6. Делопроизводство

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ:

кандидат педагогич. наук, доцент ЛЕБЕДЕВА ТАТЬЯНА АЛЕКСЕЕВНА

Краткая программа лекционного курса

Лекция 1. Документоведение и делопроизводство: понятия и принципы. Правовое регулирование управления документацией.

Цель занятия: помочь студентам освоить нормативно-правовую базу ДОУ, основные понятия и принципы организации делопроизводства.

Вопросы для обсуждения:

Документоведение как научная дисциплина.

Делопроизводство: понятие и принципы, научная организация делопроизводства.

Нормативно-методическая база управления документацией.

Структура органов документационного обеспечения управления.

Развитие и становление государственного делопроизводства.

Практическая работа: Составление общего бланка, бланка конкретного вида документа, бланка письма с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов на формате А4.

Самостоятельная работа

1. Изучение нормативно-правовой документации и создание сжатых конспектов.

Литература:

1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от20.02.1995 г. №24-ФЗ.

2. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

3. ГОСТ Р-6.30-2003 Унифицированные системы документации.

4. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М., ИПК Издательство стандартов, 2003

5. ГОСТ 17917-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования. - М: Издательство стандартов, 1984

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. - М.: Главархив, 1991

Контрольные вопросы:

1. Определение документа и его функции.

2. Что называют Делопроизводством?

3. Назовите реквизиты, установленные ГОСТом Р 6.30-2003 ?

4. Какие реквизиты содержит Бланк письма?

5. Способы оформления всех 30 реквизитов

Литература:

1. ГОСТ Р-6.30-2003 Унифицированные системы документации.

2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М., ИПК Издательство стандартов, 2003

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. - М.: Главархив, 1991

4. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие Издание 9-е, исправленное и дополненное. - М: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2004.

5. Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате государственной Архивной службы России. – М., 1993.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти – бюллетень нормативных актов. М., 2001, № 4.

7. Бондарева Т. Секретарское дело. – М.: Высшая школа, 1989.

8. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. – М.: Экономика, 1991.

9. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. – М.: МГУ, 1994.

10. Кузнецова Т., Илюшенко М. Основы документоведения. Учебное пособие. – М., 1988.

11. Организация работы с документами. Учебник. – М., 1998.

Лекция 2. Документационная система управления

Цель занятия: сформировать представление о значении делопроизводства в системе управления; об унификации и стандартизации как основном направлении в совершенствовании документов. По итогам занятия студенты должны знать: определения основных терминов; условия придания документу юридической силы; состав унифицированных систем документации; перечень законодательных, нормативно-методических документов по делопроизводству.

Вопросы для обсуждения:

1. Роль и значение документационного обеспечения управления в работе организации.

2. Понятие « делопроизводство» (документационное обеспечение управления). Влияние научной организации труда и применения современной офисной и компьютерной техники на технологию делопроизводства.

3. Классификация документов. Условия придания документу юридической силы. Унификация и стандартизация документов. Состав унифицированных систем документации: организационно распорядительная, отчетно-статистическая, финансовая и др.

4. Государственные стандарты на унифицированные системы документации. Законодательная, нормативно-методическая база документационного обеспечения управления.

Самостоятельная работа

Подготовить ответы по следующим вопросам:

1. Законодательные и нормативно-методические документы, регламентирующие работу с обращениями граждан.

2. Предложения, заявления, жалобы.

3. Правила ведения делопроизводства по обращениям граждан. Сроки рассмотрения обращений граждан.

4. Группировка обращений граждан в дела, организация текущего хранения.

5. Порядок рассмотрения обращений граждан руководителями организаций.

6. Контроль исполнения обращений.

7. Организация личного приема граждан руководством организаций.

8. Анализ и обобщение обращений граждан. Оформление документации по обращениям граждан.

Литература:

1. Конституция Российской Федерации. – М., 1999.

2. Федеральный закон «Об уполномоченном по правам человека в Российской Федерации» // СЗ РФ, № 9, 1997.

3. Указ Президента РФ Об управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан». Положение об управлении // СЗ РФ , 1997, № 14.

4. О работе с письмами трудящихся. Сборник нормативных актов. М.,1985.

5. Миронов М.А. Власть и народ: обратная связь. Вопросы теории и практики организации работы с обращениями граждан в современных условиях. – М., 1999.

6. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 7-е, переработанное и дополненное (Серия «Библиотека журнала «Управление персоналом»). – М,: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2000. – 192 с.

7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 320 с.

Контрольные вопросы:

1. Роль и значение документационного обеспечения управления в работе организации.

2. Понятие « делопроизводство» (документационное обеспечение управления). Влияние научной организации труда и применения современной офисной и компьютерной техники на технологию делопроизводства.

3. Классификация документов. Условия придания документу юридической силы. Унификация и стандартизация документов.

4. Состав унифицированных систем документации: организационно распорядительная, отчетно-статистическая, финансовая и др.

5. Государственные стандарты на унифицированные системы документации. Законодательная, нормативно-методическая база документационного обеспечения управления.

Литература:

1. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003: Унифицированная система организационно-распорядительной документации

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 7-е, переработанное и дополненное (Серия «Библиотека журнала «Управление персоналом»). – М,: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2000. – 192 с.

3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 320 с.

Лекция 3. Оформление управленческих документов.

Цель занятия: помочь студентам освоить все способы оформления реквизитов, закрепить умения их вариативного оформления и расположения на бланке документа. Студент должен знать: состав реквизитов ОРД, правила их оформления и схему расположения; виды бланков, требования к их составлению; понятия: формуляр, формуляр-образец документов; правила оформления таблиц в текстах документов; требования к электронному оформлению документов.

Вопросы для обсуждения:

1. Документ и его функции.

2. Бланк документа. Виды бланков.

3. Состав реквизитов документов, правила и требования к оформлению реквизитов документов.

4. Что называют Делопроизводством?

5. Назовите реквизиты, установленные ГОСТом Р 6.30-2003

6. Как оформляется реквизит гриф утверждения документа?

7. Где проставляется реквизит оттиск печати(печать)?

8. Для чего предназначен реквизит регистрационный номер документа?

9. Как оформляется реквизит Подпись?

Практические задания

Определить состав и оформить отдельные реквизиты документа:

Автор документа (адресант).

Адрес организации и банковские реквизиты.

Адресат.

Дата.

Заголовок к тексту.

Визы.

Гриф утверждения.

Подпись

Печать.

Индекс документа.

Контрольные вопросы:

1. Состав реквизитов ОРД, правила их оформления;

2. Виды бланков, требования к их составлению;

3. Понятия: формуляр, формуляр-образец документов;

4. Правила оформления таблиц в текстах документов;

5. Требования к электронному оформлению документов.

Литература:

1. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003: Унифицированная система организационно-распорядительной документации

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 7-е, переработанное и дополненное (Серия «Библиотека журнала «Управление персоналом»). – М,: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2000. – 192 с.

3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 320 с.

4. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. – СПб.: Питер, 2004. – 411с.

Лекция 4. Организационно-правовые документы.

Цель занятия: закрепить сведения о назначении организационно-правовых документов, видах организационно-правовых документов; усвоить правильность оформления организационно-правовых документов.

Вопросы для обсуждения:

1. Какие разделы включает в себя Учредительный договор?

2. Определение Устава?

3. Какие реквизиты включает в себя Положение об организации?

4. Какие разделы включает в себя Устав?

5. Определение «Должностной инструкции»?

6. Какие реквизиты включает в себя Должностная инструкция?

Практическая работа

Задание: Разработать должностную инструкцию для руководителя отдела продаж.

Оформление Устава

Самостоятельная работа

Изучить литературу, законспектировать материал по следующим вопросам:

Системы документации, понятие и функции. Система ОРД.

Организационные документы (Устав, Положение, Инструкция), их назначение и правила оформления. Формуляр.

Контрольные вопросы:

1. Какие разделы включает в себя Учредительный договор?

2. Определение Устава?

3. Какие реквизиты включает в себя Положение об организации?

4. Какие разделы включает в себя Устав?

5. Определение «Должностной инструкции»?

6. Какие реквизиты включает в себя Должностная инструкция?

Литература:

1. Галахов В.В. Делопроизводство: организация технологии работы, образцы документов. Москва 2006г.

2. Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. Санкт-Петербург 2003г.

3. Демин Ю. М. Делопроизводство: Документационный менеджмент. Москва 2004г.

4. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство. Москва - Ростов на Дону 2004г.

5. Корнеева И.К., Кудряева В.А. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы. Москва 2005г.

Лекция 5. Правила составления и оформления распорядительных документов.

Цель занятия: научить оформлять такие распорядительные документы, как приказ, решение, распоряжение.

Студент должен знать: цель издания распорядительных документов; основные виды распорядительных документов; правила составления и оформления распорядительных документов; правила составления и оформления выписок из распорядительных документов; правила оформления копий документов.

Вопросы для обсуждения:

1. Правила составления и оформления распорядительных документов:

1) приказа;

2) распоряжения;

3) решения.

2. Оформление выписок из распорядительных документов.

3. Поиск и анализ допущенных ошибок в распорядительных документах

Практическая работа: Компьютерное моделирование:

Задания:

1. Составьте приказ о создании отдела маркетинга. В приказе должно быть отражено: дата создания отдела, внесение изменений в штатное расписание, подбор персонала, выделение помещение и оборудования. Проект приказа должен быть согласован с руководителем отдела кадров и начальником хозяйственной службы.

2. Составьте решение общего собрания акционеров об увеличении уставного капитала. Решение должно содержать: поручения юридической службе о внесении изменений в устав общества, об уведомлении государственных структур о принятых изменениях; поручение секретарю об оповещении всех акционеров, не принявших участие в собрании, об изменении размера уставного капитала.

3. Составьте указание коммерческого директора об организации конкурса среди сотрудников фирмы на разработку названия нового вида продукции (разработку рекламной кампании). В документе должны быть указаны: цель проведения конкурса, период проведения, состав комиссии, виды наград за призовые места, ответственный за организацию конкурса.

Поиск и анализ допущенных ошибок в распорядительных документах (дидактический материал подготовлен для каждого студента).

Самостоятельная работа

1. Изучение теоретического материала по лекции, самоподготовка по дополнительным источникам;

2. Решение практических задач: 1) составить распорядительный документ - Приказ по основной деятельности; 2) составить распоряжение руководителя организации о составлении сводного графика отпусков. Документ должен содержать: поручение руководителям структурных подразделений предоставить сведения о периодах отпусков сотрудников; поручение начальнику одела кадров составить сводный график, учитывая необходимость бесперебойной работы организации; 3) составить приказ о создании Web-сайта организации. Документ должен содержать поручения: о составлении программной оболочки (заключение с фирмой договора), о подготовке информационных блоков. Контроль за исполнением приказа остается за руководителем организации.

Контрольные вопросы:

1. Какие виды приказов вы знаете?

2. Какие реквизиты включает в себя приказ?

3. Что такое распоряжение?

4. Кем издается приказ?

5. Что собой представляет решение?

6. Из каких частей состоит текст распоряжения?

7. Кем составляется распоряжение?

Литература:

1. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003: Унифицированная система организационно-распорядительной документации

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 7-е, переработанное и дополненное (Серия «Библиотека журнала «Управление персоналом»). – М,: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2004. – 192 с.

3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 320 с.

4. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. – СПб.: Питер, 2004. – 411с.

Лекция 6. Правила составления и оформления распорядительных документов.

Контрольная работа

Каждый студент получает индивидуальное задание. Примерные задания приведены ниже.

1. Составьте распоряжение заместителя директора по общим вопросам об организации дежурства на фирме в праздничные дни, которое: обязывает руководителей подразделений организовать дежурство сотрудников; начальника службы охраны проверить и опечатать помещения; возлагает ответственность за исполнение на начальника административно-хозяйственного отдела.

2. Составьте распоряжение начальника хозяйственного отдела об обеспечении противопожарной безопасности в связи с началом ремонтных работ. Документ должен содержать: указание заведующему складом организовать уборку воспламеняющихся предметов в специализированные помещения, поручения электрику о проверкеэлектропроводки и обеспечение отключения электроэнергии от производственного оборудования.

3. Составьте приказ руководителя организации о замене компьютерного оборудования. Документ должен содержать поручения начальнику вычислительного центра провести анализ оборудования на предмет устаревания и износа, составления перечня на приобретение компьютерной техники; поручение бухгалтерии о выделении денежных средств из фонда развития производства, поручение хозяйственной службе на приобретение оборудования и его установку. Проект документа должен быть согласован с главным бухгалтером.

4. Составьте распоряжение руководителя организации о составлении сводного графика отпусков. Документ должен содержать: поручение руководителям структурных подразделений предоставить сведения о периодах отпусков сотрудников; поручение начальнику одела кадров составить сводный график, учитывая необходимость бесперебойной работы организации.

5. Составьте приказ о создании Web-сайта организации. Документ должен содержать поручения: о составлении программной оболочки (заключение с фирмой договора), о подготовке информационных блоков. Контроль за исполнением приказа остается за руководителем организации.

Найдите ошибки в оформлении приказа

Открытое акционерное общество

«ВКС» Приказ 12.03.03 №56

Об увеличении уставного капитала

В соответствии с решением Общего собрания акционеров (протокол от 10.03.03 № 16), ПРИКАЗЫВАЮ:

Начальнику юридической службы Степаненко в.Г. направить сведения о внесении изменений в Устав общества в орган государственной регистрации и налоговую инспекцию.

Секретарю Дмитриевой O.K. оповестить всех акционеров, не принимавших участия в собрании, об изменении уставного капитала Общества

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника канцелярии Огурцову К.Н. Генеральный директор И.С.Ферьзев Феръзев

Исп. Листьева

6. Найдите ошибки в оформлении распоряжения

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРЯДИЛЬНАЯ ФАБРИКА № 4»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

08.09.2003 № 5

О проведении ремонтных работ В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе №2приказываю

1 Провести ремонтные работы в цехе № 2. Ответственный-начальник ремонтно-технической службы Смирнов А Б. Срок-12.09.2003

Провести осмотр отопительных систем цехов № 1, № 3, № 4 с целью обнаружения участков в аварийном и предаварийным состоянии. Ответственный-главный инженер Попов В. В. Срок 11.09.2003.

Генеральный директор А. Ю. Самойлов

Заместитель директора П. Д. Лебедкин.

Инженер по охране труда и технике безопасности Л. Д. Тихонов.

7. Оформите выписку из приказа для инженера по ТБ Мартынова Н.Р.

Научно-производственное объединение СИГМА

ПРИКАЗ

23.04.2003 № 14

Об обеспечении противопожарной безопасности

В соответствии с приказом Министра от 04.04.2003 «Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заведующему складом Степанову И.О. организовать уборку воспламеняющихся жидкостей в специализированные помещения в срок до 28.04.2003.

2. Инженеру по ТБ Мартынову Н.Р.:

2.1. Проверить состояние электропроводки, электрооборудования, сигнализации до26.04.2003.

2.2. Обеспечить отключение электроэнергии в здании производственныхпомещений не позднее 16.00 29.04.2003. '

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера Савелкина Г.Ж.

Директор М.Д.Гуров

Соловьева -30125-48

Лекция 7. Деловые письма.

Цель занятия: познакомить студентов с классификацией писем по разным основаниям, научить оформлять бланк письма, создавать текст письма с учетом коммуникативной задачи.

Вопросы для обсуждения:

1. Служебные ситуации, при которых создаются деловые письма;

2. Правила составления и оформления деловых писем по российскому и международному стандартах.

3. Этикет деловой переписки.

4. Вступительные и заключительные формулы вежливости .

5. Составление и оформление деловых писем.

Практические задания:

Поиск и анализ допущенных ошибок в деловых письмах . Деловая игра: Переписка с фирмами на региональном сегменте рынка. Практическая работа: Компьютерное моделирование.

Задания:

6. Составьте письмо в коммерческий банк с просьбой о спонсорском участии в

организации и проведении международной конференции по связям с общественностью.

7. Составьте письмо о согласии в предоставлении кредита. Укажите список необходимых для предоставления документов.

8. Составьте письмо-предупреждение об отключении телефонов за неуплату услуг пользования международной телефонной связью.

Самостоятельная работа

1. Составьте письмо-напоминание об уплате процентов по кредиту.

2. Напишите письмо в оргкомитет международной выставки о согласии принять в ней участие и с просьбой предоставления подробной информации (по международным стандартам).

3. Составьте гарантийное письмо руководителю гостиничного комплекса с просьбой о предоставлении номеров для участников международной конференции и о гарантии их оплаты.

Контрольные вопросы:

1. Назначение информационно-справочных документов.

2. Виды информационно-справочных документов.

3. Правила оформления информационно-справочных документов.

Литература:

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 7-е, переработанное и дополненное (Серия «Библиотека журнала «Управление персоналом»). – М,: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2004. – 192 с.

2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 320 с.

3. Корнеев И.К., Пшенко А.В.Деловая переписка и образцы документов.-М.,2007.

4. Кузнецов С.Л. Компъютеризация делопроизводства. - М., 1998.

5. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. – СПб.: Питер, 2004. – 411с.