ЛЕКЦІЯ 6

ТЕМА: Експертиза цінності документів

ПЛАН

1. Нормативно-правове забезпечення експертизи цінності документів

2. Принципи і критерії експертизи цінності

3. Організація роботи експертних комісій і порядок проведення ЕЦД

4. Оформлення результатів експертизи цінності документів

Зберігання документів на підприємствах, в установах, організаціях (далі — установах) потребує значних матеріальних витрат. З огляду на те що більшість документів втрачає свою цінність у дуже короткі строки і подальше їх зберігання вже недоцільне, необхідна чітка система визначення цінності інформації, що міститься в документах. Саме для цього й запроваджується експертиза цінності, за висновками якої приймається рішення про встановлення строків зберігання документів, — вони можуть бути знищені або залишені на тимчасове, тривале (понад 10 років) чи на постійне зберігання.

Жодне суспільство не в змозі зберігати всю створювану ним документацію в повному обсязі, тому проблема експертизи цінності документів є однією з найважливіших не тільки в архівознавстві, а й у процесі діловодства

Нормативно-правове забезпечення експертизи цінності документів

Нормативно-правові акти з питань архівної справи визначають експертизу цінності документів як всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду (НАФ) або вилучення з нього та встановлення строків зберігання. Експертиза цінності документів і комплектування архівів мають вирішити завдання забезпечення українського суспільства ретроспективною інформацією, створення репрезентативної джерельної бази, що відбиває всі аспекти життя. Документи, що містять цінну наукову інформацію, вносяться до НАФ. Після закінчення строків можливого використання в оперативній діяльності установ ці документи передаються до архівів на постійне зберігання.

Відповідно до Закону України про «Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 р. № 3814-XII вирішення завдань з експертизи цінності документів доручено архівним органам. Внесення документів до НАФ або вилучення з нього здійснюється на підставі експертизи їх цінності в порядку, встановленому Державним комітетом архівів (Держкомархівом) України. Тобто встановлюються єдині принципи оцінки і відбору документів до складу НАФ як для державних, так і для недержавних установ незалежно від форми власності. Державними архівними установами визначаються джерела формування НАФ та видовий склад його документів, а також встановлюються строки зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.

Архівне законодавство визначає: сам факт можливої наявності цінних документів в установах усіх форм власності; необхідність їх зберігання протягом певного строку в архівних підрозділах (для документів державних і комунальних установ) з обов’язковим передаванням їх на постійне зберігання до державних архівів, архівних відділів місцевих рад; право зберігання документів НАФ в архівних підрозділах чи передавання їх (для об’єднань громадян, релігійних організацій, а також установ, заснованих на приватній формі власності) на зберігання до державних чи інших архівів.

Для проведення експертизи цінності передбачено застосування переліків типових документів, які розробляє і затверджує Держкомархів України, а також відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, типових та примірних номенклатур справ, розроблених міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, центральними органами об’єднань громадян, іншими відомствами, що мають мережу підпорядкованих установ, та затверджених також Держкомархівом України.

Принципи і критерії експертизи цінності

Експертиза цінності документів здійснюється за принципами:

* об’єктивності — за основу оцінки документів беруться зміст, значущість авторів (фондоутворювачів), юридична сила документів, їх оригінальність, час складання, повторюваність в інших документах інформації, що міститься в них;

* історизму — вивчаються відомості про авторів (фондоутворювачів), зміст документів з огляду на особливості часу, коли вони були складені;

* всебічності та комплексності — вивчаються відомості про авторів (фондоутворювачів), зміст і зовнішні особливості документів не ізольовано, а у складі певних комплексів з урахуванням їх місця серед документів інших авторів (фондоутворювачів).

* Експертиза цінності документів проводиться за такими критеріями:

* походження — визначення ролі та значення авторів (фондоутворювачів) у житті суспільства, значущості подій, явищ, предметів, відображених у документах, часу і місця складення документів;

* зміст — встановлення значення інформації, що міститься у документах, її повторюваності в інших документах, цільового призначення, видів документів, ступеня їх збереження у складі певного комплексу документів;

* зовнішні особливості — врахування фізичного стану, оригінальності, наявності чи відсутності резолюцій, віз, позначок, художніх, палеографічних, мовних та інших особливостей в оформленні документів.