Лист 2. Цены
На листе «Цены» создается таблица, состоящая из 5-7 строк (данные не повторяются), вводится соответствующая информация.
Таблица «Цены»
На этой же странице необходимо создать списки для дальнейшего использования при вводе повторяющихся данных в основную таблицу на листе «Продажи»:
выделяем ячейки B2:B6,
выполняем команду Вставка/Имя/Присвоить (Формулы/Присвоить имя),
вводим имя диапазона - «Код»,
выделяем ячейки C2:C6,
выполняем команду Вставка/Имя/Присвоить (Формулы/Присвоить имя),
вводим имя диапазона - «Фрукты»
создаем список продавцов фруктов для дальнейшей организации проверки вводимых данных: в ячейки I2:I4 вводим список фамилий (Антонова, Попова, Смирнова).
выполняем команду Вставка/Имя/Присвоить (Формулы/Присвоить имя),
вводим имя диапазона - «ФИО_продавцов»
На листе Цены рисуем кнопку «Титульный лист» и создаем гиперссылку – переход на титульный лист.
Для перехода на следующую страницу книги рисуем стрелку с помощью команды Вставка/Фигуры/Фигурная стрелка вправо и создаем для нее гиперссылку – переход на лист Продажи.
Лист 3. Продажи
На листе «Продажи» создается таблица, состоящая из 30-40 строк (данные могут повторяться), связанная по коду товара или услуги с таблицей «Цены». Точно такая же таблица в дальнейшем должна быть на листах «Итоги» и «Отчеты и функции».
Выделяем ячейку A10, начиная с которой создаем шапку таблицы (заголовки столбцов).
|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
10 |
№ п/п |
Код товара |
Дата продажи |
ФИО продавца |
Наименование |
Количество |
Сумма |
Затем заполняем столбец «№ п/п» с помощью автозаполнения.
Для полей «Код товара», «Дата продажи», «ФИО продавца» перед вводом необходимо задать параметры проверки, чтобы исключить ввод ошибочной информации, - команда Данные/Проверка.
В столбце «Код товара» выделяем диапазон B12:B41 и задаем следующие параметры проверки значений:
Сообщение об ошибке: «Выбираются из списка» |
В столбце «Дата продажи» выделяем диапазон C12:C41 и задаем следующие параметры проверки значений:
Сообщение об ошибке: «Диапазон от 01.10.11 до 31.10.11» |
|
|
В столбце «ФИО продавца» выделяем диапазон D12:D41 и задаем следующие параметры проверки значений:
Сообщение об ошибке: «Выбираются из списка» |
В столбце «Количество» выделяем диапазон E12:E41 и задаем следующие параметры проверки значений:
Сообщение об ошибке: «Диапазон от 10 до 100 кг» |
Чтобы вставить имя диапазона в поле «Источник», нужно поместив указатель мыши в это поле, нажать клавишу F3 и в появившемся диалоговом окне выбрать нужное.
После задания условий проверки данных можно заполнять таблицу на листе продажи. Предусмотреть повторяющиеся записи в полях Код товара, Дата продажи, ФИО продавца.
Для заполнения полей «Наименование» и «Стоимость» необходимо установить связь между таблицами на листах «Цены» и «Продажи» в зависимости от кода товара с помощью функции ВПР. Функция ВПР ищет значение в крайнем левом столбце таблицы и возвращает значение в той же строке из указанного столбца таблицы.
ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный_просмотр)
Искомое_значение - это значение, которое должно быть найдено в первом столбце массива. Искомое_значение может быть значением, ссылкой или текстовой строкой. В нашем примере – это «Код товара».
Таблица - таблица с информацией, в которой ищутся данные. Значения в первом столбце аргумента «таблица» — это значения, в которых выполняется поиск аргумента «искомое_значение». Можно использовать ссылку на интервал или имя интервала, например БазаДанных или Список. В данном случае – это таблица на листе «Цены».
Номер_столбца - номер столбца в аргументе «таблица», из которого возвращается соответствующее значение. Если «номер_столбца» равен 1, то возвращается значение из первого столбца аргумента «таблица»; если «номер_столбца» равен 2, то возвращается значение из второго столбца аргумента «таблица» и так далее.
Интервальный_просмотр - это логическое значение, которое определяет, нужно ли, чтобы ВПР искала точное или приближенное соответствие. Если интервальный_просмотр имеет значение ИСТИНА (или 1), то значения в первом столбце аргумента «таблица» должны быть расположены в возрастающем порядке: ..., -2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, ЛОЖЬ, ИСТИНА; в противном случае функция ВПР может выдать неправильный результат. Если «интервальный_просмотр» имеет значение ЛОЖЬ (или 0), то «таблица» не обязана быть отсортированной. Всегда указываем 0! Если искомое_значение не найдено, то возвращается значение ошибки #Н/Д.
Заполним поля Наименование и Сумма, используя таблицу Цены:
В ячейку E12 вводим формулу =ВПР(B2;Цены!$B$2:$D$6;2;0) и заполняем диапазон E12:E41.
В ячейку G12 вводим формулу =ВПР(B2;Цены!$B$2:$D$6;3;0)*F2 и заполняем диапазон G12:G41.
В результате получим таблицу «Продажи»:
Для выполнения обработки исходных данных необходимо полученную таблицу «Продажи» вставить еще на листы «Итоги» и «Отчеты и функции», поместив начало таблицы в ячейку А10. Первые строки оставляются пустыми для размещения в них кнопок перехода на другие листы и прочую информацию!
Самый простой способ – выделить таблицу на листе Продажи, скопировать и вставить на новый лист. Однако в этом случае изменения в исходной таблице (например, изменение количества товара или даты продажи) не будут отражаться на новом листе.
Для того, чтобы информация на этих листах оставалась актуальной, т.е. чтобы изменения в исходной таблице отражались во всех остальных, следует:
выделить нужные листы (например, «Итоги» и «Отчеты») с нажатой клавишей Ctrl;
установить курсор в ячейку А10 и ввести знак = ;
перейти на лист «Продажи» и также выделить ячейку А10;
нажать клавишу Enter;
в ячейке А10 на листе Итоги появится формула =Продажи!A10
затем потянуть за маркер автозаполнения до ячейки с адресом G40 (или другая конечная ячейка базы данных);
снять выделение с листов нажатием на любой другой ярлычок листа;
В результате на всех листах появятся одинаковые таблицы, связанные с исходной.