнения всех необходимых граф (позиций) карточки и включение ее в отработанную картотеку (справочную картотеку исполненных документов).

При автоматизированной регистрации документов:

А) Передача документа исполнителю:

а) внесение отметки в электронную учетную карточку о выдаче традиционного или электронного документа исполнителю;

б) допечатка на принтере в бумажный экземпляр электронной учетной карточки сделанной отметки;

в) при выдаче документа на дискете — проверка сведений, записанных в электронной учетной карточке на дискете, проверка комплектности документа И отсутствия на дискете неучтенных документов, внесение отметки в бумажный экземпляр учетной карточки (описи) носителя, роспись сотрудника участка и исполнителя;

г) копирование дискеты на чистый учтенный страховой (резервный) магнитный носитель, внесение необходимых сведений и росписей сотрудника участка и исполнителя в электронный и бумажный экземпляры учетной карточки (описи) этого носителя;

д) автоматическое внесение отметки о новом местонахождении документа в электронную опись карточек участка изданных документов;

е) автоматическое внесение в электронную опись документов, выданных конкретным исполнителям, записи о выдаче документа, допечатка в традиционную внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя, сведений о выданном документе;

ж) выдача документа исполнителю под роспись в бумажном экземпляре •электронной учетной карточки;

з) включение бумажного экземпляра учетной карточки в страховую картотеку участка; помещение страховой копии документа на дискете в ячейку места хранения;

и) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника участка.

Б) Передача исполнителю электронной копии документа по каналу защищенной связи:

а) изготовление копии документа на учтенной страховой (резервной) дискете, внесение необходимых сведений и подписи сотрудника участка в электронный и бумажный экземпляры учетной карточки (описи) носителя, помещение дискеты в ячейку места хранения;

б) внесение отметки о передаче документа исполнителю в электронную учетную карточку подготовленного (изданного) документа;

в) передача электронной учетной карточки исполнителю по каналу защищенной компьютерной связи;

г) внесение исполнителем в электронную учетную карточку электронной подписи за передаваемый ему документ и возвращение карточки в компьютер участка изданных документов;

д) автоматическое внесение отметки о передаче нового документа в электронную опись массива документов компьютера исполнителя;

е) передача копии электронного документа и копии электронной учетной карточки в базу данных компьютера исполнителя;

ж) автоматическое внесение отметки о местонахождении электронной копии документа в электронные описи учетных карточек и массива электронных документов участка изданных документов, внесение отметки в подлинник электронного документа; заверение всех отметок электронными подписями сотрудника участка;

з) автоматическое внесение сведений о переданном документе в электронную опись документов участка, выданных конкретным исполнителям;

и) внесение исполнителем записи (рукописным способом или с помощью принтера) во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;

к) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника участка.

В) Возвращение документа от исполнителя:

а) получение от исполнителя бумажного документа, дискеты;

б) поступление на компьютер участка изданных документов (при обмене документами полиции защищенной компьютерной связи) электронной карточки документа с отметкой об исполнении документа и отметкой (номером и датой акта) об уничтожении копии документа в базе данных компьютера исполнителя, заверенных электронными подписями полномочного должностного лица и уполномоченного службы конфиденциальной документации;

в) поиск экземпляров электронной и бумажной карточки документа;

г) сравнение учетных данных и проверка целостности и комплектности документа;

д) сравнение состава документов, записанных на дискете, с электронным И бумажным экземплярами учетной карточки (описи) носителя, внесение отметки и росписей сотрудника участка и исполнителя;

е) проверка наличия на документе отметки об исполнении, заверенной на бумажном документе традиционными росписями, на электронных — электронными подписями (или при записи документа на дискете наличие возможности проставления традиционных росписей в бумажном экземпляре учетной карточки);

ж) внесение отметки о возврате документа в электронную карточку с проставлением электронной подписи сотрудника участка и допечатка отметки с проставлением росписи этого сотрудника в бумажном экземпляре электронной учетной карточки, бумажном экземпляре учетной карточки дискеты и внесение росписи сотрудника во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя;

з) внесение отметки о новом местонахождении документа в электронную опись карточек участка изданных документов и электронную опись документов, выданных конкретным исполнителям;

и) при возврате электронной карточки документа, переданного по защищенной линии компьютерной связи, внесение отметки о возврате карточки:

в электронные описи учетных карточек документов участка и массива электронных документов компьютера участка изданных документов, в подлинник электронного документа, в электронную опись массива документов компьютера исполнителя, заверение отметок электронной подписью сотрудника участка;

к) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника участка;

л) передача документов на другие участки службы конфиденциальной документации.

Г) Передача документов на другие участки службы конфиденциальной документации:

а) внесение отметки в электронную учетную карточку о передаче традиционного или электронного документа на соответствующий участок;

б) допечатка на принтере сделанной отметки в бумажный экземпляр электронной учетной карточки;

в) при передаче документа на дискете — проверка сведений, записанных в электронной учетной карточке на дискете, проверка комплектности документа и отсутствия на дискете неучтенных документов, внесение отметки в бумажный экземпляр учетной карточки (описи) носителя, роспись сотрудника участка;

г) передача бумажного документа или документа на дискете вместе с учетной карточкой на соответствующий участок службы конфиденциальной документации;

д) при передаче документа на дискете — одновременная передача дискеты со страховой (резервной) копией документа;

е) роспись сотрудника соответствующего участка в передаточном журнале за получение документа, страховой дискеты и бумажных экземпляров учетных карточек; передача электронного экземпляра учетной карточки при наличии защищенной компьютерной линии связи с проставлением электронной подписи сотрудника соответствующего участка в электронной описи карточек участка изданных документов;

ж) уничтожение в электронном массиве компьютера участка изданных документов копий электронных учетных карточек документов и дискет (подлинники вместе с бумажными экземплярами были переданы на соответствующий участок вместе с документами и дискетами);

з) внесение отметки о новом местонахождении документа в электронную опись учетных карточек участка изданных документов;

и) получение от сотрудника соответствующего участка подлинника электронной и бумажного экземпляра учетной карточки документа с отметкой о выполненных действиях с документом;

к) роспись за получение бумажного экземпляра карточки в передаточном журнале, за электронную карточку — проставление сотрудником участка изданных документов электронной подписи в электронной описи учетных карточек соответствующего участка;

л) проверка заполнения всех необходимых граф (позиций) учетной карточки;

м) включение электронного экземпляра учетной карточки в архивный массив базы данных компьютера участка изданных документов, включение бумажного экземпляра этой карточки в страховую валовую картотеку отработанных карточек (картотеку исполненных документов);

н) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника участка изданных документов.

Д) Передача документов на другие участки службы конфиденциальной документации по каналу защищенной компьютерной связи:

а) внесение отметки в электронную учетную карточку о передаче документа на соответствующий участок;

б) передача в компьютер соответствующего участка подлинников документа и учетной карточки;

в) проставление сотрудником соответствующего участка электронной подписи в электронной описи учетных карточек участка изданных документов;

г) уничтожение в массивах подлинников электронного документа и электронной учетной карточки, а также записи о документе в электронной описи массива электронных документов участка изданных документов; внесение отметки и электронных подписей в опись учетных карточек участка изданных документов;

д) внесение отметки о местонахождении документа в электронную опись учетных карточек;

е) возвращение в компьютер участка изданных документов подлинника учетной карточки документа с отметкой о выполненных действиях с документом;

ж) внесение электронной подписи сотрудника участка изданных документов за получение карточки в электронную опись учетных карточек соответствующего участка;

з) проверка заполнения всех необходимых граф (позиций) карточки и ее распечатка на бумажном носителе, заверение копии росписью руководителя участка изданных документов и печатью (штампом) участка;

и) включение электронного экземпляра учетной карточки в архивный массив базы данных компьютера участка изданных документов, включение бумажного экземпляра этой карточки в страховую валовую картотеку отработанных карточек (картотеку исполненных документов);

к) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника участка изданных документов.