1. Держите на столе только список неотложных дел.

Все лишнее уберите — оставьте только документы или предметы, необходимые для выполнения первоочередных дел. Они должны быть под рукой, чтобы не тратить время на поиски

2. Эффективно используйте время.

Если вас без конца прерывают, закроите дверь. Если двери нет, заткните уши или наденьте наушники от плейера. В крайнем случае подумайте о том, не поса­дить ли на пороге очень злую собаку!

В общем постарайтесь обеспечить условия для продуктивной работы При необ­ходимости установите конкретное время, когда сотрудники могут свободно вхо­дить в ваш офис; в остальное время ограничьте доступ.

3. При необходимости уберите со стола телефон.

Если в ближайшее время телефон вам не понадобится, уберите его со стола. По­ставьте его на стол позади себя или даже на пол — только бы он не был у вас пе­ред глазами.

Не каждый телефонный звонок — неотложный. Если ваш собеседник не может объ­яснить, зачем звонит, или же просто страдает многословием, попробуйте следующее

• Если звоните вы, начните так. Мне надо обсудить с вами три вопроса. Если собе­седник попытается увести разговор в сторону, вы сможете вернуть его к одной из трех предложенных тем Если звонят вам, но вы не можете уделить собеседнику достаточно времени, скажите, что вам очень приятно с ним поговорить, но вы как раз собрались уходить Выслушайте вкратце, о чем вам хотят сообщить, и укажите время, когда вы сможете перезвонить Если только собеседник — не разгневанный клиент, у которого из-за дефектов вашего оборудования намертво встал конвейер, то он, скорее всего, согласится перенести беседу Если звонящий не согласен ждать, значит, вы имеете дело с чрезвычайной ситуацией и придется ею заняться.

• Тем. кто известен своей любовью к пустопорожней болтовне, звоните перед са­мым обеденным перерывом или в конце рабочего дня Если это невозможно, на­чинайте разговор со слов У меня очень мало времени, но я хотел бы вам сообщить или Я спешу на встречу, но я хотел бы обсудить с вами

Если вы не научитесь справляться с подобными ситуациями, то всегда будете зави­сеть от других А они вряд ли когда либо позаботятся о ваших интересах.

О том, как скользить по волне времени, я знаю очень много, но здесь рас­скажу только о том, как использовать этот прием для того, чтобы стать чемпионом продаж Это управление временем для людей, занятых в тор­говле, со специальным уклоном для продавцов.

Точно так, как вы разделяете на три категории свои цели, разделите на три периода свою нынешнюю жизнь, чтобы как можно эффективнее организовать время. Вам надо

исследовать свое вчера, проанализировать свое сегодня, заглянуть в свое завтра

Иными словами, пронестись на волне времени. Вот как это делается.

Найдите время, чтобы записать, что вы делаете в течение каждого из 168 часов обычной для вас рабочей недели Если вы только начинаете работать над собой, то у вас наверняка имеется множество привычек, приводящих к серьезным потерям вре­мени Выявив эти привычки, вы легко от них избавитесь Старайтесь быть по воз­можности честным и точным.

Необходимо также в течение минимум 21 дня вести подробный журнал типичного ра­бочего дня Это поможет вам определить привычки, которые следует искоренить Будет лучше, если в своем расписании вы отведете специальное время на работу с этим журна­лом. Не делайте слишком подробных записей, иначе на это будет уходить слишком много времени Просто записывайте, на что вы тратили время в течение рабочего дня: например, три часа на выполнение поручений, пять минут на составление соглашения о покупке, полдня раскопок в собственном столе в поисках важного сообщения, которое "еще минуту назад было на месте", и т.д.

Через 21 день, закончив заполнение этого журнала, вы с удивлением обнаружите, как много времени потрачено неизвестно на что или на несущественные дела. Мало кто обращает внимание, на что он тратит время. А оно течет сквозь пальцы — как деньги Вы помните, что в начале недели у вас в кошельке было 50 долларов. В пят­ницу осталось только 7. Куда же девались 43 доллара? Попробуй, вспомни... Со вре­менем происходит совершенно то же самое, если не учитывать его ежедневно, оно уходит в песок.

Будьте требовательны к себе В течение 21 дня проведите строгий учет времени. После заполнения последнего листа разделите общее время на категории. Отложите записи на три недели, а потом проанализируйте их. Самое главное — будьте честны, записывая каждую минуту, на что бы вы ее ни потратили

Анализируя, вы разбиваете целое на составные части, и это именно то, что вам предстоит сделать со своим сегодня.

Если в течение 21 дня вы вели журнал по учету времени, то знаете, как провели последние три недели Вы уже установили, на что тратили время вчера. Теперь вы можете разбить на части свое сегодня, посмотреть, что можно в нем исправить, и со­брать его заново в усовершенствованном виде.

Маленькая подсказка, если при планировании времени исходить из сооб­ражений пользы, то эта задача не будет казаться столь уж сложной. Я часто слышу или читаю в письмах: Том, я совершенно не могу спланировать свое время или У меня просто руки до всего не доходят

Я неизменно говорю этим людям то, что кто-то сказал мне, когда я только начи­нал карьеру продавца. Вот эти слова:

Всегда делай то, что считаешь самым полезным в данный момент. Этому правилу я во многом обязан своей карьерой и своим успехом. Оно также сде­лало излишними разнообразные дискуссии на тему управления временем. Это правило я в течение более 20 лет повторяю другим, но, боюсь, совет так прост, что многим он может показаться не заслуживающим внимания.

Что бы я ни делал, я спрашиваю себя: Является ли это самым полезным из всего, что я могу сделать в данный момент^у Ответ на этот вопрос возможен при соблюдении двух простых условий.

У вас под рукой должен быть список важных дел и расписание встреч Вы должны знать, сколько стоит ваше время.

Польза от вашего труда в целом прямо пропорциональна продуктивности каждого часа. Повысьте цену вашего часа, и отдача от вашей деятельности возрастет. Непрестанно задавайте себе простой вопрос: Является ли то, что я делаю в данный момент, самым полезным из всего, что я мог бы делать?

День грядущий

Начиная применять методы эффективного управления временем, не пытайтесь распи­сать каждую минуту. Очень легко ошибиться, предсказывая время окончания задания.

Для начала планируйте только 75% всего рабочего дня, обеспечив тем са­мым время на перерывы, задержки и чрезвычайные ситуации. Научив­шись планировать рабочий день более точно, можете составлять планы на 90% рабочего дня. Только не пытайтесь дойти до 100%, поскольку при этом вы не оставляете места для непредвиденных ситуаций и можете про­сто довести себя до нервного срыва, пытаясь выполнить невыполнимое.

Проявляйте гибкость. В продаже, как и жизни, невозможно оперировать только черным и белым цветом. Существует множество других цветов. Проявляя гибкость, вы сможете удерживать равновесие и двигаться впе­ред. Не сковывайте себя таким распорядком, который не оставляет време­ни ни на что, кроме работы.

Победители всегда планируют свое время. Чтобы повысить продуктивность и до­ход, нужно делать это профессионально. Продавцы-чемпионы ценят время клиента, равно как и собственное. Все они ежедневно определяют самые важные цели, назна­чают высшие и низшие приоритеты. Назначение приоритетов есть важный фактор в управлении временем, и здесь очень важно использовать системный подход.

Как планировать

Я рекомендую пользоваться блокнотом-органайзером. Такие устройства в большом ко­личестве производят компании Day-Timer, Franklin, Day Runner, TimeDesign, Filofax и др. Некоторые специализируются на выпуске блокнотов специально для продавцов — с гра­фами для путевых заметок, листами для составления диаграмм активности и продуктивно­сти, с полями для записей о встречах, расходах и т.п. Не пожалейте времени на поиск под­ходящего органайзера. Если вы купите такой, который не годится для вашей работы, то не станете им пользоваться, а это пагубно скажется на самой идее планирования.

Выберите время для планирования и присядьте минут на 15 в спокойном месте за стол (или положите на колени "дипломат", если именно там хранится вся нужная информация). В течение нескольких минут просмотрите все неоконченные дела и по­думайте, когда сможете их завершить. Я настоятельно советую почаще заглядывать в свой план и вносить в него соответствующие изменения. Кроме того, любую новую информацию нужно записывать немедленно, иначе ее можно просто потерять, в ре­зультате чего вы не сможете составить полноценный план. Если придется делать за­писи буквально на бегу — ничего страшного. Главное, чтобы полезные сведения не проходили мимо вас.

Когда планировать

Первого числа каждого месяца берите свою тетрадку с планами и записывайте все, что собираетесь сделать в этом месяце. И не увлекайтесь фантазиями.

Первым делом запишите все общественные мероприятия, в которых необходимо принять участие. Затем отметьте важные даты: дни рождения родных, друзей и клиен­тов, годовщину собственной свадьбы, если она приходится на этот месяц. Включите сюда также особые события, такие, как участие ребенка в школьном концерте или пикник на работе супруга (супруги).

После этого занесите в тетрадь все собрания своей компании, которые необходимо посетить в этом месяце. Затем добавьте все проекты, над которыми работаете, пред­полагаемые даты их завершения или даты контрольных мероприятий. Если вы рабо­таете над крупным проектом, разбейте его на части, которые будете выполнять ежене­дельно. Такой метод поможет видеть сдвиги в работе, да и сам проект не будет казать­ся бесконечным.

Не перегружайте себя записью каждой мелочи своего рабочего дня. Вы же не роман пишете! Попытки увековечить слишком много подробностей воз­вращают нас к началу этой главы, где мы обсуждали чрезмерные затраты времени на подготовку того, что никогда не будет работать. Записывайте только ключевые события и важную информацию, которую нельзя забыть.