Глава IV.

1. Анализ процесса найма для внешних клиентов кадрового агентства.

Структура отдела по подбору персонала для внешних клиентов выглядит следующим образом.

Рис. 11. Состав должностных лиц и их подчиненность в отделе HR/Admin/Legal

Таблица № 1. Функциональная взаимосвязь разделения труда в отделе HR/Admin/Legal

п/п	Функции	Нач. отдела	Консультант	Ассистент	Администратор отдела	Трудоемкость функции (чел.-час)
1	Принятие решения о приеме вакансии	Р, О	С, А	И, П	И, П	1 час
2	Снятие вакансии	П, С	И, О	О	О	1 час
3	Поиск кандидатов	П	Р, А, И	И, А	П, И	5 часов
4	Проведение телефонного интервью	П	Р, П	И	А	20 минут
5	Проведение собеседований	П	И	С, И	А	1 час
6	Направление кандидата в компанию	Р, П	Р, О	С, П	А, П	20 минут
7	Обратная связь с кандидатом/клиентов	П	Р, И	О, И	А, П	20 минут
8	Заключение договора с компанией	Р, О	С, И	О	П	1 час

Условные обозначения:

Р – руководит,

С – согласовывает,

И – исполняет,

А – анализирует,

О – организует,

П – передает, получает информацию и т.д.

Исходя из данной таблицы можно сделать вывод о том, что в процессе поиска кандидатов участвует много должностных лиц, что нерационально отражается на использование рабочего времени.

Например, администратор отдела мог бы больше времени уделять на работу с базой данных, и меньше заниматься процессом поиска.

По остальным функциям работы отдела задачи распределены четко и рационально.

В настоящее время рынок труда не так активен и основной задачей рекрутинговых агентств является постоянный поиск кандидатов, в том числе и тех, кто самостоятельно не рассматривают предложения по трудоустройству.

В ходе поиска и привлечения новых кандидатов сотрудники подразделения HR/Admin/Legal пользуются следующими видами источников:

1) Внешние открытые источники: интернет сайты (hh.ru, superjob.ru; специализированные сайты и форумы – lawfirm, hr.ru и другие), объявления в периодической печати («Работа и Зарплата»), социальные сети (vkontakte.ru, odnoklassniki.ru), профессиональные социальные сети (moikrug.ru, professionali.ru), международную профессиональную сеть (linkedin.com), сайты ВУЗов, корпоративные газеты и проспекты;

2) Профессиональные выставки;

3) Внутренний источник: база данных Axapta;

4) Прямой поиск (хэдхантинг - head hunting).

Для эффективной работы необходимо быть постоянно включенным в индустрию, осуществлять постоянное взаимодействие с кандидатами, развивать «network», следить за текущими событиями и за развитием карьеры своих кандидатов. Работа с профессиональными социальными сетями позволяет оптимизировать процесс поиска кандидатов на вакансию, поскольку профиль каждого члена той или иной профессиональной социальной сети представляет собой полноценное резюме, а также содержит информацию о публикациях потенциального сотрудника в деловых и отраслевых СМИ, его победы в номинациях, членство в профессиональных организациях.

Социальные медиа позволяют выйти за рамки стандартного резюме и собрать информацию, которая может оказаться полезной для точной оценки кандидата.

Для любого эффективного инструмента поиска кандидатов требуется глобальная аудитория, в которой присутствует большое количество подходящих потенциальных кандидатов, а социальные сети на данный момент огромны и с каждым днем растут. Надо сказать, что большинство инструментов поиска сфокусировано на лицах, активно ищущих работу, в противоположность этому, аудитория социальных медиа гораздо шире, так как здесь преобладают пользователи, в настоящее время имеющие работу и не находящиеся в активном поиске новой позиции. Другим преимуществом является низкая стоимость работы с этими ресурсами и возможность найти кандидатов с редкими навыками или опытом работы.

Процесс организации отбора претендентов на вакантную должность представлен на рис. 12.

Рис. 12. Организация отбора претендентов на вакантную должность

На этапе первичного интервью основная задача – выявить, насколько потенциальный кандидат соответствует требованиям вакансии: образование, опыт работы, личные качества, уровень владения иностранными языками, наличие водительских прав, готовность к командировкам. Также учитываются комментарии соискателя в отношении желаемой работы.

Например, соискатели на позицию юридического специалиста должны иметь законченное высшее юридическое образование владеть английской юридической лексикой, в некоторых случаях компании-клиенты требуют наличие у кандидатов опыта работы от 1-2 лет.

Основные вопросы для первичного интервью на позицию юридического специалиста:

• В какой сфере права у Вас есть опыт (корпоративное, договорное, судебное и т.д.)\

• Какова зона ответственности?

• Сколько человек в юридическом отделе? Как разделяются задачи между сотрудниками?

• Кому подчиняется? Кто является непосредственным руководителем?

• Уровень владения английским языком?

• Каковы основные достижения: перевыполнение плана, развитие новых клиентов?

• Почему рассматриваете предложения сейчас?

• Причины ухода с прежнего места работы?

• Какие предложения могут быть Вам интересны сейчас: должность, компании (российские/западные), сфера деятельности компании (строительные, производственные и т.д.), готовы ли Вы к командировки?

• Нужно уточнить через какое время кандидат будет требовать роста?

Во время телефонного интервью необходимо обращать внимание:

- Насколько уверенно кандидат говорит;

- Как он звучит? (грамотна ли его речь);

- Насколько объективно он себя оценивает (карьерный рост, уровень ожидаемой компенсации);

- Насколько глубоко и хорошо он знает сферу права, в которой работает;

Следующий этап – собеседование с консультантом в Kelly Services.

Оно, как правило, формализовано и проходит по чёткой схеме (рис.13).

Рис. 13. Схема интервью с консультантом Kelly Services

Типы вопросов, которые задает консультант во время интервью:

• открытые (помогают получить максимум информации);

• закрытые (задаются с целью подтверждения или опровержения информации);

• ситуационные (помогают понять, насколько быстро и эффективно кандидат может принимать решения);

• проективные (кандидату предлагают оценить и высказать мнение по поводу действий других людей);

• поведенческие (помогает спрогнозировать поведение кандидата в будущем);

• провокационные (задаются с целью проверить стрессоустойчивость и умение сохранять самообладание).

Таблица № 2. Функциональная взаимосвязь процесса найма и отбора.

№	операции	Исполнители
		Менеджер по персоналу	Ассистент менеджера по УП	Ведущий специалист	Трудоемкость операции (в мин)
1	2	5	6	7	n
1	Телефонное интервью	И, Р	И	Р, А, И	20
2	Приглашение на собеседование	А, И	И,П	П	7
3	Тестирование, деловые игры, cases	И, О	П	Р	60
4	Сбор рекомендаций	И	О	Р	20

Условные обозначения:

Р – руководит,

С – согласовывает,

И – исполняет,

А – анализирует,

О – организует,

П – передает, получает информацию и т.д.

Из таблицы видно, что некоторые функции дублируются сразу несколькими сотрудниками.

Например, телефонное интервью проводит три специалиста. Приглашение на встречу осуществляют два специалиста.

Время расходовалось бы более рационально, если бы данные две функции осуществлял бы только ассистент по подбору. Тогда у менеджеров оставалось бы больше времени на личное общение с кандидатом и клиентом.

Таблица № 3.Оперограмма процедуры найма персонала.

	Директор по персоналу	Р екрутер	Руководитель отдела	К андидат
1. Формирование требований к кандидату
2. Согласование описания требований к кандидату с руководителем отдела и директором по персоналу
3. Поиск кандидата
4. Телефонное интервью
5. Интервью в компании с рекрутером
6. Assessment center		!
7. Интервью с непосредственным руководителем отдела			!
8. Издание приказа о приеме на работу нового сотрудника

Условные обозначения:

! - принятие решения

- анализ

- передача процесса

- возникновение ситуации

- согласование, передача информации

Все данные заносятся в базу данных Axapta. База данных является неотъемлемым преимуществом в работе кадровых агентств. Все данные о кандидатах находятся в папке контакты - вкладка «Кандидаты» (рис. 14).

Рис. 14. Структурное дерево базы данных Axapta

В базе данных осуществляется поиск нужного кандидата. Так как база данных содержит более 20 000 кандидатов, можно воспользоваться фильтром для облегчения процесса поиска.

Профиль кандидата описан в нескольких вкладках, которые содержат информацию о его возрасте, образовании, контактах, роде занятий, навыках, вредных привычках, желаемом режиме работы, компенсационных ожиданиях и др.

Вкладка «Общее» 2 (рис. 15)

В этом поле указываются вредные привычки (напр. пьющий/непьющий), а также возможные ограничения по здоровью

Желаемый режим работы/

готовность работать в ночные смены

Возможность использования выкидного меню да/нет

использования выкидногоменя

Рис. 15. Занесение необходимой информации о кандидате

После того, как кандидат прошел собеседование в Kelly Services, его подробная характеристика записывается во вкладке «Оценка» (рис. 16).

Вкладка «Оценка».

Используется кнопка резюме для внесения данных по опыту работы и образованию