51. Распределение должностных обязанностей и их регулирование

При создании фирмы необходимо продумать распределение должностных обязанностей менеджеров, рабочих, служащих. Сферы деятельности в большинстве случаев группируются по функциональному принципу и с учетом этого выделяют отделы производства, сбыта, финансов, управления. Данные сферы деятельности взаимосвязаны, предполагают тесное сотрудничество работников, занятых в них

Нельзя поручать работнику должностные обязанности, пытаться измерять результаты его труда, если ему одновременно не предоставлена возможность самостоятельно принимать решения. Делегируемые задачи и объем предоставленных прав не должны быть чрезмерно разукрупнены, так как это приведет к тому, что управленческие роли в процессе их реализации не будут иметь целостного характера. В то же время они не должны быть слишком широкими, поскольку в таком случае к управленцу могут быть предъявлены чрезмерные требования.

Точное число находящихся в подчинении руководителя работников определяется после исследования всех факторов хозяйственной деятельности. В зависимости от обстоятельств идеальное число подчиненных может колебаться от 3 до 30.

При определении масштабов управления следует учитывать несколько факторов, имеющих существенное значение. Наряду со степенью сложности, характером выполняемой работы необходимо учитывать субъективные возможности менеджера, его способности сотрудничать с коллективом.

Суть делегирования состоит в том, что руководитель предоставляет подчиненным свободу действий в решении тех или иных вопросов, специальных заданий, т.е. передает им часть своих полномочий. Причем всю ответственность продолжает нести этот руководитель.

Достоинство делегирования полномочий заключается прежде всего в том, что оно способствует формированию в коллективе атмосферы творческого труда.

Другое преимущество делегирования полномочий состоит в том, что в процессе их реализации можно выявить и подготовить умелых менеджеров.

Делегирование полномочий, удовлетворяющее естественную потребность работников в свободе действий, благотворно сказывается на повышении их творческого потенциала и укреплении здоровья. Доверие и привлекательная работа вызывают положительные эмоции, противодействующие утомлению, и способствуют работоспособности.

Что касается самого руководителя, то его главное приобретение в связи с делегированием полномочий — освобождение от множества текущих обязанностей и получение возможности сосредоточить усилия на вопросах, которые могут и должны решаться только им самим, усилить контроль исполнения заданий.

Умение передать полномочия зависит в основном от причин субъективного характера: восприимчивости к новым идеям, готовности передать решение отдельных задач низшему звену управления, доверять ему и осуществлять только общий контроль, а не почасовой, ежедневный.

Координация деятельности всех элементов организационной структуры фирмы — это процесс определения времени приложения усилий данных элементов в таком сочетании и в такой последовательности, которые позволяют наиболее эффективно и оперативно достичь поставленной цели.

Рабочий коллектив легко сплачивается в небольших предпринимательских структурах, где каждый работник хорошо знает друг друга. В более крупных фирмах малого бизнеса, имеющих отдельные специализированные производства и в которых обязанности распределяются между отдельными внутренними подразделениями для достижения требуемого уровня координации, необходимо решить следующие задачи:

• оптимизировать запасы для выполнения различных хозяйственных функций первичными подразделениями.

• создать условия для получения первичным подразделением кратковременных выгод без ущемления долгосрочных перспективных интересов фирмы в целом;

• обеспечить паритет внутрифирменных цен на продукцию подразделений;

• способствовать постоянному обмену информацией между подразделениями предприятия;

• организовывать обмен мнениями по координации различных функций в фирме.

52 Снижение затрат, связанных с текучестью кадров

Текучесть кадров — общее число уволившихся по собственной инициативе и уволенных администрацией работников в процентах к среднему числу занятых на предприятии в течение квартала, года, ряда лет.

Текучесть кадров — увольнение работников и служащих по профессиональным причинам. Она ведет к отрицательным последствиям: необходимости дополнительных затрат на наем или обучение нового работника и повышение психологической наг­рузки на коллектив в связи с уходом опытного, играющего важную роль в жизни фирмы, или руководителя подразделения, пользующегося большим авторитетом.

Проблема текучести кадров связана с удовлетворенностью человека своим трудом. Она требует решения двух задач: приспособления человека к условиям труда на конкретном предприятии и условий труда для него.

Первая задача решается с момента подбора и назначения на должность нового работника. Необходимо, чтобы его ознакомили с будущими обязанностями и особенно с условиями труда, принятыми на данном предприятии.

Целесообразно разработать специальные программы адаптации служащих и предусмотреть в них различные формы материальной и в большей степени — моральной поддержки. Дополнительные затраты на эти цели окупятся благодаря предотвраще­нию возможного ухода нового сотрудника.

Задача сохранения кадров путем приспособления условий труда к человеку более объемна и комплексна. Она сводится к созданию таких условий, чтобы сотрудник был удовлетворен работой и желал трудиться на данном предприятии.

Человек, как правило, удовлетворен работой, если он доволен своим трудом, служебным положением, заработной платой, комфортно чувствует себя в коллективе.

Успешное развитие производства обеспечивается в значительной степени благодаря рационализации труда, включающей специализацию и внедрение большого количества техники. Однако в настоящее время начинают сказываться отрицательные последствия такой рационализации. Труд человека становится более упрощенным, монотонным, требует меньших умственных затрат. Это ведет к тому, что усиливается неудовлетворенность работой, снижается производительность труда, отмечаются неявки на работу и, наконец, растет текучесть кадров.