3. Документування готельних послуг.

Інструкцією про порядок затвердження документообороту при наданні готельних послуг [8] затверджено форми первинних документів для обліку готельних послуг, рекомендовані для підприємств, що надають готельні послуги, незалежно від форми власності та підпорядкування (Таблиця 2).

Таблиця 2

Форми первинних документів у готелях

Номер форми	Назва документа
1-Г	Анкета мешканця
2-Г	Реєстраційна картка
3-Г	Візитна картка готелю
4-Г	Рахунок
5-Г	Журнал обліку громадян, які проживають у готелі
6-Г	Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі
7-Г	Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів
8-Г	Касовий звіт
9-Г	Відомість руху номерів у готелі
10-Г	Журнал осіб, які проживають на поверсі

При оформленні проживання у готелі заповнюють форми № 1-Г, 2-Г, 3-Г.

При поселенні в готель громадянин України за наявності пас­порта або документа, що його замінює, заповнює анкету меш­канця (форма № 1-Г) в одному примірнику. В ній наводяться паспортні дані, дата прибуття і вибуття. Анкета передається адміністратору для реєстрації і зберігається в готелі в період проживання громадянина і протягом місяця після його вибуття.

Іноземні громадяни та особи без громадянства заповнюють реєстраційну картку (форма № 2-Г) на підставі документа, що засв­ідчує особу. Реєстраційні картки форми 2-Г зберігаються в готелі два роки.

Після оформлення проживання громадянину видається візитна картка готелю (форма № 3-Г), яка надає право на отримання ключів від номера та обслуговування службами готелю. Візитна картка заповнюється адміністратором.

Для оперативного обліку готельних послуг, отримання інформації про кількість проживаючих у готелі і кількість вільних місць (номерів) використовуються форми № 5-Г, 6-Г, 9-Г, 10-Г.

Журнали 5-Г та 6-Г заповнюються адміністратором готелю в одному примірнику при поселенні мешканців. Журнал 5-Г застосовується для обліку всіх осіб, які проживають у готелі, і заповнюється на підставі анкет мешканця та реєстраційних карток (форми № 1-Г та 2-Г). Журнал 6-Г ведеться за формою, затвердженою МВС України, на підставі реєстраційних карток, паспортів та віз.

Відомість обліку руху номерів у готелі (форма № 9-Г) заповнюється черговим адміністратором щоденно станом на 9 годину і використовується для оперативного обліку звільнення номерів (місць), заселення в номери і проведення ремонтних робіт у номерах.

Журнал обліку проживаючих на поверсі (форма № 10-Г) заповнюється щодня черговим на поверсі і містить відомості, необхідні покоївкам для прибирання номерів.

При бронюванні номерів адміністратор заповнює Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів (форма № 7-Г) на підставі телефонних дзвінків, телеграм, листів на бронювання, які надійшли від фізичних чи юридичних осіб. Оплата за бронювання стягується в розмірі 50 % вартості місця (номера) за добу одноразово. В разі запізнення громадян стягується додатково плата за фактичний час невикористання місця, але не більше, ніж за добу; при запізненні понад добу броня анулюється.

Оплата готельних послуг оформляється документами за формами № 4-Г і 8-Г. Плата за проживання справляється відповідно до єдиної розрахункової години — 12 години дня з використанням РРО або з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів – тільки в разі оплати готельних послуг, якщо при цьому необхідно оплатити ще послуги ресторанів чи інших структурних одиниць готелю, то така оплата проводиться тільки через РРО. Під час оплати готельних послуг адміністратор виписує рахунок (форма № 4-Г) у двох примірниках: перший видається мешканцю, другий щодня здається до бухгалтерії. В рахунку наводиться вартість основних і додаткових послуг (користування телевізором, холодильником тощо) з урахуванням ПДВ. Рахунок оформляється за будь-якої форми обробки документа (ручної, електронної) і за будь-якого виду розрахунку (готівкового, безготівкового).

На підставі складених рахунків касир, портьє або інша особа, яка виконує розрахунки, складає в одному примірнику касовий звіт (форма № 8-Г), який щоденно здається до бухгалтерії разом з одним примірником рахунку та касовою стрічкою РРО. В рахунку наводиться перелік наданих послуг, і за кожною з них — кількість наданих послуг та їх вартість. Суми ПДВ наводяться в цілому по рахунку. Окремо зазначається сума повернених коштів.

Повернення коштів здійснюється, якщо сплачена при поселенні сума не використовується повністю (наприклад, у разі дострокового від’їзду), і оформляється згідно з Інструкцією [8] у такому порядку:

— адміністратор отримує від мешканця попередні розрахункові документи;

— мешканець подає заяву про повернення коштів на ім’я керівництва готелю у довільній формі, яка є підставою для повернення коштів;

— касир повертає кошти після пред’явлення паспорта (або іншого документа) з оформленням видаткового касового ордера або з реєстрацією видачі коштів через РРО;

— мешканцю повертають розрахункові документи за фактично отримані послуги з відміткою про повернення невикористаної суми.