Строки зберігання документів

У процесі експертизи цінності документів вирізняють чотири групи справ:

* постійного зберігання, що підлягають у подальшому передаванню до державних архівів (на підставі угод для установ, заснованих на приватній формі власності);

* тривалого зберігання в архіві установи (понад 10 років);

* тимчасового зберігання (до 10 років);

* ті, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання.

Конкретні строки зберігання встановлюються на підставі Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головархіву України від 20 липня 1998 р. № 41 із змінами і доповненнями, внесеними наказом Держкомархіву України від 20 жовтня 2001 р. № 82 і наказом Держкомархіву України від 26 листопада 2001 р. № 93 (далі — Перелік), а також на підставі відомчих (галузевих) переліків. Визначені у Переліку строки зберігання документів є обов’язковими для всіх установ незалежно від форми власності. Строки зберігання, визначені відомчими (галузевими) переліками, є обов’язковими для всіх установ, що входять у систему відповідного міністерства, державного комітету, іншого центрального органу виконавчої влади (відомства).

Строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, що йде за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справи, закінченої у 2003 році, починається з 1 січня 2004 року.

Крім вищезазначених переліків, під час проведення експертизи цінності документів можна використовувати номенклатури справ, оскільки в них зазначено строки зберігання кожної справи і надано посилання на відповідні статті переліків.

Оформлення результатів експертизи цінності документів

За результатами експертизи цінності в установі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, строки зберігання яких закінчилися.

Опис справ є водночас обліковим документом і довідником щодо змісту документів. Розрізняють описи справ структурних підрозділів і зведені описи справ установи.

Складання опису справ структурного підрозділу

Описи справ структурного підрозділу складаються за встановленою формою (Додаток 1) посадовою особою, відповідальною за стан діловодства в структурному підрозділі (секретарем), при методичній допомозі архіву установи з дотриманням таких правил:

· номер опису структурного підрозділу має складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та чотирьох цифр року, в якому заведено включені до опису справи. Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу структурного підрозділу № 3, що значаться за номенклатурою справ і заведені в 2001 році, матимуть номери: 3 П-2001; 3 Т-2001; 3 ОС-2001;

· графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку (титульний аркуш) справи. До опису справ тривалого зберігання включено додаткову графу «Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком»;

· графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передання справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі;

· систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, має відповідати їх систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;

· кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером);

· заголовок з обкладинки переноситься повністю у відповідну графу опису;

· у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

· справи з особового складу вносяться до опису в алфавітному порядку, за тематикою, хронологією;

· кількість аркушів, вміщених у справу, крайні дати і строк зберігання справи переносяться в опис с обкладинки справи.

Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, зазначених в описі, першого і останнього номерів справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

До річного розділу опису вносяться також справи, не завершені впродовж календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за _______ рік, № _____ », а графи 4, 5 опису не заповнюються.

Опис справ структурного підрозділу установи складається в двох примірниках, перший з яких передається разом із справами до архіву установи, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.