4. Оформление и учет носителей конфиденциальной информации

Процедура первичного оформления носителя:

а) нумерация листов, прошивка и опечатывание носителя;

б) выполнение специфических операций по оформлению каждого вида носителя;

в) проставление регистрационного штампа предварительного учета и количества листов, грифа конфиденциальности;

г) внесение заверительных надписей;

д) проверка целостности и качества технических носителей информации, надежности их заводской упаковки;

е) перемотка ленточных носителей на рабочие кассеты, установление точной длины ленты и отсутствия повреждений, склеек, закрытие и опечатывание кассеты.

Процедура традиционной или автоматизированной регистрации носителей:

Традиционная регистрация носителей:

а) заполнение на носителе строки в журнале регистрации и учета движения карточек (контрольном журнале) или внесение исходных сведении о носителе в журнал учета носителей;

б) внесение исходных сведений о носителе в учетную карточку;

в) подкалывание карточки к носителю.

Автоматизированная регистрация носителей:

а) заполнение на экране карточки учета и выдачи носителя за очередным порядковым номером (для магнитных носителей карточка одновременно выполняет функцию описи документов, записанных на носителе), иногда в зависимости от принятой технологии — автоматическое заполнение дополнительной карточки учета выдачи носителя;

б) проверка правильности и полноты заполнения карточки;

в) автоматическое внесение новых сведений в электронную опись носителей или электронную опись (контрольный журнал) учета движения карточек, проверка правильности внесенной записи;

г) перенесение на регистрируемый магнитный носитель копии электронной учетной карточки для ведения описи записанных документов;

д) распечатка на принтере электронной учетной карточки носителя (для страховой валовой картотеки), распечатка для магнитного Носителя второго, дополнительного экземпляра бумажного аналога карточки для выдачи исполнителю вместе с носителем;

е) внесение отметки о распечатке бумажного экземпляра в электронную учетную карточку носителя;

ж) подтверждение подлинности бумажных экземпляров электронной карточки росписью руководителя участка с проставлением печати и даты;

з) изготовление (при необходимости) страховых и резервных экземпляров магнитного носителя с внесением соответствующих записей в электронный и бумажные экземпляры учетной карточки основного носителя;

и) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника участка.

Процедура окончательного оформления носителя:

а) проставление в штампе предварительного учета на носителе регистрационного номера;

б) проставление регистрационного номера на всех листах носителя;

в) маркировка технического носителя (проставление регистрационного номера, окрашивание элементов, скрепляющих корпус технического носителя).

Процедура выдачи документов предварительного учета исполнителям:

При традиционной регистрации носителя:

а) проверка правильности оформления носителя и соответствия учетных данных в журнале (карточке) и на носителе;

б) заполнение соответствующих граф в журнале или учетной карточке или карточке учета выдачи;

в) проверка исполнителем правильности оформления носителя и записей в учетной форме;

г) внесение отметки о выдаче носителя (его местонахождении) в журнал регистрации и учета движения карточек;

д) выдача носителя исполнителю под роспись в заполненной учетной форме;

е) постановка учетной карточки в картотеку “За исполнителями”;

ж) внесение исполнителем сведений о носителе во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя.

При автоматизированной регистрации носителя:

а) поиск и вывод на экран дисплея учетной карточки носителя;

б) проверка правильности оформления носителя и соответствия учетных данных в карточке и на носителе;

в) заполнение соответствующих граф электронной учетной карточки о выдаче носителя;

г) допечатка на принтере указанных сведений и бумажных экземплярах электронной учетной карточки и карточке учета выдачи носителя (в зависимости от принятой технологии) и заверение их росписью сотрудника участка;

д) проверка исполнителем правильности оформления носителя и записей в учетных формах;

е) автоматическое внесение в электронную опись носителей, зарегистрированных на участке, или электронную опись учета движения учетных карточек фамилии исполнителя, который расписался за получение документа;

ж) автоматическое внесение сведений о носителе в электронную опись документов, дел и носителей, выданных конкретным исполнителям на данном участке службы конфиденциальной документации (здесь и далее — при необходимости, в зависимости от принятой технологии); допечатка на принтере в традиционной внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, строки с исходными сведениями о выданном носителе; возвращение внутренней описи исполнителю;

з) выдача носителя исполнителю под роспись в бумажном экземпляре электронной учетной карточки; выдача магнитного носителя вместе со вторым бумажным экземпляром его учетной карточки;

и) постановка оставшегося на участке бумажного экземпляра электронной учетной карточки носителя в страховую картотеку; постановка карточки учета выдачи носителя (если она предусмотрена технологией) в картотеку “За исполнителями”;

к) возвращение электронной учетной карточки в рабочий массив;

л) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи оператора.

Процедура выдачи исполнителям дополнительных листов:

а) оформление (маркировка) дополнительных листов;

б) поиск традиционных или электронных учетных форм и их бумажных аналогов;

в) внесение сведений о дополнительных листах в традиционные или электронные учетные карточки основного носителя;

г) допечатка на принтере в бумажном экземпляре электронной учетной карточки вновь внесенной информации и заверение внесенных сведений росписью сотрудника участка;

д) автоматическое внесение сведений о дополнительных листах в электронную опись носителей, выданных конкретным исполнителям; допечатка (или внесение самим исполнителем) в традиционную внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя, строки с исходными сведениями о дополнительных листах; возвращение внутренней описи исполнителю;

е) выдача дополнительных листов исполнителю под роспись в бумажном экземпляре учетной карточки или карточке учета выдачи;

ж) возвращение традиционной учетной карточки в картотеку “За исполнителями” или постановка бумажного экземпляра электронной учетной карточки носителя в страховую картотеку;

з) возвращение электронной учетной формы в рабочий массив;

и) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника участка.

Процедура приема от исполнителей документов предварительного учета:

При традиционной регистрации носителя:

а) поиск соответствующей записи в журнале или поиск карточки в картотеке “За исполнителями”;

б) сравнение исходных и рабочих записей в карточке и на носителе;

в) проверка количества листов носителя, отметок о списании листов в спецблокноте, количественных характеристик технических носителей;

г) проверка целостности всех листов, их сохранности (пролистывание носителя), осмотр технического носителя;

д) роспись сотрудника участка документов предварительного учета за прием носителя в учетной форме и внутренней описи исполнителя;

е) внесение отметки в журнал регистрации и учета движения учетных карточек о новом местонахождении носителя;

ж) помещение носителя и учетной формы в места их хранения.

При автоматизированной регистрации носителя:

а) поиск и вывод на экран дисплея учетной карточки носителя;

б) сравнение исходных и рабочих записей в электронной карточке и на

носителе;

в) проверка количества листов, носителя, отметки о списании листов в спецблокноте, количественных характеристик технических носителей;

г) проверка целостности всех листов, их сохранности (пролистывание носителя), осмотр технического носителя;

д) при приеме магнитного носителя информации — просмотр носителя на экране дисплея, внесение в электронную учетную карточку (опись документов) носителя (в том числе записанную на самом носителе) сведений, внесенных исполнителем в бумажный экземпляр учетной карточки, проверка реального наличия этих документов; допечатка этих сведений в страховой бумажный экземпляр карточки и проставление росписи в двух бумажных экземплярах карточки; '

е) заполнение граф электронной учетной карточки о приеме носителя от исполнителя;

ж) автоматическое внесение в электронную опись носителей или электронную опись учета движения учетных карточек нового местонахождения носителя;

автоматическое внесение этой информации в электронную опись носителей, выданных конкретным исполнителям;

з) допечатка на принтере в бумажном экземпляре электронной учетной карточки отметки о приеме носителя, роспись сотрудника участка; допечатка отметки о приеме носителя во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя, возвращение внутренней описи исполнителю;

и) помещение одного бумажного экземпляра электронной учетной карточки в страховую картотеку, другого — в футляр вместе с носителем;

к) возвращение электронной карточки в рабочий массив;

л) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи сотрудника участка.