Організація роботи експертних комісій

Для проведення експертизи цінності документів у всіх установах створюються експертні комісії (ЕК), що діють відповідно до Типового положення про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 29 січня 2003 р. № 16 та зареєстрованого Мін’юстом України 12 лютого 2003 р. за № 112/7433, та Примірного положення про експертну комісію об’єднання громадян, релігійної організації, а також підприємства, установи та організації, заснованої на приватній формі власності, затвердженого наказом Держкомархіву України від 30 квітня 2003 р. № 64.

До складу ЕК, який затверджується наказом керівника установи, включаються керівники служби діловодства і архіву установи, досвідчені працівники інших структурних підрозділів, добре обізнані з документацією установи, і фахівці відповідного державного архіву. Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника установи, а секретарем — керівник архіву установи.

Основними завданнями ек є:

* розгляд питань та прийняття рішень про схвалення та подання на затвердження в установленому Держкомархівом України порядку описів документів постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, зведеної номенклатури справ поточного діловодства установи, інструкції з діловодства; актів про вилучення документів установи, не віднесених експертизою цінності до складу НАФ;

* організація і проведення спільно зі службою діловодства та архівом установи щорічного відбору документів для подальшого зберігання або знищення;

* здійснення контролю за організацією документів у діловодстві установи;

* визначення строків зберігання документів, що не передбачені переліками із строками зберігання, та подання пропозицій щодо встановлення таких строків експертно-перевірній комісії (ЕПК) відповідного державного архіву.

Крім того, ЕК має право заслуховувати на своїх засіданнях інформацію керівників служби діловодства та архівного підрозділу про якість оформлення документів і формування справ у діловодстві, стан обліку і схоронності документів; давати вказівки структурним підрозділам щодо організації роботи з документами, порядку їх оформлення та передавання на архівне зберігання; вимагати від структурних підрозділів організації розшуку відсутніх у діловодстві документів та письмових пояснень у випадках втрати цих документів.

Рішення ЕК оформлюються протоколом, який підписують голова або його заступник і секретар комісії. Рішення набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК керівником установи. Без протоколів про погодження або схвалення документів, які пройшли розгляд ЕК, жоден керівник установи не має права приймати рішення з того чи іншого питання, що стосується організації роботи з документами або їх зберігання.

Порядок проведення експертизи цінності

Для полегшення експертизи цінності документи розподіляються на три групи.

Основна документація, що найбільш повно відображає діяльність установи:

1) документи органів державної влади (постанови, укази, розпорядження), якщо вони стосуються діяльності цієї установи;

2) організаційна документація установи (статути, положення, штатні розписи, тощо);

3) розпорядча документація (накази або розпорядження з основної діяльності, інструкції, протоколи засідань колегіальних органів і документи до них);

4) планово-звітна документація (перспективні та річні плани, зведені та річні звіти, баланси);

5) довідково-аналітична (довідки інформаційного порядку, доповіді, доповідні записки, огляди, висновки, що відображають основну діяльність установи);

6) листування з питань основної діяльності установи (здійснюється, як правило, внутрішня експертиза цінності справ з листуванням).

Відповідно до специфіки діяльності установи на постійне зберігання можуть залишатися й інші документи (з питань виробництва, будівництва, техніки безпеки, з винахідництва і раціоналізації тощо). Ці документи в основному підлягають постійному зберіганню.

Оперативно-довідкова документація містить відомості, необхідні для поточної практичної діяльності (документи з бухгалтерського обліку та звітності, матеріально-технічного постачання, адміністративно-господарських питань тощо). Для цієї категорії документів встановлюються строки зберігання від одного до десяти років або більш тривалі (понад 10 років), залежно від практичної потреби в таких документах.

Документація з особового складу (особові справи, особові картки співробітників, накази з особового складу, особові рахунки тощо) має тривалі строки зберігання (як правило, 75 років). До цієї документації часто звертаються для наведення довідок за заявами громадян про трудовий стаж, заробітну плату та з інших питань.

Проведення експертизи цінності слід починати з перегляду документів служби діловодства (канцелярії, секретаріату керівника), потім таких функціональних структурних підрозділів, як виробничі відділи, бухгалтерія. В кожному структурному підрозділі переглядають спочатку найважливіші та узагальнюючі документи і відбирають на постійне зберігання документи, що характеризують основну діяльність установи.

При оцінці документів необхідно враховувати, що на зберігання відбирають передусім оригінали документів, тільки у разі їх відсутності — засвідчені в установленому порядку копії. Однакові документи (розмножені в декількох примірниках і направлені в різні структурні підрозділи) підлягають знищенню. Втім, якщо на копії є цінні позначки, яких немає в оригіналі або оригінал має поганий стан, то таку копію слід залишити на зберігання.

Не варто також забувати, що певним документам властиве поглинання змісту. Це стосується в основному планової та звітної документації. Зміст місячних планів і звітів поглинається квартальними, зміст квартальних — річними, річних — перспективними. Для постійного зберігання залишають зведені документи, що поглинають зміст первинних.

Експертиза цінності документів має здійснюватись на підставі аналізу фактичного змісту документів, що містяться у справі, шляхом поаркушного перегляду справ. Забороняється проводити експертизу тільки за заголовками справ, що зазначені на обкладинках, оскільки впродовж року при формуванні справ до них могли потрапити й інші категорії документів. Якщо під час перегляду справи виявлено, що поряд з документами постійного зберігання в ній є значна кількість документів тимчасового зберігання, то справу належить переформувати. Документи постійного зберігання відокремлюються від документів тимчасового зберігання і формуються в окрему справу. Обов’язково слід переглядати справи з позначкою «ЕПК(експертно-перевірна комісія)». Справи з позначкою «ЕПК», що містять документи постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені з зазначених справ, об’єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки після завершення експертизи цінності документів. Під час проведення експертизи цінності також виявляють однакові документи, чернетки, неоформлені копії, що підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.