Современные интегрированные системы и офисная технология

Современные интегрированные системы развиваются в двух направлениях:

• Офисные пакеты.

• Пакеты для организации документооборота.

Офисные пакеты

Деятельность любой организации или даже одного человека, можно классифицировать по трем направлениям:

• Подготовка и оформление текстовой документации

• Составление и обработка таблиц и ведомостей

• Сбор и обработка данных.

Следует отметить, что зачастую в одной и той же организации выполняются все эти работы, где-то отдельно, где-то комплексно. А это значит, что все компоненты интегрированного пакета как раз и предназначены для осуществления офисной работы (Office - служба, должность).

Современные офисные пакеты, как правило, связаны с офисной деятельностью людей, которая включает: делопроизводство, управление, контроль, создание отчетов и работу с информацией - ввод, поиск, обновление, обмен между офисами.

• Офисная деятельность, ориентированная на использование компьютерных офисных пакетов, называется офисной технологией.

• Современные офисные пакеты содержат:

• Текстовый процессор,

• Табличный процессор,

• СУБД,

• Органайзер (планировщик)

• Средства поддержки электронной почты

• Программы создания презентаций

• Графический редактор.

Компоненты интегрированных офисных систем могут работать самостоятельно, а благодаря унифицированному интерфейсу легко осваиваются.

Наиболее популярными являются следующие офисные пакеты:

1. Microsoft Office Professional

2. Borland Office

3. Lotus SmartSuit

4. Microsoft Works (текстовый процессор, электронная таблица, СУБД)

5. "Русский офис" (Лексикон 97, система машинного перевода с русского на английский и наоборот, система ведения личных финансов, база нормативных документов).

В состав Microsoft Office Professional входят:

• MS WORD - текстовый процессор,

• MS EXCEL - табличный процессор,

• MS ACCESS - СУБД,

• POWER POINT - система для создания презентаций,

• Photo Editor - графический редактор,

• OUTLOOK - система для посылки (приема) сообщений, расписания встреч и т. д.

Отличительной особенностью интегрированного пакета Microsoft Office является:

1. Однотипный интерфейс - общие команды меню, стандартные пиктограммы одних и тех же функций, стандартная работа с диалоговыми окнами,

2. Общий сервис для программ (словарь, средства проверки правописания, построитель диаграмм),

3. Легкость обмена и ссылок на объекты (метод динамического обмена данными - DDE через буфер обмена, метод переноса объектов - "drag and drop", метод связывания и внедрения объектов - OLE (Object Linking and Embedding)).

4. Возможность создания документов, интегрирующих в себе данные, созданные разными программами пакета и даже отдельных приложений, например, мультимедиа-приложениями. Интеграция, т. е. связывание различного рода документов, созданных разными приложениями, осуществляется с помощью гиперссылок.

5. Возможность наглядного представления документа, который получиться в результате в виде твердой копии на принтере, так называемая технология WYSIWYG (What You See Is What You Get) - "Что Вы видите, то Вы и получаете".