Спеціальні функції -

напрямки правлінської діяльності, які забезпечують управлінську дію на всіх рівнях управління:

• стратегічне планування;

• прийняття управлінських рішень;

• організація діяльності;

• контрольна функція.

Допоміжні та обслуговуючі функції –

діяльність по забезпеченню реалізації загальних та спеціальних функцій державного управління:

• УЛР

• Фінансова діяльність і бюджетування

• Діловодство і документуваня

• Зв’язки з громадськістю тощо.

У формі таблиці зобразіть:

сукупність функцій ДУ та їх взаємодію, що утворюють складну, багаторівневу функціональну структуру державного управління

Поняття державне регулювання:

Д. регулювання – створення необхідних умов (або меж) для спотанної дії внутрішніх закономірностей і механізмів системи.

Державне управління – це сфера зовнішнього впливу.

Управлінська діяльність, пов’язана з вирішенням проблем державного управління визначається поняттям «керівництво».

Сократ: Правити повинні ті, хто знають.

Ксенофонт: Царі і правителі …- ті, хто вміють правити.

Влада (центральний уряд) – фр.: le pouvoir – «могти»!

Влада розбещує, абсолютна влада розбещує абсолютно!

Форми влади:

Ксенофонт: Якщо правління здійснюють особи, які дотримуються законів, то такий устрій можна назвати аристократією; якщо багатство – плутократією; а якщо воля всіх – демократією:

- аристократична влада (aristos - кращий) – керівництво країною повинні здійснювати колективно елітарні представники, знатні особи;

сьогодні - ?!! Харизматичний лідер (жінки кажуть: він гарний!).

• демократія - форма прямого волевиявлення народу;

• форми правління: парламентська (домінує законодавча влада), президентська (виконавча), парламентсько-президентська (змішана);

• унітарна, федеративна, конфедерація. Керівник обирається загальними виборами;

• ознаки: забезпечення прав і свобод людини і громадянина, багатопартійність, демократичність виборів, рівність усіх перед законом, самоуправління народу.

• oхлократія (гр. ohlos - натовп) – натовп не визнає законів і не дотримується норм права й моралі; натовп ірраціональний – інстинкти, наслідування, віра без логіки (психологія натовпу)!

• у натовпі відсутня відповідальність, агресивність.

• Суспільство віддане простій тріаді: вождь – еліта – маси (маси завжди шукають вождя, життя – це воля до влади, все погане – від слабкості) (Ніцше, Фрейд, Лебон).

Дехто із фахівців зазначає, що намічається деяка закономірність і навіть циклічність зміни форм державного управління:

• монархія – деспотія – вибух!

• аристократія – олігархія – вибух!

• демократія – охлократія – вибух! і знову:

• Спаситель Вітчизни, Вождь і Учитель – монарх.

!У Новій історії посилюються позиції олігархії, гроші набувають якості вирішального чинника ринку державної влади, що обумовлює владі роль головного економічного ресурсу.

У країні, якою добре управляють, соромляться бідності. Україні, якою управляють погано, соромляться багатства (Конфуцій).

4. Еволюція теорії державного управління.

Основні теорії управління

Сучасна теорія державного управління увібрала багато ідей, починаючи з давногрецьких мислителів (Платон, Аристотель), філософів епохи Відродження і нового часу (Н. Макіавеллі, Т.Гоббс, Дж.Локк, Ш.Монтеск’є, Ж.-Ж.Руссо, батьків американської Конституції Т.Джефферсона, Дж.Вашингтона, А.Лінкольна та ін., німецьких філософів І.Канта, Г.Гегеля, К.Маркса), починаючи з кінця ХІХ ст. - підходів з організації та управління, винайдених у сфері бізнесу.

Термін «наукове управління», з яким пов’язують виникнення сучасної науки управління, ввів Ф.Тейлор. Ф.Тейлор, Ф.і Л. Гілберти та ін.представники школи наукового управління зосередили увагу на раціональній організації праці, що започаткувало виникнення самостійної наукової галузі досліджень.

Наукова організація праці (НОП) характеризує таку організацію праці, яка побудована на сучасних досягненнях науки й досвіду організації праці, органічному поєднанні праці людини й технічних можливостей її раціоналізації, що забезпечує найбільш раціональне використання праці й ресурсів, підвищення продуктивності й ефективності праці. Її зміст відображають основні завдання економічного, соціального й психофізіологічного розвитку:

• підвищення продуктивності й ефективності спільної праці;

• удосконалення змісту праці;

• раціональний поділ і кооперація праці;

• підвищення рівня нормування праці;

• раціональний відбір і розстановка кадрів;

• зниження нераціональних витрат праці і робочого часу;

• створення сприятливих умов праці;

• належна організація і обслуговування робочих місць;

• застосування прогресивних методів організації колективної праці;

• облік і контроль праці та її результатів;

• розвиток творчої активності і самодіяльності працівників.

Основні напрямки НОП. Наукова організація праці, як випливає із основних завдань управлінської діяльності стосується таких її напрямів: цілераціональне планування, розподіл і кооперація праці, нормування праці; організаційне регламентування, створення інформаційно-комунікаційної сітки організації, організаційно-технічне забезпечення робочих місць; створення належних умов і сприятливого режиму праці, диференціація оплати і стимулювання творчої активності працівників тощо.

Принципи НОП. Наукова організація праці грунтується на сукупності комплементарних принципів (взаємнодоповнювальних), що забезпечують використання різноманітних методів і засобів організації управлінської діяльності. Зокрема: цілеспрямованості (орієнтації на кінцевий результат), комплексного підходу, системності, регламентації, раціональної спеціалізації, співучасті в управлінні колективними справами тощо.

Правила раціональної організації праці

1. Чітко встановити перелік справ, які необхідно виконувати згідно посадової інструкції.

2. Визначити об’єм і трудомісткість кожного виду діяльності: по днях тижня визначити тривалість виконання кожного з видів робіт.

3. Планувати на день таку кількість справ, яку фізично можна виконати успішно

4. Рівномірно поділити найбільш трудомісткі справи по днях тижня (годинах дня), коли найвища продуктивність праці.

5. Не відкладати справи “на потім”. Дрібні справи виконувати в залежності від їх важливості й терміновості.

6. Поєднувати виконання кількох справ, які не вимагають високої розумової концентрації.

7. Домагатися акуратності у виконанні роботи, у веденні справ, у організації робочого місця.

2. Класична школа – школа адміністративно-бюрократичного підходу – А.Файоль (Франція), Л. Урвік (Англія), Дж.Муні, А. Рейлі (США), М.Вебер (Німеччина): виділення функцій управління, управління людьми, принципи управління тощо.

У будь-якій організації здійснюється процес управління, названий адмініструванням. Він покликаний забезпечити успішну діяльність колективу, спрямовану на досягнення його мети. Тому суть адміністративної діяльності пов’язується із належним управлінням діяльністю персоналу організації, яке забезпечує його успішне функціонування. Основу теорії і практики адміністративної діяльності (ділового адміністрування) складають ідеї й наробки школи наукового менеджменту Ф. Тейлора, теорія бюрократії М.Вебера, функціональний підхід А.Файоля.

На переконання Ф. Тейлора, адміністрування - не просто діяльність, це – мистецтво, оскільки воно має справу з людьми. Його найважливішу частину становлять стосунки між підприємцем і робітником, керівником і підлеглими. Наукова організація адміністративної діяльності або, за висловом Ф.Тейлора, „нормова організація” включає:

1) наукову розробку методів праці шляхом її структурування і нормування; ідея норми в організації управління поєднується з установленням відповідних премій за успішне виконання норми;

2) науково обгрунтоване співвідношення завдань і часу, які відводиться на їх виконання (винагорода за працю визначається згідно отриманого результату, а результат необхідно досягти у строго визначений час, у протилежному випадку винагорода повинна бути значно меншою);

3) старанний відбір працівників, на основі встановлених принципів і морально-професійних вимог, їх навчання і тренування;

4) забезпечення науково обгрунтованого співробітництва між окремими ланками виробництва в напрямі досягнення загальної цілі;

5) відповідно до науково обгрунтованих принципів поділу праці і відповідальності між робітниками та адміністрацією, остання бере на себе всі ті функції, до яких найкраще пристосована.

Засновник адміністративної школи управління французький інженер А.Файоль вважав, що управляти означає вести підприємство до мети, стараючись оптимально використати його ресурси. Зміст управління дослідник представив як процес правильного і послідовного виконання ряду функцій. Усі операції, що мають місце на підприємствах, він поділив на ряд груп:

1. технічні – виробництво, виготовлення, переробка;

2. комерційні – закупівля, продаж, обмін;

3. фінансові – залучення капіталу та управління ним;

4. охорона – майна та працівників;

5. облікові – інвентаря, фінансовий баланс, витрати, статистика;

6. адміністративні - передбачення, організація, розпорядництво, узгодження і контроль.

Адміністрування - одна із шести основних функцій, з допомогою яких керівництво підприємства забезпечує його діяльність. В ряду обов’язків керівника підприємства адміністрування відіграє спрямовуючу й інтегруючу роль. Предметом адміністративної функції управління є передбачення, організація, розпорядництво, узгодження і контроль діяльності організації.

Передбачати - означає прогнозувати майбутнє організації і на цій основі планувати програму її дій;

організовувати – означає будувати подвійний організм підприємства: матеріальний і соціальний;

розпоряджатися – означає приводити в дію персонал підприємства;

узгоджувати – означає зв’язувати й об’єднувати, поєднувати всі дії і всі зусилля, які спрямовані на досягнення поставленої мети;

контролювати – означає спостерігати, щоб усе відбувалося згідно із встановленими правилами і відданими розпорядженнями.

У такому розумінні адміністрування є функцією не лише керівника підприємства. Ця функція, як і інші, виконується всіма ланками управлінського організму, проте для вищого керівництва вона є основною. Завдяки передбаченню, організації, розпорядництву, узгодженню і контролю функція адміністрування бере участь у реалізації всіх інших, забезпечуючи їх ефективність. Це означає, що керівник, виконуючи свої повноваження, здійснює такі послідовні дії: планує діяльність; приймаючи рішення, дає розпорядження, необхідні для його реалізації; узгоджує дії структурних підрозділів і виконавців та організовує виконання рішення; розв’язує конфлікти; здійснює контроль за дотриманням розпорядження та встановленими правилами діяльності. Іншими словами, щоб забезпечити продуктивність праці організації, необхідну для досягнення її мети, менеджмент займається регламентуванням, плануванням і організацією діяльності.

Таким чином, функціональним підходом до адміністрування було започатковано визначення адміністративної діяльності як організаційно-розпорядчої. Реалізація функцій, як слідує із їх змісту, потребує прийняття відповідних рішень, а також системи комунікацій, які забезпечують організацію рухом інформації, необхідної для узгодження і координації дій та прийняття нових рішень. Тому ключем до розуміння організацій, які виконують адміністративні функції (адміністративні організації) є процеси прийняття рішень та система комунікацій, що забезпечує рух інформації, необхідної для їх розробки і виконання.

Ідея і принципи побудови оптимальної організаційної структури адміністрації, названої бюрократією, належать М.Веберу. Ученому належать такі організаційні принципи:

1. адміністративні установи організовані ієрархічно;

2. кожна установа має власну сферу компетенції;

3. цивільних службовців призначають на основі професійної кваліфікації, зазначеної в дипломі, або за результатами іспитів;

4. грошова винагорода за працю повинна відповідати рангу службовця;

5. сувора дисципліна праці й контроль діяльності;

6. кар’єрний принцип просування в ранговій ієрархії тощо.

М.Веберу належать також бюрократичні принципи ідеального адміністративно-державного управління: 1) авторитарна влада керівника, який приймає рішення, віддає розпорядження підлеглим і контролює їх виконання; 2) виконання службовцями розпоряджень шляхом застосування в конкретних ситуаціях відповідних принципів і правил; 3) бездоганність (моральна) службовців, яка убезпечує установу від корупції і забезпечує технічну ефективність державного апарату, гарантує їх професіоналізм, практичний досвід, висока станова честь; неупередженість управлінської діяльності чиновника, безпристрасність, підпорядковання власних інтересів „державним інтересам”; відповідальність, суворе дотримання дисципліни, сумлінність і точність виконання наказу під відповідальність того, хто його віддає.

У сучасних умовах ці ідеї розвиває методологія лідерства Іцхака Х. Адізеса: щоб організація була ефективною і продуктивною в короткотривалий і довгостроковий період, її менеджмент повинен виконувати чотири управлінські ролі: спрямовуючу - «Виробник» (англ. - producer), адміністрування - «Адміністратор» (administrator), підприємницьку - «Підприємець» (entrepreneur) та інтегративну - «Інтегратор» (integrator).

Успішне виконання бюрократією адміністративної функції потребує володіння технікою адміністрування (управління), яка включає два основні аспекти: 1) спеціальні знання і вміння прийняття управлінських рішень та їх практичної реалізації; 2) знання законів і правил бюрократичного порядку (процесу) у відомствах та вміння їх практично реалізувати з використанням технічних інструментів і людських ресурсів. До перших належать уміння планування, організації і контролю діяльності, управління часом, управління персоналом; до других – документування в організації.

Сучасна теорія управлінської діяльності розглядає організацію як відкриту систему. Відома школа “соціальних систем” (60 –70 р. ХХ ст. – Д.Марч, Г.САймон, А.Етціоні), яка інтегрувала ідеї шкіл «наукового управління» і «людських відносин», дала поштовх розвитку системного (цілісного) підходу до управлінської діяльності. В якості ключового фактора ефективності, джерела життєвих сил організації як системи вона розглядає узгоджене функціонування її взаємозв’язаних елементів – насамперед, людини й організації. Їх взаємодія і відносини є наслідком ефективної системи комунікацій, мета яких забезпечення менеджменту інформацією для прийняття рішень ( у т.ч. про ієрархію потреб людини, її узгодження з потребами організації), контроль і координація діяльності, а також забезпечення адаптації до змін зовнішнього середовища.

Останнє - забезпечення адаптації до змін зовнішнього середовища- зумовило потребу відкритості організації до зовнішнього середовища. На цей факт звернули увагу американські дослідники Е.Роджерс і Р.Агарвала-Роджерс. «Будь-яка система, яка отримує із зовнішнього середовища матерію, енергію і інформацію і не видає в нього повідомлення, скоро начинає втрачати ефективність… Відкрита система використовує механізм зворотного зв’язку для того, щоб забезпечити певний ступінь саморегулювання, який підтримує постійну корекцію відхилень від стану рівноваги» [,66]. Тому, якщо раніше ефективність організації розглядалася виключно у контексті внутрішніх факторів, які пояснювали поведінку організації та працівників, то динамічні зміни в зовнішньому середовищі поставили на порядок денний питання пристосування до цих змін. Було визнано, що джерелом сили організації є інформація про сприйняття і реагування зовнішнього середовища на її поведінку, рішення, цінності, а також очікування зовнішнього середовища щодо її діяльності та рівень довіри до неї. Щоб забезпечити адаптивність організації, треба «впустити» до себе зовнішнє середовище, розширювати зовнішні комунікації організації. Така потреба зумовила нові терміни управлінської діяльності - «відкрита система», «вхід-вихід», «зворотній зв'язок», «відкритість» і «прозорість», які згодом набули якості принципів управління.

Принципи сучасного менеджменту (на відміну від класичних принципів, сформульованих А.Файолем) визначають вимоги до системи, структури і організації процесу управління. Сформульовані в них положення і правила є безумовними для усіх без винятку рівнів управління.

1. Адаптація управління організацією до змін і вимог зовнішнього середовища. Сучасний менеджер розглядає організацію як відкриту систему, тому основною його задачею виступає адаптація до змін і вимог зовнішнього середовища. Вона залежить від здатності аналізувати фактори і змінні величини зовнішнього середовища, їх використання для впливу на змінні внутрішнього середовища з метою використання можливостей організації і уникнення ризиків.

2. Інноваційність як критерій професіоналізму менеджера. Даний принцип акцентує увагу не тільки на здатності організації виживати у змінному зовнішньому середовищі, а й продукувати нові ідеї, послуги, розширювати перспективи своєї життєдіяльності. Тому вміння менеджера впроваджувати інновації, мобілізувати на їх освоєння персонал – один із основних факторів ефективності сучасного підприємства.

3. Визнання соціальної відповідальності менеджера як перед споживачами й суспільством у цілому, так і перед власними працівниками. Соціальна відповідальність, суть якої полягає в усвідомленні широких соціальних цілей при прийнятті управлінських рішень має особливе значення в бізнесі і у сфері державного управління. Соціальна відповідальність менеджера означає, що місія організації, система її цінностей повинна відповідати суспільним потребам і інтересам, що, в свою чергу, вимагає дотримання етики бізнесу й етики державного управління. За таких умов і чесної поведінки, менеджер отримує довіру власного персоналу, споживачів і суспільства в цілому.

4. Ставлення до людини як до ключового й невичерпного ресурсу організації. Згідно досліджень, працівники реалізують у своїй роботі лише 5-15% інтелектуального потенціалу. Тому основним завданням менеджера є створення такого організаційного клімату, який би сприяв максимальній реалізації потенціалу кожного працівника у спільній праці з досягнення її цілей.

Інше завдання, яке випливає із необхідності впровадження нових інформаційних та інших технологій у діяльність організацій, а отже підвищенні вимог до рівня підготовки і професійних якостей менеджера і кожного працівника, полягає в забезпеченні належного відбору кадрів і вдосконаленні практики підготовки й підвищення кваліфікації персоналу як головного стратегічного ресурсу.

5. Формування організаційної культури (філософії державного органу), яка покликана забезпечити дух єдності в трудовому колективі і загальну відповідальність за результати діяльності перед кожним працівником, споживачем і суспільством у цілому. Така культура грунтується на ідеї гуманізму й цілісності особистості працівника як спеціаліста й особистості. Її утвердження вимагає гармонізації інтересів і потреб працівника як особистості, колективу як спільноти працівників, а також споживача і суспільства, елементом якого виступає кожна організація. Успіх окремої організації залежить від міри задоволення кожного працівника роботою в ній. У свою чергу, успіх суспільства є наслідком ефективної праці кожного трудового колективу. Тому пріоритетом цілей організації виступає особистісний розвиток кожного працівника, створення йому таких умов праці, які б стимулювали реалізацію його здібностей і талантів на загальне благо.

6. Формування ефективних комунікацій. Без комунікацій організація не може існувати. Проте, сучасний менеджмент висуває завдання формування відкритих комунікацій, які забезпечують усвідомлення працівниками своєї належності до організації, свого місця в досягненні нею поставлених цілей і відповідальності за результати її діяльності. Відкриті комунікації покликані забезпечити кожному члену трудового колективу положення співучасника процесу управління. Крім того, вони забезпечують зворотній зв’язок для менеджера: можливість вислухати і почути працівника, споживача, партнера, суспільство.

7. Обов’язкове встановлення дольової участі кожного працівника в загальних результатах праці організації. Це означає перехід менеджменту до системи винагороди за працю як форми гармоніювання інтересів працівника і організації.

8. Співучасть (або соціальне партнерство) кожного члена колективу в управлінні організацією на всіх етапах: формулювання місії, визначення її цілей і цілей структурного підрозділу, планування шляхів їх досягнення, контролю та оцінки отриманих результатів.

Основу стратегій залучення персоналу складають підходи до співучасті працівників у прийнятті управлінських рішень: теорія лідерства, підвищення інтелектуального рівня працівників, забезпечення моральної автономії, стимулювання творчої активності, гуманізація умов праці, а також нова концепція праці і якості трудового життя.

9. Формування підприємницького типу організаційної поведінки на відміну від традиційної орієнтації на приріст поточних результатів. Це означає розвиток інтрапренерства, стимулювання підприємницької активності й творчості персоналу на внутрішньому рівні організації.

10. Технологізація менеджменту як фактор ефективності управління та інноваційний засіб мотивації персоналу до саморозвитку й самореалізації. В умовах опори управління на соціальний фактор організації, що відповідає загально соціологічній закономірності розвитку світової цивілізації, соціальні технології забезпечать урізноманітнення форм та інноваційних методів соціального впливу, поступового переходу управління до стратегій, які адекватні змінам зовнішнього середовища.

Технологізація менеджменту потребує якісної перепідготовки управлінських кадрів, оволодіння ними новими технологіями управління, способами інноваційного розвитку та мотивації працівників на спільні дії.

11. Самоменеджмент керівника. Ефективність сучасної адміністративної діяльності зумовлена поведінковими можливостями керівника організації. Зокрема, його вміннями організовувати свою діяльність і вміти її аналізувати, здатність адекватно оцінювати свої управлінські якості, працювати над їх удосконаленням для підвищення ефективності управління.

Нові принципи свідчать про значні зміни в трактуванні процесу управління, його змісту та ефективності. Вони викликані, з одного боку утвердженням нового підходу до організації як до відкритої соціальної системи, що зумовило потребу в адаптації до зовнішнього середовища, а також потребу в реалізації основного потенціалу організації – людського потенціалу.

Названі зміни в сучасному менеджменті відображені і в розширенні функцій управління. Сучасний менеджмент включає такі функції: планування, організація, мотивація, контроль, маркетингова діяльність, інноваційна функція, розвиток людських ресурсів.