5.2 Планування змін: зміст і особливості
На практиці процедури підготовки і планування змін важко чітко розділити, оскільки вони органічно переплітаються між собою. Основою для розробки програм змін виступає проект змін.
Планування змін передбачає:
розробку заходів з реалізації змін, визначення переліку можливих дій на несподівані зміни зовнішніх і внутрішніх умов функціонування підприємства;
розподіл ресурсів і відповідальності між визначеними заходами;
визначення термінів виконання конкретних заходів;
формування програм змін, розробка графіків впровадження змін;
доведення розроблених програм змін до безпосередніх виконавців.
Програма реалізації змін представляє собою певним чином впорядкований перелік конкретних заходів з проведення змін у визначених областях з вказівкою відповідальних та термінів здійснення за кожним заходом (табл. 5.2).
Таблиця 5.2 – Програма управління змінами підприємства
Заходи (підпрограми) |
Конкретні дії |
Термін виконання |
Відповідальні |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Програма змін в процесі її реалізації може відповідним чином коригуватися. Коригування програм здійснення змін не тільки передбачає коригування самих запланованих заходів, що визначаються змістом змін, а також передбачає коригування термінів виконання цих заходів у зв’язку зі змінами у пріоритетах підприємства, та перерозподіл відповідальності за виконання конкретних заходів при зміні суттєвих умов діяльності підприємства (оскільки деякі умови можуть вимагати специфічних навичок, якими володіють певні працівники підприємства) або при зміні складу персоналу підприємства (звільнення працівників або прийняття на роботу нових працівників, що займатимуться управлінням змінами).
Для коригування тривалості заходів та розподілу ресурсів між ними з метою забезпечення наочності слід використовувати відповідні календарі (рис. 5.2).
Рік п |
Рік п +1 |
||||||||||||||||||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Важливі заходи |
Другорядні заходи |
Неважливі на даний момент |
|||||||||||||||||||||
Рис. 5.2 – Календар проведення змін у підприємстві
Використання такого календаря дозволить наочно визначити заходи, що здійснюються одночасно, виділити більш важливі заходи, у зв’язку з чим більш оптимально розподілити між ними ресурси, зокрема, в першу чергу спрямувати на вирішення невідкладних задач, а також оптимізувати часові інтервали шляхом розвантаження занадто напружених інтервалів шляхом ранжування заходів і перенесення їх на іншу дату.
Для коригування тривалості заходів з реалізації змін можливо також використовувати сітьові графіки.
Для ув’язки змін і виконавців можна будувати оперограми за наступною формою (табл. 5.3).
Таблиця 5.3 – Форма оперограми для коригування програм реалізації змін
Заходи зі здійснення змін |
Виконавці |
||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|||
1. |
|
0 |
|
Х |
|
||
2. |
Х |
0 |
|
|
0 |
||
3. |
|
|
Х |
0 |
|
||
4. |
0 |
Х |
|
|
|
||
5. |
|
|
|
Х |
0 |
||
6. |
0 |
|
0 |
|
Х |
||
0 |
- виконавці; |
|
|||||
Х |
- відповідальні виконавці; |
|
|||||
|
- послідовний взаємозв’язок між виконавцями різних заходів; |
|
|||||
|
- взаємозв’язок між виконавцями одного заходу. |
|
|||||
Такий підхід дозволить наочно відобразити відповідальність кожного працівника за той інший захід при проведенні змін, і визначити всі заходи, у виконанні яких бере участь той чи інший працівник. Це дозволить оптимізувати призначення відповідальних за певні заходи з урахуванням того, в яких ще заходах задіяні ці виконавці, чи за які заходи вони відповідають.