Учетные регистры и формы бухгалтерского учета
Учетные регистры
Под учетными регистрами следует понимать разработанные специальным образом листы бумаги, в которые производятся текущие учетные записи.
В них группируются и систематизируются по синтетическим и аналитическим счетам данные о состоянии и движении хозяйственных средств и их источников. По данным учетных регистров составляется отчетность.
Рис. Признаки классификации учетных регистров.
По внешнему виду:
Свободные листы – это учетные регистры на отдельных листах бумаги.
При этом формат и графление свободных листов в зависимости от их назначения могут быть самыми различными.
Общим для учетных регистров в виде свободных листов является то, что все они обязательно имеют: соответствующее название (журнал-ордер, ведомость и т.д.), указание периода, на который рассчитан учетный регистр, в который производятся учетные записи.
Карточки являются разновидностью свободных листов, но они изготавливаются из более плотной бумаги и небольшого формата (инвентаризационная карточка, карточка учета материалов и т.д.).
Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей.
Для хранения карточек и удобства пользования ими применяются картотеки. В них карточки располагаются в порядке указанных на них шифров счетов, открытых на этих карточках.
Книги.
Отличительная особенность книг, как учетных регистров, заключается в том, что помещенные в них листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом, вследствие чего расположение отдельных частей и страниц книг всегда остается неизменным.
Например: кассовая книга, книга остатков материалов, регистрационные журналы и т.д.
По объему содержания:
Регистры аналитического учета предназначаются для записи хозяйственных операций по аналитическим счетам (карточки аналитического учета средств).
В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма графления учетных таблиц (журналы - ордера, главная книга).
Комбинированные (отдельные журналы - ордера, машинограммы).
Построение преобладающего большинства учетных регистров базируется на двух основных моментах:
шахматной форме графления учетных регистров;
линейном способе записи в них хозяйственных операций.
Сущность шахматной формы заключается в том, что дебетуемые счета располагаются в горизонтальных, а кредитуемые – в вертикальных колонках таким образом, что каждая клетка, образуемая пересечением горизонтальных и вертикальных полосок, предназначается для отражения корреспонденции между двумя определенными счетами.
Особенность шахматной формы состоит в том, что сумма операции записывается по двум счетам технически только один раз, но эта одна запись означает, что сумма одновременно отнесена в дебет одного и кредит другого счета.
Такое строение учетных таблиц положено в основу построения регистров синтетического учета – журналов-ордеров.
В журнале-ордере предусматривается типовая корреспонденция счетов, что обеспечивает правильную и единообразную группировку учетных данных. Кроме того, в них предусматриваются и другие показатели, необходимые для составления отчетности.
Дебетовые обороты по синтетическим счетам получают при суммировании итогов всех журналов-ордеров.
Такое суммирование осуществляется ежемесячно путем записи сумм итогов журналов-ордеров в Главную книгу.
В Главной книге путем группировки итогов журналов-ордеров происходит завершение синтетического учета. На основании данных Главной книги составляется баланс.
Для аналитического учета применяются три вида учетных регистров:
регистры, которые ведутся параллельно регистрам синтетического учета и отдельно от них;
регистры, записи в которых производятся с целью группировки и накапливания однородных хозяйственных операций по аналитическим счетам для последующего их переноса итогом за месяц в регистры синтетического учета;
регистры, в которых совмещается аналитический учет с синтетическим.
Первый вид регистров – это карточки контокоррентной; количественно-сортовой и многографной формы.
Наиболее распространенной формой является контокоррентная форма. Не имея обозначений наименований колонок (заголовков), контокоррентная форма используется на практике для самых разнообразных учетных записей.
В книгах, предназначенных для аналитического учета, аналитические счета открываются по заранее намеченному плану на отдельных страницах.
Для каждого счета отводится то или иное число страниц, в зависимости от предполагаемого количества записей по этому счету.
По каждому счету выводятся свои постраничные или общие нарастающие итоги, которые переносятся со страницы на страницу данного счета.
Второй вид регистров – это накопительные ведомости по учету расчетов, группировочные ведомости шахматной формы.
Основной особенностью накопительной ведомости является то, что в ней каждому поставщику (т.е. каждому аналитическому счету) отводится отдельная строка.
По этой строке в разное время записываются все необходимые сведения о состоянии расчетов с поставщиками по каждой партии полученных от них материальных ценностей.
Выведенные итоги переносятся в регистры синтетического учета.
В отличие от накопительных в группировочных ведомостях отражаются результаты единовременной (обычно производимой по окончании месяца) группировки и систематизации данных из документов по установленным признакам.
Группировочные ведомости шахматной формы графления используются для учета цеховых, общезаводских и других расходов производства.
Основной особенностью третьего вида регистров является то, что они совмещают в себе как элементы регистров синтетического учета, так и аналитического.
Отсюда они и получили свое название синтетическо-аналитические (комбинированные).
По характеру записи:
Рис. Классификация учетных регистров по характеру записи.