5.1.3 Розробка проекту змін

Розробці проекту змін зазвичай передують процедури з прийняття управлінських рішень щодо вибору того або іншого варіанту змін, зокрема, процедури розробки альтернативних варіантів змін, їх оцінки і вибору найбільш придатного (повторити теорія прийняття рішень).

Найчастіше виділяються два методичних підходи до проектування змін у підприємстві:

1. Аналітично-діагностичний, при якому відправною точкою є детальний аналіз та діагноз існуючого положення, а метою роботи – виконання змін, і відповідно, його удосконалення і підвищення продуктивності.

2. Прогнозовано-синтетичний, де відправною точкою є проектування ідеальної системи (організації), яка служила б як зразок при створенні реальної системи, що відповідає фактичним обмеженням існуючої ситуації, у якій працює підприємство.

При проектуванні змін у підприємстві найкращий ефект дає використання обох цих підходів спільно.

Метою проектування є конкретизація концепції обраного варіанту змін таким чином, щоб він став можливим до впровадження на практиці вже працюючого підприємства.

Проект змін – це зразкове відображення дійсності за допомогою образів: описових, графічних, математичних або просторових, представлених у вигляді проектної документації.

Проект є першим кроком, що дозволяє прийняти дії, які з припущення можуть призвести до того, що область реальності, визнана незадовільною, буде визнана задовільною. Проект має за мету перевести ще у достатньо загальному вигляді сформований обраний варіант змін у форму проектної документації, яка повинна бути так підготована фахівцями, щоб надавала конкретну інформацію перш за все для:

• осіб, що приймають рішення про затвердження проекту;

• осіб, які будуть впроваджувати зміни;

• осіб, які будуть у нових умовах реалізовувати свої функції та задачі.

Тому для проектування змін важливим є не тільки знання загальних основ концепції змін, але і реалій підприємства, при яких будуть впроваджуватися зміни.

В залежності від характеру та глибини змін проектний колектив може складатися або з запрошених зовнішніх фахівців (проектні бюро або консалтингові фірми), з власних працівників підприємства, або сполучати зовнішніх і внутрішніх фахівців.

Організаційні зміни можуть включати всю систему або її складові частини. У більшості випадків організаційні зміни відносяться до трьох сфер:

• структура і проект організації: проект робочих місць, структуризація відношення підпорядкування, розподіл формальної влади, механізми координації, структура в розрізі лінія-штаб, загальний проект, організаційна культура управління людьми;

• техніка і операції: обладнання, робочі процеси, робочі кадри, системи контролю;

• персонал: вміння і здібності, результати, сприйняття, позиції, цінності.

Проект змін у підприємстві повинен виконувати наступні завдання (за Ж. Левінгтоном):

• гарантувати, що підприємство реагує на вплив оточення і раціонально змінюється;

• ретельно оцінити засоби, необхідні для реалізації проекту, переконатися, що всі джерела цих засобів були встановлені;

• повністю оцінити всі витрати понесені на реалізацію проекту з точки зору економічної та корисної ефективності;

• розвивати існуючу систему організації та існуючі ресурси таким чином, щоб вони могли впоратися зі змінами, передбаченими цим проектом.

Підготовлений таким чином проект представляє собою документ особливого значення як результат творчої роботи у фазі підготовці. Він повинен бути не тільки чітким та зрозумілим для майбутніх виконавців проектних рішень, але і поданий у такій формі, щоб він забезпечував би схвалення керівництва, що виражається у рішенні щодо його впровадження, та працівників, що виражається активним включенням їх до реалізації проекту на практиці.