3. Методы целеполагания
Определение и упорядочение целей является важным элементом управленческой деятельности. В настоящее время практически любой планово-управленческий документ (план, целевая комплексная программа, план мероприятий, реструктуризации и т.п.) содержит в одном из своих начальных разделов как минимум простой словесный перечень целей, при построении которого не используются какие-либо специальные методы и подходы. Однако усиление в планово-управленческой деятельности ориентации на конечные результаты, расширение использования специальных методов управления (управление по целям), возрастание требований к повышению качества выполнения отдельных управленческих функций (организации, контроля и т.п.) требуют использования при построении системы целей специальных методов и подходов.
На основе опыта определения целей при разработке различных видов планов и программ, используемых в России и за рубежом, специалисты выделяют следующие методы целеполагания:
логическая структуризация целей, при осуществлении которой на каждом уровне структуризации используются заранее выбранные принципы структуризации (метод структуризации);
парных сравнений, основанный на взаимоотношении «целое—частное»;
структуризация целей на основе контент-анализа формулировок целей, встречающихся в различных планово-управленческих документах, касающихся изучаемой проблемы, в стандартах по управлению и т.п.;
4) совместное применение первого и второго методов.
Метод логической структуризации целей предназначен для построения «дерева целей» (графа целей, говоря более строгим научным языком). Одной из задач применения метода структуризации является установление полного набора элементов (цели, подцели, мероприятия и т.п.) на каждом уровне структуризации и выявление взаимосвязей между ними, другая — последующее определение коэффициентов относительной важности (приоритетов) отдельных элементов «дерева целей».
При методе парных сравнений вначале определяется неупорядоченный перечень целей.
После того как проанализированы все цели, составляются результаты парных сравнений по отношению «общее (1) — частное (0)». По результатам сравнений начинают строить «дерево целей»: выделяют общие цели и от них стрелками помечают «частные» элементы. Если можно попасть из одного элемента в другой прямым путем, то такие пути исключаются из рассмотрения, а из оставшихся взаимосвязей строится «дерево целей».
Содержание метода структуризации целей на основе контент-анализа можно рассмотреть на примере общей цели: «повысить эффективность управления».
На первом уровне структуризации с помощью классификатора понятия «эффекивность», содержащегося в памяти ЭВМ, выполняют детализацию общей цели на такие подцели, как «повысить экономическую эффективность управления», «повысить социальную эффективность управления», «повысить техническую эффективность» и т.п.
На втором уровне структуризации с помощью каталогов понятий «экономическая эффективность», «социальная эффективность», «техническая эффективность» осуществляют дальнейшее развертывание общей цели. Понятие «экономическая эффективность» классифицируют на такие составные элементы, как «повышение прибыли», «повышение рентабельности», «повышение фондоотдачи» и т.п.
Дальнейшая структуризация целей может осуществляться подобным образом, например, в направлении отдельных групп товаров и рынков.
Построение «дерева целей» на основе контент-анализа дает возможность сформировать первоначальный вариант каталога целей, который после его дополнения может служить базой для построения «дерева целей» на основе других методов целеполагания. Данный метод характеризуется большим объемом работ по составлению каталогов элементов «дерева целей». Кроме того, возникают сложности изменения направления и содержания структуризации (изучаемые документы, особенно отчетного характера, фиксируют, как правило, достигнутые результаты и их оценки), а процессы управления являются динамичными. В связи с этим при изучении целей и задач управленческой деятельности данный метод используется редко.
При совместном применении первого и второго методов специалисты — системные аналитики определяют в целом структуру «дерева целей», принципы структуризации для отдельных его уровней, структурируют наиболее сложные в логическом и содержательном смыслах фрагменты «дерева целей» (используя метод структуризации целей). Метод логико-смыслового моделирования применяется только для отдельных «ветвей» «дерева целей», обладающих достаточной четкостью и определенностью.
Обычно построение «дерева целей» проводят, исходя из генеральной цели, заданной вышестоящей организацией (когда последняя входит, например, в состав холдинга) или сформулированной самостоятельно в организации, если последняя является самостоятельной. В первом случае цели самой организации направлены на достижение заданной извне генеральной цели.
Кроме того, построение системы целей может осуществляться исходя из представления объекта целеполагания как системы. Суть данного подхода к целеполаганию заключается в следующем. Организация, для которой строится система целей, представляется в виде системы, включающей в себя саму организацию, ее внешнюю среду и отношения организации со своей внешней средой. Организация является процессором или преобразователем входов в выходы. Обобщенные цели первого уровня характеризуют как деятельность самой организации, так и ее взаимодействие с внешней средой. Среди целей самой организации выделяют цели, определяющие развитие организации (первая группа целей) и рациональность, эффективность ее функционирования (вторая группа целей). Эти цели как бы характеризуют внутреннюю функцию организации. На внешнюю функцию организации влияют обобщенные цели, приводящие к удовлетворению запросов потребителей (в номенклатурном и объемном аспектах) (третья группа целей), а также обобщенные цели, направленные на выпуск высококачественной продукции (услуг) в широком смысле этого слова (четвертая группа целей). Пятая группа внешних целей предназначена для поддержания рационального взаимодействия с внешней средой (цели защиты экологической внешней среды и рационального использования природных ресурсов, соблюдения интересов населения региона и т.п.). Взаимодействие с внешней средой характеризуют также две группы целей, направленные на приобретение ресурсов и их эффективное использование (шестая и седьмая группы целей). Таким образом, на первом уровне «дерева целей» появляется семь обобщенных целей, обеспечивающих полноту охвата всех направлений деятельности организации. Дальнейшая их структуризация может осуществляться на основе рассмотренных выше методов целеполагания.
В качестве генеральной цели деятельности организации необходимо рассматривать удовлетворение потребностей потребителей в определенной продукции (услугах) при ее высоком качестве и низкой себестоимости.
Если рассматривать организацию как систему, то генеральная цель, интегрирующая отдельные обобщенные цели, может быть сформулирована следующим образом: удовлетворить потребности потребителей в определенной продукции (услугах) при ее высоком качестве и низкой себестоимости при обеспечении условий технико-производственного и социально-экономического развития организации.
Генеральная цель развертывается в цели, выражающие конкретные конечные состояния организации, которые она стремится достигнуть к определенному моменту времени на стратегическом, тактическом и оперативном интервалах времени.
Основываясь на рыночной ориентации деятельности организации, главной исходной базой для формирования ее целей можно назвать маркетинг и инновации. В этих областях находятся те ценности организации, за которые готов платить потребитель. Если организация не в состоянии на высоком уровне сегодня и завтра удовлетворить запросы потребителей, то у нее не будет и прибыли. В других областях деятельности (производстве, кадрах и т.п.) цели представляют ценность только в той мере, в какой они улучшают возможности организации удовлетворять запросы потребителей и осуществлять нововведения (инновации). С этой точки зрения выделяют шесть типов целей.
Рыночные цели, в частности достижение определенных значений показателя рыночной доли или объема продаж.
Инновационные цели. Каждая организация и предприятие в условиях конкурентной борьбы не может обойтись без разработки новой продукции и предоставления новых услуг. На практике эти цели решаются следующим образом: 50% объема продаж организации обеспечивают за счет продукции и услуг, внедренных за последние пять лет.
Ресурсные цели. Сущность данных целей заключается в том, что любая организация пытается привлечь наиболее ценные ресурсы: квалифицированных сотрудников, капитал, современное оборудование. Эти цели имеют маркетинговый и рекламный характер. Предприятия, набирая сотрудников, проводят их тщательный отбор, учитывая опыт работы и образование, а также амбиции человека. Розничные торговцы борются за лучшее месторасположение торговых точек. Данные цели создают предпосылки для выполнения других целей.
Цели повышения эффективности деятельности. Для того чтобы качественно удовлетворялись запросы потребителей и не было чрезмерных затрат ресурсов, необходимо более эффективно использовать персонал, капитал и производственно-технический потенциал организации.
Социальные цели могут быть как внутренними, так и внешними по отношению к организации. Последние предполагают снижение отрицательного воздействия на природную среду, оказание помощи обществу в решении проблем занятости, в области образования и т.п.
Цели получения определенной прибыли. Данные цели могут быть установлены лишь после формулирования предыдущих целей. Получение прибыли — это желание предпринимателя или руководителя идти на риск для того, чтобы увеличить свой капитал. Прибыль поэтому лучше рассматривать скорее как ограничительную цель. Минимальная прибыльность необходима для выживания и развития бизнеса.
Требование к конкретности формулировки целей затрудняет их постановку на уровне организации в целом, если она вся целиком не вовлечена в один вид бизнеса. Скорее всего, они устанавливаются для отдельных видов бизнеса.
В любой организации, имеющей несколько уровней управления и несколько стратегических хозяйственных единиц, целесообразно построить «дерево целей», представляющее собой декомпозицию целей более высокого уровня в цели более низкого уровня. Это можно сделать как для организации в целом (на достаточно высоком уровне общности), так и для подразделений предприятия (достаточно детально). Главное, необходимо довести цели до достаточной конкретности, сделать их количественно измеримыми, чтобы на основе их формулировок можно было проводить расчет ресурсов и контролировать уровень их выполнения.
Для повышения уровня престижности организации, гармонизации ее интересов с внешними группами влияния (органами власти, банками, поставщиками, торговыми посредниками и т.д.), а также внутренними группами влияния (акционерами, руководителями, сотрудниками) на определенных уровнях структуризации могут появиться и цели, выражающие их интересы.