5.1.1 Організаційна діагностика

Ретельна діагностика організаційних проблем абсолютно необхідна як відправний пункт для проведення планованих організаційних змін. Практично у будь-якому підприємстві можна знайти зразки поведінки та процедури, які існують довгий час без змін і ніхто не може пояснити, навіщо і чому це відбувається, або знайти який-небудь сенс у цих діях. Організаційна діагностика і потрібна для таких випадків.

Важливість організаційного діагнозу підтверджують наступні принципи організаційних змін:

• щоб щось змінювати, слід це зрозуміти;

• не можна змінювати щось одне у системі;

• люди опираються всьому, за що їх можуть покарати;

• люди готові йти на поступки заради майбутнього виграшу;

• зміни не проходять без стресу;

• залучення до участі у визначенні цілей і стратегії змін скорочує рівень опору ним і збільшує імовірність взяття необхідних зобов’язань з боку працівників. Зміни відбуваються лише тоді, коли кожний з учасників прийме рішення реалізувати цю зміну;

• зміни у поведінці здійснюються дрібними кроками;

• правда більш важлива у період змін;

• процеси мислення і динаміка відношень стають стійкими, якщо зміни успішні.

Організаційна діагностика охоплює:

• визнання та пояснення проблем і оцінка потреби у змінах;

• аналіз готовності та здатності до змін;

• визначення необхідних ресурсів для змін;

• виявлення можливих причин опору змінам.

Потреби у змінах виникають у силу дії багатьох внутрішніх та зовнішніх факторів. Рішення про необхідність змін приймаються керівниками інтуїтивно або спираючись на сигнали, що виникають у середовищі функціонування підприємства.

Виявити існуючи проблеми можна за допомогою різноманітних методик. Найчастіше для комплексного організаційного діагнозу застосовується методика SWOT-аналізу.

Інформація, необхідна для організаційного діагнозу збирається за допомогою анкет, опитувальників, інтерв’ю, спостережень, документів підприємства.

Коли менеджери здійснюють організаційний діагноз, вони повинні рахуватися з двома критичними факторами.

Перше – це те, що поведінка в організації є продуктом багатьох взаємодіючих сил. Тому те, що вдається спостерігати і досліджувати – поведінку працівників, проблеми і стан справ у підприємстві – має багато причин. Спроби відокремити одну-єдину причину в межах виявленої складної проблеми може привести до спрощеної та неефективної стратегії змін.

Друге – більша частина інформації, що збирається про підприємство в процесі діагностики, звичайно являє собою симптоми, а не проблеми, що реально існують. Займаючись подоланням симптомів, неможливо вилікувати проблему.

Однією з важливих процедур у підготовці до проведення змін є оцінка готовності підприємства та працівників до їх здійснення.

Оцінка готовності підприємства до проведення змін передбачає оцінку інформаційної, організаційної, фінансово-матеріальної та психологічної готовності.

Інформаційна готовність до проведення змін підприємства відображає ступінь здійснення організаційної діагностики у підприємстві, систематичність проведення аналізу зовнішнього та внутрішнього середовища, наявність системи маркетингового спостереження, ступінь використання інформації при прийнятті рішень у підприємстві та її якість, ступінь ознайомлення працівників підприємства з його місією, цілями, стратегіями, планами, змінами тощо.

Організаційна готовність до проведення змін підприємства відображає наявність керівника змін, який володіє необхідними знаннями, навичками, професійними та особистими якостями, достатність працівників для здійснення змін з точки зору їх чисельності і наявної кваліфікації, раціональність розподілу прав, обов’язків і відповідальності щодо здійснення змін між працівниками, готовність організаційної структури до проведення змін, раціональність розподілу ресурсів між напрямками розвиту підприємства, узгодженість стратегічних планів підприємства з тактичними і оперативними заходами.

Фінансово-матеріальна готовність до проведення змін підприємства відображає достатність фінансових та матеріальних ресурсів для проведення змін, раціональність їх структури, раціональність розподілу за напрямками розвитку, можливість додаткового отримання фінансових коштів або модернізації чи удосконалення матеріально-технічних ресурсів тощо.

Психологічна готовність до проведення змін підприємства відображає роботу підприємства перед їх початком щодо виявлення можливих причин опору змінам, ступеня задоволення працівників ситуацією, що склалася, їх готовності до здійснення змін, роз’яснювальну роботу щодо змісту і необхідності проведення змін, їх можливих наслідків, роботу щодо залучення працівників до прийняття управлінських рішень, розробки планів здійснення змін тощо.

Ситуація недостатнього рівня готовності до здійснення змін за будь-яким напрямком спроможна знизити ефективність їх проведення, або взагалі привести до провалу.

Загальна готовність до проведення змін є середньозваженою величиною, що складається з інформаційної, організаційної, фінансово-матеріальної та психологічної готовності до здійснення змін. Оцінка готовності підприємства до здійснення змін дозволяє визначити ті напрямки, які вимагають удосконалення для забезпечення ефективної реалізації змін.

Оцінка готовності працівників до змін здійснюється шляхом співставлення двох параметрів: ступеня їх задоволеності станом справ у підприємстві та сприйманим особистим ризиком при можливому проведенні змін (рис. 5.1).

Ступінь задоволеності існуючою ситуацією	Низький	Висока готовність до змін	Помірно невизначена готовність до змін
	Високий	Помірно невизначена готовність до змін	Низька готовність до змін
		Низький	Високий
		Ризик від змін, що сприймається

Рис. 5.1 – Готовність працівників до змін

Коли працівники невдоволені існуючою ситуацією і відчувають, що мало чим ризикують від пропонованих змін, готовність до змін у підприємстві буде достатньо високою. І навпаки, коли працівники задоволені існуючою ситуацією і опасаються змін, рівень готовності до змін суттєво знижується.

На додаток до розглянутих існує ще один аспект, що впливає на готовність працівників до змін, - це їх очікування у відношенні заходів, за допомогою яких пропонується проводити зміни. Якщо люди не очікують нічого значного від змін незалежно від витраченого ними часу та зусиль, то їх попередня впевненість перетворюється на ілюзію.

Різні види опору змінам представляють собою ще один важливий аспект готовності до змін і повинні бути ретельно проаналізовані. Підходи до змін, що вимагають сильних особистих зобов’язань і внесків, а також значних організаційних ресурсів, не приведуть до успіху, якщо цього у підприємстві немає.

За результатами здійсненої організаційної діагностики формулюються цілі змін, визначаються сфери їх проведення.