Электронные таблицы
Электронная таблица (табличный процессор) - это компьютерная система, предназначенная для выполнения различного рода статистических, экономических, математических и др. вычислений с визуализацией результатов в виде графиков или диаграмм.
Появление ЭТ связано с многочисленными ошибками, допускаемыми при обработке больших массивов данных и последующими перерасчетами. Идея создания ЭТ принадлежит студенту Гарвардского университета Дэну Бриклину, который допустил ошибку (уже в который раз!), выполняя скучные экономические вычисления. Он предложил своему другу-программисту Бобу Франкстону создать программу, которая бы сама производила вычисления на основе исходных данных.
В 1979 г. появляется первая электронная таблица VisiCalc (Visible Calculator), с помощью которой можно быстро и точно произвести перерасчет. Первоначально ЭТ была выполнена для ПК фирмы Apple (благодаря чему именно в этот период фирма продала большое количество компьютеров), а затем для ПК других платформ.
В 1982 г. фирма Lotus создала ЭТ Lotus для ПК фирмы IBM. Далее появляется ЭТ SuperCalc и др. ЭТ под управлением ОС MS DOS, а затем эти версии переводятся под ОС Windows. Наибольшее распространение получила ЭТ MS Excel (1987г.).
Специфика ЭТ - наличие специальных средств для работы со структурированными, в первую очередь, статистическими данными.
Преимущества ЭТ от статистических пакетов:
Представление статистических источников в удобной форме в виде таблиц.
Аналитические возможности ЭТ (вычисление сумм, средних, относительных и др. характеристик)
Широкие графические возможности представления как исходных данных, так и результатов.
Электронная таблица - это компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различного типа: числа, тексты, даты, формулы.
Наиболее популярной и широко применяемой в различных областях является электронная таблица MS Excel из офисного пакета MS Office, поэтому в данном курсе будут рассмотрены основные понятия и функции MS Excel.
Электронная таблица MS Excel
Excel предлагает пользователю пустую рабочую книгу. Рабочая книга - это основной документ, используемый Excel для хранения и обработки данных. Каждая книга состоит из отдельных рабочих листов, каждый из которых может содержать данные.
Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Столбцы обозначают буквами A - Z далее AA - AZ, затем BA - BZ и т.д. Строки нумеруются слева от 1 - 65536.
Основной единицей хранения информации является ячейка, находящаяся на пересечении строки и столбца. Адрес ячейки (или ссылка на ячейку) формируется из номера столбца и строки. Ячейка является активной, если на ней щелкнуть курсором. В этот момент можно внести содержимое. Каждая ячейка таблицы может иметь свой формат, т. е. содержать различного рода информацию: текстовую, числовую, дату, денежную и т.д.
Структура рабочего окна Excel
Окно ЭТ - это обычное окно Windows, над которым можно проводить операции сворачивания, закрытия, изменения размеров и т.д.
Первые три строки - аналогичны MS WORD. Это главное меню, панель "Стандартная" и "Форматирование". Отличие состоит в том, что в главном меню содержится опция "Данные" вместо - "Таблица". Раздел "Данные" выполняет функции работы с данными, например, сортировку, фильтрацию, работу с формой и т.д.
Четвертая строка - это строка формул, в которую заносятся и текст, и числа, и формулы, занесение которых всегда начинается со знака "=".
Далее идет строка с именами столбцов от A-Z, AA-AZ и т.д.
Далее следует рабочее поле - собственно ячейки таблицы, слева по вертикали расположены номера строк, справа вертикальная линейка прокрутки, снизу по горизонтали расположена линейка прокрутки и кнопки с именами "Лист1", "Лист2" и т.д. Эти имена можно менять в зависимости от темы вычислений.
Последняя строка отображает сведения о выделенной команде или выполняемой операции. Эта строка называется статусной или строкой состояния.
Представление данных в ячейках таблицы
Данные в ячейках таблицы могут быть представлены в одном из допустимых форматов или в виде формулы с использованием арифметических (логических) операций или стандартных функций.
Формат - это тип данных (в узком смысле), которые будут занесены в ячейку, однако это понятие включает в себя также форматирование содержимого ячейки (шрифт, цвет, выравнивание и т.д.).
Можно выделить следующие форматы, соответствующие типам данных:
Текстовый (числа в текстовом формате набираются с апострофом).
Числовой (целые, вещественные с учетом десятичных знаков после запятой).
Дата (Варианты: ДД-МММ-ГГ, МММ-ДД-ГГ, ДД-МММ, МММ-ГГ).
Время (Ч:ММ - 9:45).
Финансовый и денежный и др.
Формула - это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических (логических) операций. В формулу могут входить также адреса ячеек и функции. Формула всегда начинается со знака =. Пример формулы: =А5/H8*12.
Функция - это запрограммированная формула, позволяющая производить часто встречающиеся вычисления. Например суммирование ячеек в диапазоне А1:А4 может быть записано следующим образом: =СУММ(А1:А4).
Виды стандартных функций:
Статистические
Логические
Финансовые
Математические и др.
Создание и обработка ЭТ
Любая ЭТ состоит из следующих элементов:
заголовка таблицы
заголовков столбцов
информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в столбцах таблицы).
В связи с этим процесс проектирования ЭТ включает следующие шаги:
ввод заголовка ЭТ
ввод названий полей таблицы
ввод исходных данных
ввод расчетных формул
форматирование ЭТ с целью придания ей необходимого вида
построение графиков и диаграмм на основе данных
подготовка к печати.
Основные приемы работы в ЭТ
Форматирование данных - это форма представления числовых и символьных данных в ячейке.
Для текста - это шрифт, начертание, размер, цвет, расположение, выравнивание.
Для чисел - это еще и подбор типа: целое, вещественное, количество знаков после запятой.
Редактирование данных - набор операций по созданию таблицы:
Копирование числовых данных и формул
Автозаполнение с помощью маркера заполнения
Удаление данных
Вставка (удаление) столбцов и строк таблицы
Перемещение данных
Поиск и замена
Отмена действий.
При редактировании работа проводится с диапазоном ячеек. Это может быть строка (А1:Е1), столбец (А1:А20), область (А2 :С15).
При выполнении операций копирования и перемещения следует иметь в виду, что формулы могут содержать три вида ссылок:
О
тносительные
(обозначение А1+В3),Абсолютные ($A$1+$B$3), двумерные ссылки
Смешанные ($A1+B$1).
Есть еще один вид ссылок - трехмерные, связанные с местоположением ячейки на листе, например, Лист2!А3 - ячейка, Лист2:Лист6!А3:А5 - диапазон.
Относительные ссылки используются в формулах в тех случаях, когда вычисления нужно произвести по одной и той же формуле, но с разными данными. В этом случае при копировании формулы происходит пересчет с другими данными, расположенными по направлению копирования относительно исходных данных.
Абсолютные ссылки закрепляют какие-то данные (например, постоянный множитель), и при копировании вычисления происходят с одними и теми же закрепленными данными.
Смешанные ссылки фиксируют столбец или строку при копировании.
Основные группы функций для работы в ЭТ
Работа с файлами-книгами (открытие, сохранение, просмотр, печать, параметры страницы и т.д.).
Функции редактирования (копирование, вырезание, удаление, вставка, поиск и замена)
Функции форматирования (задание шрифта, размера, цвета текста, выравнивание и расположение в ячейке).
Вставка объектов (графических, формул, видео, звуковых, гиперссылок и т.д.).
Работа с окнами (переход из окна в окно, разделение на области).
Работа со структурированными данными или списками (сортировка, фильтрация, форма и т.д.).
Построение диаграмм.
Получение справки.
Работа со структурированными данными или списками в ЭТ
С точки зрения ЭТ список - это связанная информация в формате таблиц. Для организации списка каждому столбцу присваивается имя, затем вводятся данные.
При вводе всех данных по строкам формируются записи с полями, имена которых заданы в начале каждого столбца. Каждый столбец должен содержать однородную информацию, причем не допускаются пустые строки и столбцы списка.
Пример списка.