Інструкція про порядок вилучення посадовими особами органів державної податкової служби України оригіналів та копій фінансово-господарських та бухгалтерських документів

1. Загальні положення

1.1. Цю Інструкцію розроблено відповідно до Закону України "Про державну податкову службу в Україні", Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" та інших нормативно-правових актів з питань оподаткування.

1.2. Ця Інструкція регулює відносини органів державної податкової служби України (далі - органи державної податкової служби) та платників податків при вилученні посадовими особами органів державної податкової служби при проведенні перевірок підприємств, установ та організацій копій фінансово-господарських та бухгалтерських документів, які свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків та зборів (обов'язкових платежів), та при проведенні арешту активів платника податків на підставі рішення суду - оригіналів первинних фінансово-господарських та бухгалтерських документів.

1.3. Для цілей цієї Інструкції поняття "платник податків" визначається як підприємство, установа, організація (у разі проведення перевірок) та відповідно до статті 1 Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" (у разі арешту активів).

2. Документи, що можуть вилучатися

2.1. Вилученню підлягають такі фінансово-господарські та бухгалтерські документи (або їх копії): первинні документи (письмові свідоцтва), що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядчі документи та дозволи платника податків на проведення таких операцій, грошові документи, облікові регістри (тобто носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку), кошториси, декларації та інші документи, пов'язані з обчисленням і сплатою податків, зборів (обов'язкових платежів) до бюджету, а також інші матеріали та розрахунки, які свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування та факти порушень нормативно-правових актів з питань оподаткування, за винятком документів, що містять відомості, які становлять державну таємницю.

2.2. Забороняється вилучення у платників податків документів, що не підтверджують фактів порушення законів України про оподаткування.

3. Порядок та оформлення вилучення оригіналів (копій) документів і повернення (передачі) оригіналів документів

3.1. При вилученні оригіналів фінансово-господарських та бухгалтерських документів посадова особа органу державної податкової служби ознайомлює представника платника податків з рішенням суду про арешт активів.

3.2. Перед вилученням оригіналів (копій) документів посадова особа органу державної податкової служби визначає перелік тих документів, які (копії яких) підлягають вилученню.

3.3. У разі відмови платника податків добровільно надати документи (їх засвідчені копії) посадовій особі органу державної податкової служби нею складається акт довільної форми, що засвідчує факт такої відмови, із зазначенням посади, прізвища, ім'я та по батькові представника платника податків та переліку документів, які йому було запропоновано надати. Зазначений акт підписується посадовою особою органу державної податкової служби та представником платника податків. У разі відмови платника податків від підпису зазначеного акта в ньому вчиняється відповідний запис.

3.4. Посадова особа органу державної податкової служби здійснює перегляд документів, оригінали (копії) яких підлягають вилученню. У разі виявлення недооформлених томів документів (непідшиті, непронумеровані, непідписані тощо) ці документи дооформлюються платником податків відповідно до вимог оформлення документів і документообігу в бухгалтерському та податковому обліку в присутності посадової особи органу державної податкової служби.

3.5. Вилучення оригіналів (копій) документів здійснюється посадовими особами органу державної податкової служби в присутності представника платника податків. Посадова особа органу державної податкової служби знімає копії з документів, що вилучаються, або копії яких вилучаються, використовуючи копіювальну техніку платника податків (за згодою), або копіювальну техніку органів державної податкової служби.

При вилученні посадовими особами органів державної податкової служби копій документів зазначені копії у встановленому порядку засвідчуються платником податків, що перевіряється.

При вилученні оригіналів документів орган державної податкової служби залишає платнику податків копії вилучених документів із зазначенням на них підстави, дати вилучення оригіналів, посади, прізвища, ініціалів особи, яка проводила вилучення. У разі відсутності копіювальної техніки у платника податків або його відмови в її наданні копії вилучених оригіналів документів із зазначенням на них вищенаведеної інформації передаються платнику податків не пізніше наступного робочого дня після вилучення.

3.6. Вилучення оригіналів (копій) документів оформляється описом за формою згідно з додатком 1 (далі - Опис), у якому зазначаються дата, підстави для вилучення документів, назва органу державної податкової служби, посади, прізвища, імена та по батькові посадових осіб, які проводять вилучення, а також прізвища, імена та по батькові представника платника податків та інших осіб, у присутності яких проведено вилучення, назви, номери та дати, кількість аркушів вилучених оригіналів документів (копій) та назви справ, з яких їх вилучено, та інші відомості, передбачені формою Опису. Опис засвідчується (скріплюється) підписами посадових осіб органу державної податкової служби та представників платника податків.

3.7. Копія Опису, складеного посадовими особами органу державної податкової служби, вручається під підпис представнику платника податків. Якщо представник платника податків відмовляється від засвідчення Опису або від підпису про отримання копії Опису, то посадові особи органу державної податкової служби, які здійснюють вилучення документів, роблять відмітку про відмову в Описі.

3.8. Представник платника податків та інші особи (у разі їх присутності) мають право робити заяви з приводу дій посадових осіб органу державної податкової служби, які викликають незгоду, про що робиться відмітка в Описі.

3.9. Якщо платник податків відмовляється від отримання копій з оригіналів документів, що вилучаються, посадова особа органу державної податкової служби, яка здійснює вилучення документів, робить про це відмітку в Описі.

3.10. Вилучені оригінали (копії) документів передаються на зберігання до органу державної податкової служби посадовій особі, яка відповідає за їх зберігання, та зберігаються у спеціальному приміщенні, яке обладнано охоронною і протипожежною сигналізацією та має стелажі. Вікна приміщення повинні бути загратованими, а двері - металевими або оббитими металом. За відсутності такого приміщення вилучені документи зберігаються в сейфі або металевій шафі. На вилучених оригіналах документів забороняється робити будь-які відмітки та написи.

3.11. Вилучені оригінали документів повертаються платнику податків, у якого було здійснено вилучення, під підпис про одержання документів. При цьому, а також при передачі за рішенням керівника органу державної податкової служби вилучених оригіналів документів платника податків підрозділам податкової міліції або у випадках, передбачених законодавством, - іншим правоохоронним органам складається Опис повернутих/переданих документів, що вилучені зі справ (згідно з додатком 2), із зазначенням: назви органу державної податкової служби, посад, прізвищ, імен та по батькові посадових осіб, які повертають/передають документи, а також прізвищ, імен та по батькові представників платника податків чи посад, прізвищ, імен та по батькові посадових осіб, яким повертаються/передаються документи, назв документів, їх номерів, дат та кількості аркушів повернутих/переданих документів.

3.12. Зазначені в пунктах 3.6, 3.11 розділу 3 цієї Інструкції описи в день їх складання реєструються у єдиному спеціальному журналі (додаток 3), який ведеться структурним підрозділом, до функцій якого входить реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції органу державної податкової служби.

 

Директор Департаменту контрольно-перевірочної роботи

С. О. Довгаль

 

Додаток 1 до Інструкції про порядок вилучення посадовими особами органів державної податкової служби України оригіналів та копій фінансово-господарських та бухгалтерських документів

ОПИС

N ___ від "___" ____________ 200_ року                     оригіналів/копій документів, що вилучені зі справ                                     (необхідне підкреслити)

Усього вилучено оригіналів/копій документів _______________________________________________

                                   (необхідне підкреслити)

______________________________________________________________________________________

                                                                        (кількість одиниць записати цифрою та словами)

на ____________________________________________________________________________ аркушах

                                                                        (кількість аркушів записати цифрою та словами)

Відмітка про відмову від одержання копій з оригіналів документів, що вилучаються, _______________

______________________________________________________________________________________

Опис, складений посадовою особою органу державної податкової служби, записано правильно.

ОПИС ЗАСВІДЧИЛИ:

________________________________________              ______________              __________________

               (посади осіб, які здійснювали вилучення,                                              (підпис)                                     (ініціали, прізвище)

             назва органу державної податкової служби)

________________________________________              ______________              __________________

               (посади представників платника податків,                                             (підпис)                                     (ініціали, прізвище)

                    у якого здійснювалося вилучення)

Відмітка про відмову представників платника податків від засвідчення опису

______________________________________________________________________________________

Присутні:*

________________________________________              ______________              __________________

                           (посади осіб, які присутні)                                                             (підпис)                                    (ініціали, прізвище)

Заяви і зауваження, які зробили представники платника податків або присутні особи* (перед текстом зауважень указати прізвище, ініціали та посаду особи, яка зауважує): ____________________________

______________________________________________________________________________________.

 

Копію опису та копії з оригіналів

документів, які вилучені, одержав:                                               "___" ____________ 200_ року

_____________________________________                                     ____________________

                     (посада, прізвище та ініціали                                                                                              (підпис)

                  представника платника податків)

____________

* У разі присутності інших осіб. 

На підставі пункту 9 статті 11 Закону України "Про державну податкову службу в Україні" та (або) на підставі рішення суду ____________________________________________________________________

                                                                                                                                 (назва суду)

_________________________________________________________ від "___" ____________ 200_ року

                      (заповнюється у разі вилучення оригіналів документів)

у _____________________________________________________________________________________

                                           (повне найменування /прізвище, ім'я та по батькові/ платника податків, у якого

                                                     здійснюється вилучення, його місцезнаходження /місце проживання/)

______________________________________________________________________________________

                                                       (назва державного податкового органу, який здійснює вилучення)

в особі ________________________________________________________________________________

                                                                  (посади, прізвища, імена та по батькові посадових осіб,

______________________________________________________________________________________,

                                                                                 які здійснюють вилучення документів)

у присутності*__________________________________________________________________________

                                                                    (посади, прізвища, імена, по батькові присутніх осіб)

вилучено оригінали/копії документів:

                  (необхідне підкреслити)

N з/п	Вилучені оригінали/копії документів (необхідне підкреслити)			Назва справи, з якої вилучено оригінали (копії) документів	Кількість аркушів (словами)	Примітка
	назва документа	номер	дата

Усього вилучено оригіналів/копій документів _______________________________________________

                                   (необхідне підкреслити)

______________________________________________________________________________________

                                                                        (кількість одиниць записати цифрою та словами)

на ____________________________________________________________________________ аркушах

                                                                        (кількість аркушів записати цифрою та словами)

Відмітка про відмову від одержання копій з оригіналів документів, що вилучаються, _______________

______________________________________________________________________________________

Опис, складений посадовою особою органу державної податкової служби, записано правильно.

ОПИС ЗАСВІДЧИЛИ:

________________________________________              ______________              __________________

               (посади осіб, які здійснювали вилучення,                                              (підпис)                                     (ініціали, прізвище)

             назва органу державної податкової служби)

________________________________________              ______________              __________________

               (посади представників платника податків,                                             (підпис)                                     (ініціали, прізвище)

                    у якого здійснювалося вилучення)

Відмітка про відмову представників платника податків від засвідчення опису

______________________________________________________________________________________

Присутні:*

________________________________________              ______________              __________________

                           (посади осіб, які присутні)                                                             (підпис)                                    (ініціали, прізвище)

Заяви і зауваження, які зробили представники платника податків або присутні особи* (перед текстом зауважень указати прізвище, ініціали та посаду особи, яка зауважує): ____________________________

______________________________________________________________________________________.

 

Копію опису та копії з оригіналів

документів, які вилучені, одержав:                                               "___" ____________ 200_ року

_____________________________________                                     ____________________

                     (посада, прізвище та ініціали                                                                                              (підпис)

                  представника платника податків)

____________

• У разі присутності інших осіб. 

 

Додаток 2 до Інструкції про порядок вилучення посадовими особами органів державної податкової служби України оригіналів та копій фінансово-господарських та бухгалтерських документів

ОПИС

N ___ від "___" ____________ 200_ року     повернутих/переданих оригіналів документів, що вилучені зі справ                (необхідне підкреслити)

Усього повернуто/передано оригіналів документів __________________________________________

                  (необхідне підкреслити)

_____________________________________________________________________________________

                                                                (кількість одиниць записати цифрою та словами)

на ___________________________________________________________________________ аркушах

                                                                (кількість аркушів записати цифрою та словами)

Опис, складений посадовою особою органу державної податкової служби, записано правильно.

ПОВЕРНЕННЯ (ПЕРЕДАЧУ) ЗАСВІДЧИЛИ:

________________________________________                ______________           __________________

          (посади осіб, які здійснювали повернення або                                             (підпис)                                (ініціали, прізвище)

          передачу документів, назва органу державної

                                  податкової служби)

________________________________________                 ______________          __________________

              (посади представників платника податків,                                                 (підпис)                                (ініціали, прізвище)

                       якому повернуто документи)

або

________________________________________                 ______________          __________________

              (посади осіб, яким передано документи)                                                   (підпис)                                (ініціали, прізвище)

Присутні:*

________________________________________                 ______________          __________________

                           (посади осіб, які присутні)                                                                 (підпис)                               (ініціали, прізвище)

 

Копію опису документів одержав:                                                  "___" ____________ 200_ року

_____________________________________                                      ____________________

            (посада, прізвище та ініціали особи, якій                                                                                  (підпис)

                          вручена копія опису)

____________

* У разі присутності інших осіб. 

Вилучені згідно з описом N ___ від "___" ____________ 200_ року оригінали документів

у ____________________________________________________________________________________

                                 (повне найменування (прізвище, ім'я та по батькові) платника податків, у якого були

                                           вилучені оригінали документів, його місцезнаходження /місце проживання/)

_____________________________________________________________________________________

                                     (назва державного податкового органу, який здійснює повернення або передачу)

в особі _______________________________________________________________________________,

                                                            (посади, прізвища, імена та по батькові посадових осіб,

_____________________________________________________________________________________,

                                                                       які повертають або передають документи)

у присутності* ________________________________________________________________________

                                                             (посади, прізвища, імена, по батькові присутніх осіб)

повертає/передає ______________________________________________________________________

(необхідне підкреслити)                           (посади, прізвища, імена та по батькові

_____________________________________________________________________________________

                                                  осіб, яким повернуто або передано раніше вилучені документи)

оригінали документів:

N з/п	Повернуті (передані) оригінали документів			Назва справи, з якої були вилучені документи	Кількість аркушів (словами)	Примітка
	назва документа	номер	дата

Усього повернуто/передано оригіналів документів __________________________________________

                  (необхідне підкреслити)

_____________________________________________________________________________________

                                                                (кількість одиниць записати цифрою та словами)

на ___________________________________________________________________________ аркушах

                                                                (кількість аркушів записати цифрою та словами)

Опис, складений посадовою особою органу державної податкової служби, записано правильно.

ПОВЕРНЕННЯ (ПЕРЕДАЧУ) ЗАСВІДЧИЛИ:

________________________________________                ______________           __________________

          (посади осіб, які здійснювали повернення або                                             (підпис)                                (ініціали, прізвище)

          передачу документів, назва органу державної

                                  податкової служби)

________________________________________                 ______________          __________________

              (посади представників платника податків,                                                 (підпис)                                (ініціали, прізвище)

                       якому повернуто документи)

або

________________________________________                 ______________          __________________

              (посади осіб, яким передано документи)                                                   (підпис)                                (ініціали, прізвище)

Присутні:*

________________________________________                 ______________          __________________

                           (посади осіб, які присутні)                                                                 (підпис)                               (ініціали, прізвище)

 

Копію опису документів одержав:                                                  "___" ____________ 200_ року

_____________________________________                                      ____________________

            (посада, прізвище та ініціали особи, якій                                                                                  (підпис)

                          вручена копія опису)

____________

* У разі присутності інших осіб. 

 

Додаток 3 до Інструкції про порядок вилучення посадовими особами органів державної податкової служби України оригіналів та копій фінансово-господарських та бухгалтерських документів