4.Разработка новых форм документов

Новые формы первичных документов приходится разрабатывать, если нет возможности применить унифицированные формы, при этом можно использовать традиционный, ручной способ их заполнения до ввода в компьютер, либо делать это непосредственно на ПЭВМ. В любом случае первоначально необходимо спроектировать документ, то есть определить круг включаемых в него реквизитов, необходимых для целей управления и определяющих правовую сторону хозяйственных операций. Если документ выписывается вручную, то следует определить удобное расположение его реквизитов на бланке.

Проектирование форм первичных документов включает этапы:

-определение круга реквизитов, подлежащих включению в документ;

-выбор формы размещения реквизитов на бланке документа;

-редактирование текста документа, уточнение наименования его строк и граф, эстетики формы документа;

-определение размера бланка документа и вычерчивание его формы для передачи в типографию.

Выявленные на первом этапе реквизиты размещаются в трех частях бланка документа, объединяющих шесть информационных зон.

1	2
	3
4
5
6

Общая (заголовочная) часть документа включает зоны 1-4., где проставляются: наименование организации или подразделения, код формы документа, наименование документа и его номер.

Пятая зона– это содержательная часть документа, где концентрируется информация о совершаемых хозяйственных операций и их измерителях. Содержание операции отражает ее суть и определяет - кто, что, откуда получил или кому, за что и сколько заплатил.

Шестая зона – оформительская часть документа, где находятся подписи лиц, ответственных за факт совершения хозяйственных операций. Расшифровка подписей должностных лиц позволяет точно определить, кто именно подписал документ.

Реквизиты, подлежащие вводу в ПЭВМ путем набора на клавиатуре, обведены на бланке документа утолщенными линиями.

Пример формы документа –«Требование», разработанного в соответствии с указанными требованиями, приведен ниже.

НЭВЗ 1Т

Код склада	Код получателя	Вид операции

Требование №

“____”____________199__г.

Наименование	Код	Ед.	Количество		Цена
материалов	материала	изм.	затребовано	отпущено
1	2	3	4	5	6

Отпустил__________ Получил__________ Разрешил____________