Сообщение

Адрес:

Товарищ

Предлагаем немедленно погасить задолженность сумме

Бухгалтер Петров В.В.

Сохраним документ в своей папке, под именем Сообщение. Документ Сообщение не закрывать.

• Для выбора типа основного документа на панели инструментов Слияние нажать кнопку – Выбрать тип документа. Откроется окно Тип основного документа. Установить флажок Письма. Нажать ОК.

Замечание: Если панель инструментов Слияние отсутствует, то её надо открыть с помощью команды Вид/Панели инструментов/Слияние.

• Для подключения к источнику данных нажать на панели инструментов кнопку – Открыть источник данных. В окне Выбор источника данных найти файл Учебная задача, который является источником данных. Выделить найденный файл Учебная задача. Нажать кнопку Открыть.

• В следующем окне выделить лист Слияние источника данных и нажать ОК.

• Установить курсор в основной документ после слова Адрес и нажать на панели инструментов кнопку – Вставить поля слияния. В открывшемся окне Добавить поля слияния, снять флажок с Поля адреса, выбрать название первого поля Адрес и нажать кнопку Вставить. Закрыть окно.

Эти же операции повторить для полей Наименование заказчика и поля Долг+пеня.

• После того, как вставлены все поля, на панели инструментов нажать кнопку – Поля/данные. Заполнится данными одно письмо. С помощью кнопок Перейти к записи можно просмотреть другие письма.

• Для создания всех писем, надо выполнить слияние с помощью кнопки – Слияние в новый документ. Откроется окно Составные новые документы. Установить флажок на Все и нажать ОК. Все письма создаются на отдельных страницах. Их можно просмотреть.

• Полученные письма распечатать.

Примечание: При создании писем иногда требуется изменять обращение к клиенту в зависимости от его пола: Уважаемый господин или Уважаемая госпожа. Для автоматизации этого необходимо присутствие пола клиента в источнике данных (в нашем примере его нет). Можно добавить столбец, заполненный соответственно м или ж.

Для изменения обращения необходимо:

• Установить курсор в начало той строки, в которой должно быть обращение к клиенту.

• Нажать кнопку Добавить поле Word на панели Слияние и выбрать из списка строку IF…THEN…ELSE.

• В появившемся диалоговом окне в списке поле выбрать слово “Пол”.

• В списке оператор выбрать слово Равно.

• В списке значение введите м.

• В окне Вставить следующий текст: Уважаемый господин.

• В окне В противном случае вставить следующий текст: Уважаемая госпожа.

• Нажать кнопку ОК

Использование технологии ole 14пт

(Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объектов)

Технология OLE позволяет устанавливать связь между двумя приложениями, при этом одно является приложением – источником, а другое приложением – приёмником (например, связь между приложениями Excel и Word). Различие между связыванием и внедрение объектов очень существенное. Внедрить объект означает вставить объект в документ так, что он становится постоянной его частью. При изменении источника внедренная в приёмник информация не обновляется.

Связать объект означает создать и сохранить связи документа источника с документом приёмником. При изменении данных в источнике автоматически обновляются данные в приёмнике.

Например, в качестве источника рассмотрим файл Excel Учебная задача, а приёмника - файл Word Отчет.

Для установления связи между ними выполнить действия:

• Создать файл Word Отчет.

• Создать копию листа Рабочая ведомость в файле Учебная задача. Дать листу имя Таблица.

• Открытьть оба приложения: файл Учебная задача в Excel и файл Отчет в Word.

• Открыть окно Word, оформить заголовочную часть отчета, например, Ведомость задолженностей заказчиков.

• Открыть лист Таблица и выделить таблицу.

• Выполнить команду Копировать, чтобы скопировать таблицу в буфер обмена.

• Перейти в документ Отчет и установить курсор в то место, где должны находиться данные таблицы.

• Выполнить команду Правка / Специальная вставка.

• В появившемся окне установить флажок на Связать, нажать ОК.

Данные из таблицы Excel появятся в документе Word.

При этом размер файла документа Word не увеличится, т.к. таблица из Excel не сохраняется в нем, а изображение на экране формируется из самого источника. При переименовании или перемещении файла-источника связь разрывается, ее надо восстановить.

Если изменить какое-либо исходное данное в таблице Excel, то в таблице произойдет пересчет (это очевидно). Такие же изменения произойдут и в документе Word. Это происходит благодаря установленной связи.