Описываем услугу

Излагая, что, собственно, вы предлагаете, избегайте описания слишком масштабной услуги.  Если услуга действительно представляет собой комплекс мероприятий (действительно масштабный проект), то желательно раздробить ее на этапы, указав для каждого этапа его задачи, суть работы, результаты и стоимость.  Не описывайте что-либо неизвестное клиенту через другое неизвестное. Наткнувшись на непонятные термины, клиент не будет тратить время на поиск «перевода». Объяснять суть новых или сложных, например, консалтинговых услуг нужно через знакомые и понятные клиенту операции, функции, действия и результаты.

Приводите убедительные аргументы в пользу приобретения ваших товаров/ услуг.  Аргументы должны быть понятны потенциальному клиенту на уровне здравого смысла, а не превращаться для него в очередную загадку. При выборе примеров и иллюстраций желательно воспользоваться теми же сравнениями, которыми пользуется сам потенциальный клиент. Узнать об этом можно из его публикаций, выступлений, бесед.

Не забудьте об описании порядка работы. Приведите подробную схему сотрудничества, т.е. что именно будут делать консультанты на каждом этапе, где будут контрольные точки, что будет промежуточным результатом работы. Некоторые считают, что эта информация в коммерческом предложении лишняя, т.к. она чрезмерно удлиняет текст. Но для клиента подробно расписанный план работ ― это подтверждение квалификации исполнителя и возможность лучше представить работу уже на этапе коммерческого предложения. Чтобы не перегружать текст, порядок работ можно вынести в приложение, а для облегчения восприятия использовать таблицы, схемы, графики.  Обязательно пропишите процедуру взаимодействия с представителями клиента и назначение ответственных за решение задач. Речь идет о рабочих встречах, совещаниях, предоставлении первичной информации для анализа и пр. Если об этом забыть, клиент впоследствии может быть удивлен, что с него что-то требуют. Информацию о процедуре взаимодействия также лучше вынести в приложение.

 

 Стилистика

 

Стиль коммерческого предложения должен быть понятным и уважительным. Избегайте:

-  общих понятий (деловое (взаимовыгодное, перспективное) сотрудничество, программа долговременного взаимодействия, поэтапный план реализации);

- оценочных эпитетов,  которые на этапе знакомства с коммерческим предложением клиент проверить не может (высокое качество, квалифицированный персонал);

- неуважительных и стилистически сниженных фраз («не доверяйте лохотронщикам, обратитесь к профессионалам», «чтобы сотрудники не спали на работе»);

- сокращения (проф.уборка).

 

Цена

Главное правило таково: цена должна быть понятна потенциальному клиенту, в т.ч. должен быть понятен принцип ее формирования. Указать в коммерческом предложении лишь базовые расценки ― не лучший вариант.  Фразы типа «Не входит в стоимость» служат вам плохую службу: у клиента складывается ощущение, что его пытаются обмануть. Если точно рассчитать трудозатраты на проект и определить конечную стоимость работ сложно, используйте интервалы расценок «от и до», затраты на чел./час работы или за единицу результата (дизайн-концепция логотипа, макет листовки и т.п.), а также перечень факторов, влияющих на цену в сторону ее повышения и понижения. Подойдут и ориентировочные расценки по аналогичным проектам. Самое плохое, что вы можете сделать ― не говорить о цене вообще. Интерес клиента к вашему предложению еще не настолько высок, чтобы он бросился выяснять, сколько же это стоит.

Информация об авторах предложения

Мы уже упоминали, что справочная информация о компании-исполнителе нужна. Но лучше не расписывать собственные заслуги на трех листах, а кратко отметить те достижения и особенности компании, которые имеют значение применительно к данному заказу и данному клиенту. В частности:

- опыт работы на аналогичных проектах,

- собственные методики,

- статьи и книги на данную тему,

- ссылки на Интернет-ресурсы,

- участие в специализированных мероприятиях в качестве докладчика, а также самостоятельная организация таких мероприятий,

- благодарственные письма и отзывы клиентов и т.п.

 

Заключительная часть

В заключительной части коммерческого предложения также выдерживайте деловой лаконичный тон. Не нужно прямых призывов, пафосных или банальных фраз («И мы будем удивлены, если такое выгодное предложение Вас не заинтересует", "Давайте вместе решать стоящие перед Вами задачи!") Завершение письма должно быть таким, чтобы побудить клиента к действию: позвонить, написать, принять участие в круглом столе, совещании, презентации и т.п. Желательно также оставить за собой возможность сделать уточняющий звонок потенциальному клиенту:

-  "Если у Вас появились вопросы, мы готовы ответить на них по тел….."

-  «Если наше предложение для Вас актуально, сообщите нам, пожалуйста, и мы вышлем Вам детальный план…"

-  «Сообщите нам, пожалуйста, какой вариант из вышеперечисленных для Вас наиболее удобен, и мы согласуем с Вами удобные сроки…"

 

Контактная информация должна содержать фамилию и имя отправителя, к которому можно обратиться с вопросами, название компании и перечень контактов, включая корпоративный сайт.

Завершая письмо, не лишним будет поблагодарить адресата за знакомство и изучение коммерческого предложения.

 

После написания уделите внимание грамотности и оформлению вашего документа.

Сократите  или перефразируйте чересчур длинные предложения.  Для облегчения зрительного восприятия текста лучше отделить абзацы друг от друга пробелами. Уберите лишние пробелы между словами и лишние интервалы между строками. Пишите весь текст одним шрифтом.

Если у компании есть логотип, поместите его на первой странице.

Получатель указывается в правом углу по следующей схеме: должность, название организации, ФИО получателя, допустимо указать номер факса, текст выравнивайте по правому краю.