Глава V. Задание на разработку организационного проекта.
Цель разработки проекта.
Разработка проекта необходима для совершенствования процесса найма персонала для внешних клиентов кадрового агентства. С целью создания и внедрения эффективной методики оценки кандидатов, позволяющей подобрать их в соответствии с требованиями и нуждами клиента, в максимально быстрые сроки и с минимальными затратами для организации.
Основание для разработки проекта.
Основанием и Задачей данной работы: проанализировать деятельность, связанную с процессом найма персонала для компании-клиента, предложить способы совершенствования системы отбора персонала при приеме на работу.
Требования к разработке проекта.
Принципы для формирования стратегии системы управления персоналом.
Из всего перечня существующих принципов выделим наиболее приоритетные:
Принцип экономичности, который предполагает наиболее эффективную и экономичную организацию процесса отбора персонала, повышение эффективности.
Принцип прогрессивности – соответствие методики отбора персонала передовым зарубежным и отечественным аналогам.
Принцип оперативности, который предполагает своевременное принятие решений по анализу и совершенствованию процесса отбора персонала.
Перечень проектных предложений.
Совершенствование методики оценки персонала;
Новые способы привлечения соискателей; указаны моменты, которым необходимо уделять особое внимание при приеме на работу;
Налаживание контакта с компанией-клиентом;
Программы развития менеджеров по персоналу для выполнения более качественного поиска и отбора самих кандидатов;
Обучение руководителей офисов продаж способам и методам проведения собеседований, позволяющих всесторонне оценить кандидатов;
Краткое технико-экономическое обоснование проектных предложений.
В данном разделе необходимо описать предполагаемые источники экономической и социальной эффективности.
Внедрение проектных предложений позволит:
улучшить и усовершенствовать существующий процесс найма персонала при найме на работу
подбирать наиболее подходящих для данной позиции кандидатов, максимально соответствующих конкретным позициям и корпоративной культуре компании
повысить и ускорить процесс найма персонала
снизить количество ошибок при отборе новых работников
снизить уровень текучести персонала
улучшить морально – психологический климат в коллективе
Ранее мной были обрисованы основные проблемы процесса отбора персонала при приеме на работу. В этой части мне хотелось бы перейти к предложениям по решению этих проблем.
1. В качестве одной из проблем затрудняющей процесс отбора персонала является недостаточное понимание менеджера по персоналу тех или иных профессиональных сфер.
Например, если менеджер по подбору персонала с психологическим или управленческим образованием будет подбирать в свою компанию юриста, то ему будет крайне сложно разобраться, чем отличается корпоративный юрист от юриста-договорника. Такая ситуация может сложиться в любых других сферах: бухгалтерская, логистика, строительная и т.д.
Предлагаемые решения: во избежание таких ситуаций компании нужно проводить для менеджеров по персоналу специальные тренинги по различным специализациям. Также необходимо создать презентацию, где будет максимально подробно отражена структура данной области. Презентация должна быть доступна всем специалистам, занимающимся подбором в любое время.
Приведу пример презентации по юристам:
Юристы в различных сферах. Их особенности.
корпоративный юрист осуществляет юридическую поддержку компании, выполняет работу с учредительными документами компании, вносит информацию об изменениях в уставном капитале, о смене собственников фирмы, проводит собрания акционеров и директоров и так далее;
юрист-договорник осуществляет работу с договорами и контрактами, занимается их разработкой, внедрением и т.д.;
юрист по авторскому праву/интеллектуальной собственности осуществляет работу с товарными марками и знаками, занимается их регистрацией и продвижением;
судебный юрист занимается непосредственно судебной практикой, участвует в арбитражных судах и судах общей юрисдикции, занимается разбором и составлением жалоб и претензий;
юрист по недвижимости решает вопросы в земельной сфере, участвует в вопросах аренды, субаренды, межевания доле и т.д.
Такие небольшие презентации необходимо составить по тем отраслям, специалисты из которых могут понадобиться компании (юрист, бухгалтер, специалист по компьютерной технике и т.д.).
Если у компании есть бюджет для проведения небольших тренингов и семинаров по раскрытию тех или иных профессиональных сфер, то конечно нужно обратиться к внешним провайдерам.
Если же у компании ограничен бюджет на такие мероприятие, то можно доверить данные функции внутренним сотрудникам компании. Наверняка в каждой компании есть юрист или бухгалтер, они и могут провести семинар по своей сфере менеджерам по персоналу.
2. Другая проблема при процессе найма персонала – это частое пренебрежение менеджерами по подбору тестами на определение психологически-личностных факторов кандидата на вакантную позицию.
Это происходит по ряду причин:
Самые точные и надежные тесты, как правило, занимают большое количество времени, обычно более часа. И конечно, это усложняет процесс, так как у кандидата вряд ли получится уделить столько времени в рабочее время (в 80% случаев кандидаты ходят на собеседования, будучи трудоустроенными в другой компании в данный момент), а у менеджера по подбору вызовет сложность встречаться за пределами рабочего времени.
Такую проблему можно решить, используя возможности современного прогресса: тест можно направить кандидату по почте, чтобы он сам выбрал наиболее удобное время для его прохождения. Если менеджеру по подбору нужно быть уверенным, что кандидат потратил определенное количество времени, необходимое для прохождения данного теста, то такую проблему также легко решить, используя современные программы, где можно задавать время на прохождение теста. По истечении времени программа с тестом автоматически закрывается, и открыть ее повторно уже не получится.
Некоторые менеджеры по персоналу пренебрегают тестами, полагаясь на свое личное ощущение, интуицию. Конечно, опытные специалисты, проработавшие в сфере подбора много лет, уже легко различают типы и характеры людей. Но таких профессионалов не так уж много. Поэтому основной массе рекрутеров, в частности молодым специалистам необходимо подтверждать свое мнение, ощущение специализированными тестами.
3. Другой проблемой процесса отбора персонала является не всегда слаженная работа менеджера по подбору и его ассистента.
На примере своей организации могу сказать, что зачастую менеджер и ассистент делают одну и ту же работу, вместо того чтоб разделить данный процесс, для экономии времени и для более быстрого закрытия вакантной позиции.
Так, например, ассистент не всегда знает какие позиции в приоритете на сегодняшний день, а какие уже не актуальны.
Для решения данной проблемы я предлагаю проводить регулярные встречи менеджера и ассистента, для обсуждения основного плана работы и для грамотного разделения труда в процессе подбора и отбора персонала.
Еще один вариант решения этой проблемы я вижу в создании сетевого графика, где будут отображены все позиции, над которыми работают менеджер и ассистент. В этом же графике должен быть указан статус вакансии: приоритетна, менее приоритетна, не актуальна и так далее. В другом столбце сетевого графика можно указывать, на каком этапе отбора находятся кандидаты на данную позицию. Например, если ассистент, зайдя в сетевой график, видит, что на позицию юриста в компанию «ХХХ» три кандидата уже находятся на стадии финального интервью с генеральным директором компании, то он соответственно перестает заниматься подбором и первичным отбором на данный проект, и переключается на другой.
Такой сетевой график можно создать в программе Excel или любой другой автоматизированной программе.
Приведу свой пример видения данного сетевого графика (рис. 19)
Рис.19 . Пример сетевого графика в компании.
В качестве еще одного плюса данного решения проблемы хочу отметить, что это способ будет абсолютно не затратным для любой компании.
4. Еще одна проблема в процессе отбора связана с тем, что компания-клиент не всегда четко могут сформулировать менеджеру п подбору требования к вакантной позиции. Например, четко обозначить будущий функционал кандидата, зону его ответственности, необходимые навыки и знания, обозначить положение в структуре самого отдела и.т.д. Все эти факторы затрудняют процесс поиска и подбора для менеджера по персоналу.
Здесь очень важно, чтобы менеджер по подбору мог понять и прочувствовать нужды компании-клиента. Уяснить какие задачи будет выполнять кандидат в компании, какой уровень ответственности будет нести и т.д. Зачастую несоответствие профессионального подхода менеджера по персоналу, предполагающего поиск не лучшего, а соответствующего кандидата, и некорректно составленных требований линейного менеджера провоцирует непонимание и сложности в работе.
В связи с этим в компании «Келли Сервисез» для менеджеров по подбору должно быть введено правило: личное знакомство с компанией, с HR’ом компании, также по возможности знакомство с линейным руководителем, в отдел к которому подбирается специалист.
Знакомство с компанией, во-первых, помогает менеджеру по подбору лучше понять нужды клиента, стратегию компании, ее культуру, структуру, особенности коллектива и т.д.
Все эти факторы в дальнейшем помогут менеджеру по подбору персонала понять, какой кандидат наиболее удачно «впишется» в компанию-клиента.
Во-вторых, личное знакомство способствует укреплению деловых отношений с компанией-клиентом, выводит их на новый уровень. Компания-клиент чувствует заинтересованность в лице кадрового агентства, чувствует профессиональный подход к решению поставленных перед агентством задач.
Предполагаемые факторы и источники социально-экономической эффективности от внедрения проектных предложений.
Мероприятия по совершенствованию поиска и подбора персонала в кадровом агентстве ООО «Келли Сервисез» направлены на систематизацию информации о поиске и подборе сотрудников на позиции клиента. Четкое знание какой специалист нужен компании, где его взять и как выбрать способствуют повышению эффективности процесса найма персонала.
Оценка социальной эффективности проектов.
Социальная эффективность проектов проявляется в возможности достижения позитивных, а также избегания отрицательных с социальной точки зрения изменений в организации.
К числу позитивных можно отнести следующие изменения:
* повышение уровня закрытия позиций у клиента
* улучшение морально – психологического климата в коллективе (возможности для коммуникации, информированность, относительная бесконфликтность отношений с руководством и коллегами и пр.).
* повышение уровня трудовой дисциплины;
* повышения уровня удовлетворенности персонала работой.
Позитивные социальные последствия проектов могут формироваться (и должны оцениваться) и за пределами организации (формирование благоприятного имиджа организации и обеспечение стабильной занятости в регионе).