Субд access

Основной структурный элемент Access - это таблица. База данных, созданная с помощью СУБД Access, содержит следующие объекты: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Access хранит их в одном файле с расширением .mdb (Microsoft Data Base).

Как и другие СУБД, Access включает в себя три основных типа функций:

1. Определение данных - тип данных и связи, иногда критерии проверки.

2. Обработка данных - вычисления и другие действия.

3. Управление данными - определение правил доступа и корректировки информации.

Процесс формирования таблицы включает создание структуры, т.е. полей из которых будет состоять каждая запись. Определяются имя, тип (текстовый, числовой, логический, объект OLE и др.), размер полей. Кроме того СУБД формирует записи специального типа, содержащие уникальные номера - ключи, с помощью которых можно организовывать связь между таблицами.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Ключевые поля счетчика

Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки "Да" будет создано ключевое поле счетчика. Также таблица может быть использована при репликации базы данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку.

Простой ключ

Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим». Примером такой таблицы может служить таблица «Заказано» из демонстрационной базы данных «Борей», связывающая таблицы «Заказы» и «Товары». Ключ в этой таблице состоит из двух полей: «КодЗаказа» и «КодТовара». В таблице «Заказано» может быть представлено много товаров и много заказов, но каждый товар включается в заказ только один раз, поэтому комбинация значений полей «КодЗаказа» и «КодТовара» достаточна для образования ключа.

Запросы, формы, отчеты

Для обработки данных используется удобное средство - запрос. Запросы строятся по-разному, в зависимости от потребности. Существует несколько видов запросов:

1. Запрос-выборка, предназначенный для отбора данных в таблице, не изменяющий эти данные (сортировка и по критерию).

2. Запрос с параметром, который позволяет определять одно или несколько условий отбора во время выполнения запросов.

3. Запрос на вычисление, предназначенный для организации нового вычисляемого поля или замены имеющегося поля вычисляемым.

4. Запрос-изменение, предназначенный для изменения или перемещения данных, например, запрос на добавление или удаление записи, обновление таблицы и т.д.

Для создания удобного пользовательского интерфейса СУБД Access дает возможность создать с помощью мастера экранную форму окна с кнопками, полями для ввода.

СУБД Access позволяет вывести на принтер необходимую информацию в виде отчета, в который можно включить: выборочную информацию из таблицы, новую информацию, информацию из других таблиц.

С помощью макросов и модулей можно изменять ход выполнения приложения, путем программирования, каких-либо действий, но эти вопросы не рассматриваются в данном курсе.

Функции СУБД Access

Для построения базы данных в СУБД Access предусмотрены следующие основные группы функций:

• Функции работы с файлами-базами (открытие, сохранение и т. д.)

• Функции редактирования

• Функции форматирования

• Функции работы с окнами

• Функции работы в основных режимах: таблица, форма, запрос, отчет и др.

• Функция справки.

Основные этапы создания базы данных:

1. Создание структур таблиц (имена, типы полей и т.д.)

2. Ввод и редактирование данных в таблице

3. Создание формы (если необходимо)

4. Связывание таблиц и создание запросов для обработки данных в таблицах

5. Вывод информации из БД на основе отчетов (если нужно).

Для создания проекта базы данных не требуется глубокого знания теории реляционных баз данных и их приложений, но решение поставленной задачи в рамках СУБД Access требует тщательной проработки структур данных и взаимосвязей между ними.